5 Wielkich wskazówek dotyczących postępowania z różnymi wersjami ms office

Pakiet MS Office dojrzał przez lata pod względem jego funkcji i funkcjonalności. Jednakże, co zawsze dotyczyło kolejnych aktualizacji, to zgodność nowych wersji ze starszymi.

Teraz, jeśli używasz różnych wersji MS Office lub współpracujesz z ludźmi, którzy używają wersji Office innej niż twoja, to masz do czynienia z tym problemem codziennie. Jednak byłbyś szczęśliwy wiedząc, że możesz zmniejszyć ryzyko wystąpienia problemów, pamiętając i ćwicząc kilka rzeczy.

Zobaczmy, czym one są.

Zobacz także: Poznaj i zrozum różnice między MS Office 2013 a Office 365 tutaj.

1. Poznaj formaty plików

Office 2007-2013 używa różnych rozszerzeń plików w porównaniu z pakietem Office 97-2003. Na końcu mają dodane „x”, co wskazuje na użycie Extensive Markup Language (XML).

Narzędzie MS Office	97-2003	2007-2013
MS Word	doc	docx
MS Excel	xls	xlsx
MS PowerPoint	ppt	pptx

2. Pracuj w trybie zgodności

Po otwarciu pliku 97-2003 w produkcie 2007-2013 plik zostanie otwarty w trybie zgodności. Możesz kontynuować pracę w tym trybie, aby nie wprowadzać rzeczy / funkcji, które nie są obsługiwane.

Uwaga: W trybie zgodności nie można korzystać z funkcji 2007-2013, nawet jeśli używasz wersji oprogramowania.

W idealnej sytuacji, jeśli zamierzasz udostępnić swój dokument komuś, kto używa 97-2003, powinieneś kontynuować pracę w trybie zgodności.

3. Konwertuj na nowe funkcje

Jeśli nie zamierzasz udostępniać niższej wersji pliku i jesteś w wyższej wersji oprogramowania, powinieneś przekonwertować plik. W ten sposób będziesz mógł skorzystać z nowych funkcji.

Aby przekonwertować dokument, przejdź do Plik -> Informacje -> Konwertuj, jak pokazano na poniższym diagramie. W ten sposób oryginalny plik zostanie przekonwertowany i zastąpiony.

4. Sprawdź problemy

Załóżmy, że pracujesz w latach 2007–2013, a pod koniec pracy zdajesz sobie sprawę, że musisz udostępnić dokument komuś, kto ma 97–2003. Podczas pracy mógłeś użyć funkcji nieobsługiwanych przez niższe wersje.

W takich przypadkach, przed udostępnieniem, wskazane jest sprawdzenie problemów. W ten sposób ograniczysz potencjalne ryzyko utraty danych i formatowania podczas udostępniania. Kliknij Plik -> Informacje -> Sprawdź problemy, a następnie popraw rzeczy, o które prosi program.

5. Zapisz jako 97-2003

Jeśli zdecydujesz się zapisać dokument jako dokument 97-2003 pomimo pracy nad wyższą wersją, oprogramowanie samo sprawdzi zgodność. Jeśli go znajdzie, wyświetli monit użytkownika.

Wtedy dzielenie się nigdy nie będzie problemem.

Fajna wskazówka: Czy jesteś kimś, kto w ogóle nie ma MS Office? Czy kiedykolwiek musiałeś otworzyć jeden taki plik? Nie martw się, możesz je otworzyć bez zainstalowania MS Office.

Wniosek

To tylko kilka podstawowych rzeczy, o których musisz pamiętać, jeśli Twoja praca wymaga współpracy z osobami pracującymi na różnych wersjach MS Office. Kilka dodatkowych kroków i możesz zaoszczędzić sporo zamieszania, które może wyniknąć z problemów ze zgodnością.