5 wskazówek dotyczących zasilania w celu doładowania przepływu pracy w formacie pdf - przewodnik techniczny

Jeśli jesteś właścicielem małej firmy lub wolnym strzelcem, prawdopodobnie przetwarzasz wiele plików PDF. Czy to faktury, szacunki, a nawet dokumenty kontraktowe, obecnie prawie wszystko jest wysyłane w plikach PDF.

Wraz ze wzrostem liczby plików PDF zarządzanie nimi staje się kłopotliwe. Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci uzupełnić przepływ pracy.

1. Dokumenty OCR z FreeOCR

OCR to świetna technologia, która przetwarza zeskanowane lub pobrane pliki PDF i sprawia, że ​​tekst jest rozpoznawalny. Może to być szczególnie przydatne do indeksowania stron skanowanych za pomocą skanera. FreeOCR to darmowe narzędzie dla systemu Windows, które właśnie to robi.

Jest to lekka aplikacja, która przechodzi przez pliki PDF, analizuje jej zawartość i zamienia niewybieralny tekst w postaci obrazu / PDF na zwykły tekst, nad którym można pracować.

2. Twórz i edytuj pliki PDF za pomocą Foxit Reader

Foxit Reader to darmowy czytnik plików PDF dla systemu Windows, ale może znacznie więcej niż czytać pliki PDF. Interfejs Foxita wygląda niebezpiecznie blisko pakietu Microsoft Office, ale jeśli spojrzymy na jaśniejszą stronę, użytkownicy Office poczują się jak w domu. Możesz utworzyć dokument w MS Word / Excel, tak jak teraz, ale zamiast korzystać z wbudowanego narzędzia eksportującego MS, możesz użyć znacznie ulepszonej opcji Foxita.

Ważna uwaga: Foxit Reader włącza i wyłącza adware (czytaj denerwujące paski narzędzi) wraz ze swoim produktem. Dlatego uważnie obserwuj kroki instalacji i upewnij się, że wybrałeś niestandardowy tryb instalacji zamiast domyślnego.

Jeśli masz zainstalowany Foxit Reader, powinieneś zobaczyć opcje PDF w programach pakietu Office wygodnie zlokalizowane w menu wstążki. Jeśli szukasz bardziej natywnego podejścia do tworzenia plików PDF, Foxit musi spróbować. Możesz także użyć Foxit do adnotacji i podświetlania plików PDF.

3. Zapisz pliki PDF na dysku Google

Dysk Google zapewnia 15 GB miejsca za darmo, które możesz rozszerzyć, płacąc roczną opłatę. 15 GB wystarczy dla większości z nas. Dlaczego w ogóle chcesz przesyłać swoje pliki PDF na Dysk Google? Ten sam powód, dla którego tworzysz kopie zapasowe w chmurze. Posiadanie kopii online zawsze ma sens.

Dzięki Drive możesz zrobić znacznie więcej niż tylko tworzenie kopii zapasowych plików PDF. System zarządzania folderami Google Drive oznacza, że ​​wszystkie Twoje pliki PDF mogą być składane w sposób systematyczny, co skróci czas pobierania. Możesz także szybko dołączyć je do swojego e-maila w Gmailu, gdy chcesz wysłać do kogoś e-maila w formacie PDF. Doskonała funkcja załączników Gmaila gwarantuje, że odbiorca nigdy nie musi opuszczać przeglądarki, jeśli chce po prostu obejrzeć załącznik.

4. Włącz OCR na Dysku Google

Dysk Google obsługuje OCR. Oznacza to, że zapisze pliki PDF OCR i pozwoli na bezpośrednie wyszukiwanie.

Aby włączyć tę funkcję, kliknij ikonę Ustawienia na stronie Dysk Google, a następnie przejdź do Ustawień przesyłania i zaznacz opcję Konwertuj tekst z przesłanego pliku PDF i pliku obrazu. Teraz każdy przesłany plik PDF zostanie zeskanowany i przekonwertowany do formatu z możliwością wyszukiwania.

5. Wyszukaj pliki PDF na Dysku Google (lub Evernote)

Teraz, gdy wszystkie zeskanowane pliki PDF są OCR i przesłane do jednej centralnej lokalizacji, można je dobrze wykorzystać. Za pomocą Dysku Google możesz nie tylko wyszukiwać pliki PDF według tytułu, ale także według tekstu w nich zawartego.

Jeśli więc nie pamiętasz nazwy pliku PDF, którego szukasz, ale nie pamiętasz jego zawartości, Dysk Google może z pewnością Ci pomóc.

Alternatywnie: Evernote zapewnia podobną (i ulepszoną) funkcjonalność, ale jest dostępna tylko dla użytkowników Evernote Premium. Jeśli jesteś jednym z nich, nie mogę polecić używania Evernote do zapisywania i indeksowania plików PDF. Ponieważ Evernote jest aplikacją komputerową, wyszukiwanie zajmuje dużo mniej czasu, a ostatnie aktualizacje wyszukiwania Evernote sprawiły, że jest naprawdę potężny. Jeśli chcesz zapłacić za usługę zarządzania plikami PDF, zdecydowanie powinieneś zajrzeć do Evernote.