10 Wskazówek dotyczących opanowania programu Microsoft Outlook 2013

Śledzenie wiadomości e-mail, kalendarzy i kontaktów może wysysać niezliczone czasy z dowolnego dnia pracy. Wszystko, co przyspiesza pracę w Outlooku, może znacznie zwiększyć produktywność. Wyobraź sobie, że Twoja skrzynka odbiorcza wyświetla tylko te wiadomości, które chcesz zobaczyć. Zastanów się, czy uda Ci się zlokalizować istotne informacje kontaktowe w kilka sekund. Co by było, gdybyś w końcu wiedział, dlaczego niektóre z funkcji programu Outlook nie działają tak, jak powinny być reklamowane?

Te 10 wskazówek pomoże ci spakować wiadomości i porządek obrad, a także sprawniej pracować ogólnie.

1. Wyświetlaj swoją skrzynkę odbiorczą na swój sposób

Po uporządkowaniu ekranu w taki sposób, w jaki ma wyglądać, zapisz ustawienia widoku, aby móc do nich wrócić w dowolnym momencie.

Po otwarciu skrzynki odbiorczej pojawia się domyślny widok, ale nie musi tak wyglądać. Aby zobaczyć wiele opcji dostosowywania Oulook, kliknij kartę Widok na pasku narzędzi wstążki i wybierz opcję Zmień widok. Dostępnych jest wiele gotowych widoków, takich jak ten, który wyświetla tylko najnowsze wiadomości.

Również na karcie Widok możesz wybrać Podglądy wiadomości i Wyłącz, aby włączyć podgląd wyłączony. Lub wybierz 1, 2 lub 3, aby zobaczyć liczbę wierszy tekstu wiadomości pod nagłówkiem. Możesz skonfigurować dowolne z tych opcji dla bieżącego folderu lub dla wszystkich skrzynek pocztowych.

Kliknij Wyświetl ustawienia, aby uzyskać opcje dostosowywania widoku, takie jak dodawanie kolumn lub zmiana kolejności ich zamówień. Opcje aranżacji umożliwiają sortowanie wiadomości e-mail według daty, tematu i tak dalej. Opcje układu pozwalają dostosować panel folderów i okienko do czytania.

Po uporządkowaniu skrzynki odbiorczej zgodnie z własnymi upodobaniami, kliknij Zmień widok> Zapisz bieżący widok jako nowy widok. Następnie wpisz nazwę widoku i określ, które foldery mogą być używane i przez kogo. W przyszłości powróć do tego widoku, wybierając Zmień widok i wybierając zapisany widok.

2. Przedefiniuj, co oznacza wiadomość e-mail jako już "przeczytaną"

Automatycznie oznacz wiadomości jako przeznaczone tylko do odczytu, jeśli są wyświetlane w okienku odczytu dłużej niż przez określony czas.

Kolory wiadomości są nieprzeczytane w inny sposób niż wiadomości, które już masz czytać. Jednak e-mail jest zbyt łatwy do oznaczenia jako przeczytany, gdy prawie nie rzuca się go w oczy, co może sprawić, że przeoczysz coś ważnego.

Aby temu zapobiec, wybierz Plik> Opcje> Poczta, a następnie kliknij przycisk Czytanie okien. Zaznacz pole wyboru "Oznacz elementy jako przeczytane, gdy jest wyświetlane w okienku odczytu". Dostosuj liczbę sekund, przez którą komunikat ma się pojawiać w okienku odczytu, zanim program Outlook oznaczy go jako przeczytany. Wartość domyślna to 5 sekund. Powiedzmy, że ustawiłeś to na 30 sekund.

Następnie, podczas podglądu wiadomości w Okienku do czytania, tylko e-maile, które pojawią się tam dłużej niż 30 sekund, będą automatycznie oznaczane jako przeczytane.

3. Napisz własne reguły dotyczące sposobu wyświetlania wiadomości

Nieprzeczytane wiadomości są domyślnie oznaczone na niebiesko, ale możesz to zmienić.

Outlook 2013 ma nowy sposób wyświetlania nieprzeczytanych wiadomości. Po lewej stronie wiadomości w skrzynce odbiorczej znajduje się niebieski pasek, a nagłówek wiadomości również jest niebieski.

Ten niebieski jest stosowany przy użyciu formatowania warunkowego. Możesz jednak zmienić zarówno kolor, jak i czcionkę. Co więcej, możesz pisać własne reguły i formatować wiadomości e-mail za pomocą wybranych kolorów.

Możesz przypisać określony kolor wiadomościom e-mail w zależności od tego, kto je wysłał lub na jakim słowa pojawiają się w temacie. Aby to zrobić, wybierz Widok> Ustawienia widoku> Formatowanie warunkowe. Zobaczysz regułę Nieprzeczytane wiadomości i kolor niebieski. Tutaj możesz zmienić czcionkę lub kolor, jak chcesz.

Możesz również kliknąć Dodaj, aby dodać nową regułę. Rozpocznij od wpisania nazwy reguły w polu Nazwa. Następnie kliknij Czcionka i wybierz czcionkę i kolor czcionki, aby zastosować do nagłówka wiadomości e-mail. Na koniec kliknij Przycisk warunku. Po wyświetleniu okna dialogowego Filtr wybierz opcje opisujące, które typy wiadomości e-mail zostaną sformatowane przy użyciu nowych ustawień. Kliknij OK trzy razy, aby zapisać ustawienia.

4. Przywróć pasek czynności do wykonania

Możesz wyświetlać pasek zadań do wykonania w programie Outlook 2013, ale nie działa tak skutecznie jak w przeszłości.

Outlook 2013 domyślnie wyłącza pasek zadań do wykonania, ale jest łatwo przywrócić. Kliknij zakładkę Widok, wybierz Pasek zadań do wykonania, iz listy rozwijanej wybierz, które elementy mają się pojawiać na pasku zadań do wykonania. Dostępne opcje to obrócenie paska zadań do wykonania Wyłączone (ustawienie domyślne) lub wyświetlenie kombinacji Zadania, Osoby i Kalendarz. Kolejność, w której wybierasz te opcje, określa ich kolejność na pasku zadań do wykonania. Na przykład Zadanie, wybrane jako pierwsze, znajduje się u góry. Drugi element, Osoby, pojawia się poniżej, a trzeci, Kalendarz, pojawia się na dole paska.

Pasek zadań do wykonania nie działa już tak jak jest zrobił we wcześniejszych wersjach Outlooka. Bez względu na to, jak szeroki jest pasek, widzisz tylko jeden miesiąc kalendarzowy. Ponadto, jeśli nie masz zaplanowanych spotkań na dzisiaj, żadne spotkania się nie wyświetlają, nawet jeśli masz zaplanowane jutro.

5. Połącz się z kontami w mediach społecznościowych

Użyj okna dialogowego Konta w sieciach społecznościowych, aby połączyć program Outlook z LinkedIn i Facebook, aby dane kontaktowe były dostępne z poziomu programu Outlook.

Po połączeniu programu Outlook z kontami w mediach społecznościowych moduł Ludzie może wyświetlaj dane o swoich kontaktach i ich aktywnościach.

Aby połączyć konto sieci społecznościowej z Outlook 2013, wybierz Plik> Informacje> Ustawienia konta > Konta sieci społecznościowej. Połącz się z LinkedIn i Facebook, wybierając żądaną usługę, wpisując dane swojego konta i udzielając Outlookowi dostępu do twojego konta. Teraz informacje z osób z twojej listy kontaktów, które korzystają z dodanej witryny społecznościowej, pojawią się w obszarze Ludzie w programie Outlook.

6. Wyczyść informacje kontaktowe

Użyj funkcji Połącz kontakty, aby połączyć wiele wpisów kontaktów dla danej osoby, aby informacje były łatwiej dostępne.

Nowe funkcje w module Ludzie programu Outlook umożliwiają dostęp do informacji o kontaktach z miejsc, w tym Facebook i LinkedIn.W niektórych przypadkach będziesz mieć wiele wpisów kontaktowych na liście kontaktów dla jednej osoby, z różnymi szczegółami w każdym miejscu.

Możesz połączyć te wiele wpisów dla pojedynczego kontaktu, aby ujednolicić dane w jednym miejscu. Kliknij interesujący cię kontakt i wyświetl jego informacje, wybierając Strona główna> Osoby.

Po prawej stronie ekranu kliknij Połącz kontakty,, a otworzy się okno dialogowe wpis kontaktowy lub wpisy dla tej osoby. W polu Wyszukaj osoby wpisz niektóre informacje identyfikujące tę osobę, a program Outlook zwróci wszystkie inne wpisy kontaktów, które mogą pasować do tej osoby. Jeśli to ta sama osoba, kliknij ten wpis, aby połączyć szczegóły.

7. Kontrola, w której domyślnie program Outlook wyszukuje

Możesz skonfigurować program Outlook 2013, aby domyślnie wyszukiwał w wybranych folderach.

Podczas wyszukiwania wiadomości e-mail w programie Outlook domyślną lokalizacją jest bieżąca skrzynka pocztowa. Jest to jednak często zbyt ograniczone. Jeśli chcesz, aby wyszukiwanie zwróciło wszystkie pasujące wpisy we wszystkich skrzynkach pocztowych, musisz wybrać tę opcję z listy w polu Wyszukaj przy każdym wyszukiwaniu.

Alternatywnie, możesz zmienić domyślną lokalizację, która Outlook używa do wyszukiwania. Aby to zrobić, wybierz Plik> Opcje> Wyszukaj. W obszarze Wyniki możesz wybrać wyniki, wybierając jedną z czterech opcji: Aktualny folder; bieżący folder, aktualna skrzynka pocztowa podczas wyszukiwania ze skrzynki odbiorczej; Aktualna skrzynka pocztowa; lub Wszystkie skrzynki pocztowe. Wybierz opcję, której chcesz użyć i kliknij OK. To stanie się domyślną wyszukiwarką w programie Outlook, chociaż oczywiście możesz ją zmienić na podstawie wyszukiwania według potrzeb.

8. Zdecyduj, czy chcesz używać szybkich kroków lub reguł

Szybkie kroki i reguły wykonują podobne zadania, ale istnieje wyraźny wybór, w którym należy użyć w jakim celu.

Szybkie kroki zostały wprowadzone w Outlook 2010, aby dać ci metoda szybkiego wykonywania zadań w Outlooku. Jednak możesz się zastanawiać, dlaczego używałbyś Quick Step zamiast reguły? Szybkie kroki są elastyczne, więc możesz je zastosować, gdy chcesz z nich korzystać - reguły są mniej elastyczne i po ich skonfigurowaniu są stosowane automatycznie.

Odpowiedź na pytanie, które z nich powinieneś zastosować, zależy od Twojego zadania. Użyj reguł, na przykład, gdy możesz zidentyfikować wiadomość, która zawsze powinna być obsługiwana w określony sposób za każdym razem. Więc możesz użyć reguły, jeśli chcesz przenieść wszystkie wiadomości przychodzące od szefa do konkretnego folderu. Reguła będzie działać dobrze tutaj, ponieważ e-maile twojego szefa będą łatwe do zidentyfikowania na podstawie unikalnego adresu e-mail.

Z drugiej strony, jeśli przechowujesz przychodzące komunikaty prasowe w specjalnym folderze, może to być zadanie dla Szybkiego kroku, jeśli nie wiem z góry, z kim będą te e-maile. Bez możliwości jednoznacznego zidentyfikowania wiadomości e-mail jako zawierającej komunikat prasowy nie można zapisać reguły automatycznej przetwarzania wiadomości. Możesz jednak utworzyć Szybki krok, który możesz kliknąć, aby przenieść wybraną wiadomość do określonego folderu. Szybki krok nie może zidentyfikować, że wiadomość zawiera komunikat prasowy - musisz to zrobić - ale przyspieszy to proces przenoszenia wiadomości e-mail, jeśli zdecydujesz, że trzeba ją przenieść. Możesz tworzyć Szybkie kroki i reguły w obszarze Poczta programu Outlook, korzystając z narzędzi dostępnych na karcie Strona główna.

9. Korzystaj z Ulubionych

Ustaw dowolny folder jako ulubiony, aby był widoczny w górnej części okienka Folderu i jest łatwy do znalezienia i użycia.

Jeśli masz kilka kont e-mail, okienko folderów może być zatłoczone tworzeniem folderów czas potrzebny na nawigację, aby znaleźć te foldery, z których korzystasz najczęściej. Możesz uprościć wyszukiwanie tych folderów, jeśli dodasz je do Ulubionych. Ulubione pojawiają się na górze listy folderów, gdy jesteś w module Poczta.

Jeśli obszar Ulubione nie pojawi się, przejdź do Poczty i wybierz Widok> Okienko folderów i kliknij, aby włączyć Ulubione. Teraz możesz dodać dowolny folder do Ulubionych, klikając go prawym przyciskiem myszy w panelu Folder i wybierając opcję Pokaż w Ulubionych. Możesz nawet ustawić folder wyszukiwania jako ulubiony, aby był łatwy do znalezienia i wykorzystania.

10. Zapoznaj się z konsekwencjami korzystania z protokołu IMAP

Jeśli twoja poczta e-mail korzysta z protokołu IMAP, niektóre funkcje programu Outlook nie będą dostępne, w tym szczegółowe zgłaszanie wiadomości.

Jeśli twoje konto e-mail korzysta z protokołu IMAP, niektóre typowe funkcje nie będą dostępne. działa w Outlook 2013. Będzie to problemem dla coraz większej liczby użytkowników, ponieważ IMAP umożliwia dostęp do wiadomości e-mail z dowolnego urządzenia. Usługi takie jak Hotmail i Gmail na przykład korzystają z protokołu IMAP dla poczty e-mail.

Gdy korzystasz z poczty IMAP, w programie Outlook nie można już pobierać tylko nagłówków wiadomości i decydować, które wiadomości mają zostać pobrane. Zamiast tego teraz wszystkie e-maile są pobierane automatycznie. Ponadto za pomocą protokołu IMAP nie można dodawać szczegółowych flag do wiadomości. Flagi są włączone lub wyłączone i nie można ich ustawić na różne rzeczy. Nie będzie można przydzielać wiadomości do kategorii, z wyjątkiem wiadomości dotyczących konta Hotmail.