Kup, wynajmij - lub przenieś do Cloud Computing?

Twoje sprawdzone stare komputery biurowe prawdopodobnie drepczą wraz z mocą 20-letniego Oldsmobile'a wspinającego się na Mt. Everest, ciężko pracując, aby wykonać jeszcze bardziej skomplikowane i różnorodne zadania dla pracowników Twojej firmy. Ale chociaż może nadszedł czas, aby zastąpić przestarzałe komputery, z dzisiejszym kryzysem kredytowym, możesz rozważać alternatywy po prostu kupowanie nowego sprzętu jako sposobu na zaoszczędzenie pieniędzy firmy.

A więc czy powinniście wynajmować nowy sprzęt, rezygnując z oprogramowania w pudełku? A może wypróbujesz nowe rozwiązania w chmurze, które są reklamowane jako kolejna wielka rzecz? Przyjrzymy się różnym opcjom dla Twojej firmy i damy Ci znać, które z nich pozwolą Ci zaoszczędzić pieniądze, a które potencjalnie mogą Cię kosztować.

Leasing a kupowanie: dobra czy zły pomysł?

Badanie IDC z 2007 roku, które zmniejszy cykl życia twojego komputera do trzech lat, w porównaniu z pięcioma lub sześcioma latami, pozwoli Ci zaoszczędzić na ogólnych kosztach utrzymania tego systemu. Jak przedstawiono w badaniu, utrzymanie dwóch generacji dzierżawionych komputerów stacjonarnych (utrzymywanych przez trzy lata w każdym) jest o 20,5 procent tańsze niż zakup i posiadanie jednej maszyny przez sześć lat.

Odrzucenie implikacji cyklu życia, są inne względy do rozważenia przed podpisanie umowy na dzierżawę sprzętu, takie jak koszty końca dzierżawy i inne opłaty, które mogą być naliczane, jeśli nie są monitorowane, zgodnie z Joe Loiselle, wiceprezesem Global IT Advisory Services w IDC.

"Leasing nie jest złą rzeczą, jeśli Ty to zarządzasz, niezarządzane, to będzie duża odpowiedzialność, większość [dzierżawi] faworyzuje brak dyscypliny kupującego, a większość faworyzuje urządzenie mobilne - porusza się, łamie i zmienia ręce ", mówi. O ile nie odeślesz sprzętu na czas i nie zajmiesz się kwestią końca okresu najmu, Loiselle uważa, że ​​twoja organizacja będzie krwawić w gotówce. Większość ludzi nie zwraca uwagi na umowę najmu po jej podpisaniu, dodaje, a umowy najmu nie są zaprojektowane tak, aby w dłuższej perspektywie zaoszczędzić pieniądze.

"Firmy dokonują masowego exodusu z leasingu," mówi Loiselle. Leasing "to pułapka na muchy Wenus: ciężko jest dostać się do środka i trudniej się z niej wydostać." Oczywiście, biorąc pod uwagę dzisiejszą zapaść kredytową, trudniej będzie najpierw uzyskać dzierżawę lub finansowanie.

Jeśli chodzi o serwery, może być jeszcze trudniej zwrócić sprzęt, jako dane, aplikacje i sieć. połączenia mają wpływ na usunięcie serwera. Serwery nie są tak łatwe do wyrwania się z sieci, a większość małych firm nie ma zwolnień na miejscu, zgodnie z Loiselle.

Ostateczna uwaga przed podpisaniem umowy najmu: Firmy często są w stanie odpisać tak dużo, jak 15 000 USD na nowy sprzęt, więc kupno sprzętu może być sensowne. Zanim przeprowadzisz się do którejś z tych opcji, skonsultuj się ze swoim księgowym lub specjalistą ds. Podatków.

Porównywanie kosztów: czy efektywny koszt leasingu?

Przyjrzeliśmy się umowom najmu na trzech stronach internetowych producentów komputerów, porównując ceny dla dziesięciu laptopów. Ogólnie rzecz biorąc, okazało się, że leasing jest droższą opcją w dłuższej perspektywie, nawet jeśli na początku jest tańszy.

Na stronie HP wybraliśmy opcję zakupu dziesięciu notebooków biznesowych za 15 590 USD. Firma HP podaje cenę dzierżawy tych samych notebooków w wysokości 413 USD miesięcznie za 48-miesięczną dzierżawę. To 19,824 USD za 48-miesięczną dzierżawę lub dodatkowe 4824 USD za dzierżawę maszyn, zamiast je kupować od razu. (Aby dowiedzieć się o innych długościach dzierżawy, cenach lub opcjach, sprawdź witrynę HP).

W witrynie firmy Dell firma oferuje opcje finansowania obejmujące opcje opcji stałych zakupów (FPO) i pełnej wartości rynkowej (FMV) dla leasingu z 24-, 30-, 36- lub 48-miesięcznym finansowaniem. Obie opcje wymagają opłaty manipulacyjnej w wysokości 75 USD. Nasza suma za dziesięć podobnie wyposażonych laptopów, bez wysyłki i podatków wyniosła 15 695 USD.

Wyświetlany obok sumy na stronie firmy Dell to łącza do opcji dzierżawy. (Zanim przejdziesz proces zdobywania kwalifikacji, możesz oszacować swoje płatności w oparciu o poziom kredytu - Doskonały, Dobry lub Uczciwy - oraz całkowitą kwotę zakupu.) 48-miesięczna dzierżawa 15 695 USD wyniosła 46,96 USD miesięcznie za FMV i 461,04 USD za 1 USD Wykupu. To jest 22,26.08 USD dla FMV i 222,29 USD za 1 USD Wykup powyżej 48 miesięcy. Robisz matematykę: Kupowanie sprzętu natychmiastowego oszczędza co najmniej 6500 $ tutaj.

Następnie kliknęliśmy stronę Fujitsu, gdzie firma oferuje opcje zakupu leasingu w wysokości 1, 10 procent lub FMV, i zapewnia kalkulator leasingu do obliczenia Twoje koszty. Fujitsu nie oferuje 48-miesięcznej dzierżawy, ale 36-miesięczna dzierżawa dziesięciu laptopów w wysokości 15 000 USD wyniosła 473 USD na planie FMV, 483 USD na zakup 10 procent i 522 USD na 1 USD Wykup. To było odpowiednio 17 028 USD, 178,88 USD lub 18 792 USD na zakupie sprzętu za 15 000 USD.

W końcu, dziesięć laptopów, które badaliśmy na trzech stronach dostawców kosztowało średnio 4000 USD więcej, jeśli mielibyśmy je dzierżawić przez 48 miesięcy, przeciwieństwie do kupowania ich wprost. Podczas leasingu nie oznacza to, że nie poniesiesz wysokich kosztów początkowych, a kupno oszczędza dużo pieniędzy na dłuższą metę.

Kupowanie potencjalnie pozwala zaoszczędzić więcej pieniędzy, ponieważ umowy dzierżawy mogą przewidywać, że sprzedawca może pobierać opłaty dodatkowe, jeśli zwrócisz swój sprzęt późno lub bez czystego dysku twardego.

Leasing drukarki i faksowanie online: Panacea lub problematyczne?

Jeśli twoje biuro potrzebuje również drukowania dużych ilości, zestawiania i wszystkich dzwonków i gwizdów Drukarka o dużym budżecie, wiele firm oferuje dzierżawę sprzętu. HP i Xerox oferują opcje najmu w przypadku modeli high-end i high-volume.

Na przykład seria czarno-białych urządzeń wielofunkcyjnych HP LaserJet M5000 rozpoczyna się od sprzedaży detalicznej o wartości 4000 USD, a seria urządzeń Color LaserJet CM6030 zaczyna na 7000 USD. Ale aby wynająć, będziesz musiał zapłacić 115 USD miesięcznie za M5000 lub 190 USD za miesiąc za CM6030 za 48-miesięczną dzierżawę. (Oznacza to, że wydasz 5520 USD za M5000 lub 9120 za CM6030 w ciągu 48 miesięcy.)

Chociaż drukarki o dużej pojemności nie mają tak krótkiego cyklu życia jak notebook lub komputer stacjonarny, opłaca się przeprowadzić badania, aby zrozumieć opcje najmu, czego oczekuje się pod koniec dzierżawy i jaki będzie całkowity koszt przez cały okres najmu.

Dla drogiego sprzętu biurowego, takiego jak drukarka o dużej może się okazać, że dodatkowe pieniądze wydane w trakcie dzierżawy mają sens, ponieważ jest to tylko jedno urządzenie, które pozostanie w biurze i łatwiejsze do śledzenia niż laptop. Podobnie jak w przypadku każdej dzierżawy, upewnij się, że rozumiesz warunki i czy będziesz zatrzymywać wysyłkę gigantycznej drukarki z powrotem do dostawcy po dzierżawie.

Twoje potrzeby mogą jednak obejmować mniej drukowania i więcej faksowania. Obecnie nowy faks waha się od mniej niż 100 do 350 USD, w zależności od zestawu funkcji. Ale jeśli nie wysyłasz faksów na tyle często, aby uzasadnić maszynę lub oddzielną linię telefoniczną, wiele bezpłatnych i tanich usług online umożliwia wysyłanie faksów przez Internet. Te usługi "wirtualnego faksu" umożliwiają wysyłanie faksów za pośrednictwem poczty e-mail i odbieranie ich; niektóre oferują bezpłatny lokalny numer stacjonarny.

Wyszukaj w Google hasło "faks online", a zobaczysz, że są dosłownie tysiące usług faksowania internetowego dostępnych w różnych cenach i funkcjach. Niektóre są darmowe, inne umożliwiają wysyłanie tylko faksów, a inne umożliwiają wysyłanie i odbieranie - wszystko bez fizycznego faksu.

Jedna popularna usługa, Myfax, oferuje plany zaczynające się od 10 USD miesięcznie lub 110 USD rocznie do wyślij 100 stron i otrzymaj 200 miesięcznie. Usługa obejmuje także roczny okres przechowywania w Internecie oraz lokalny lub bezpłatny numer faksu.

Efax jest kolejnym dostawcą faksu internetowego. Oferuje darmowe, Plus i Pro plany. Plan Plus kosztuje około 17 USD miesięcznie, a Ty możesz odbierać faksy za darmo. Możesz wysłać 30 stron miesięcznie, a dodatkowe strony po 10 centów. Aby czytać lub tworzyć faksy, potrzebna jest bezpłatna aplikacja eMessenger tej usługi. (Jeśli odbierasz lub wysyłasz faksy jako pliki TIF lub PDF, nie będziesz potrzebować aplikacji.) Darmowa wersja zawiera 30 dni przechowywania faksów, Plus oferuje jeden rok przechowywania, a Pro plan zapewnia dwa lata.

Ogólnie rzecz biorąc, faksy internetowe to świetna okazja, jeśli nie chcesz płacić miesięcznej opłaty za linię telefoniczną, zakup sprzętu lub brak stałej powierzchni biurowej. Faksy online również mogą być bardziej bezpieczne niż faksy, które znajdują się w miejscach publicznych. Ale jeśli zależy Ci na niezawodności telefonu stacjonarnego i stałego numeru faksu, faksy online mogą nie być najlepszą opcją.

Sięgnij po chmurę: pamięć masową, serwery i usługi

Możesz po prostu zrezygnować z nowego sprzętu i oprogramowanie na rzecz cloud computing, które zyskało na popularności i hype w ostatnich miesiącach. Firmy takie jak Google, Dell, HP, Oracle, Amazon, Salesforce.com, a nawet Microsoft dostarczają aplikacje, przestrzeń Web i moc obliczeniową za pośrednictwem Internetu. Ale czy to oznacza, że ​​twoje tradycyjne aplikacje i serwery będą niepotrzebne?

Gartner uważa, że ​​80 procent firm z listy Fortune 1000 będzie korzystało z niektórych usług cloud computing do 2012 roku. Cloud computing pozwala dużym firmom wydawać więcej pieniędzy na infrastrukturę i mniej pieniędzy na rzeczywisty sprzęt, ale ponieważ popularność cloud computing zyskuje na popularności, niektórzy eksperci twierdzą, że koszty wzrosną wraz z wprowadzeniem w życie.

"Windows nie zniknie, ale coraz więcej usług będzie oferowanych z chmury zamiast instalować i zarządzać na konkretnych platformach lokalnych ", mówi Thomas Bittman, analityk Gartnera na swoim blogu. "Nie można powiedzieć, że Amazon, Salesforce czy Google mają wszystkie awarie, ale na pewno zmniejszyły barierę wejścia dla programisty, który chce zbudować aplikację na światowym poziomie taniej."

Nie trzeba kupić sprzęt lub oprogramowanie, ale często trzeba płacić za miejsce i korzystanie z aplikacji chmurowych. (Może być jednak potrzebny konsultant do skonfigurowania niektórych z nich.)

Niektóre przykłady oferty przetwarzania w chmurze obejmują Salesforce.com, konfigurowalną bazę danych online do zarządzania relacjami z klientami, która oferuje narzędzia do śledzenia kontaktów i sprzedaży. kampanie, generowanie raportów i śledzenie przychodów. Możesz także przechowywać pliki online. Aplikacja AppExchange umożliwia przeglądanie i instalowanie aplikacji od partnerów i programistów zewnętrznych. Firma oferuje 30-dniową wersję próbną, a ceny zależą od Twoich potrzeb i liczby użytkowników. Sprawdź witrynę Salesforce pod kątem konkretnych cen.

Uruchomiona ostatnio przez Amazon usługa EC2 (Elastic Compute Cloud) pozwala zrezygnować z kupowania serwerów sieci Web i wynajmu. Termin "elastyczny" oznacza, że ​​możesz wynająć to, czego potrzebujesz na żądanie i zapłacić za przepustowość i procesy serwera, z których korzystasz. Przechowywanie danych za pośrednictwem usługi S3 (Simple Storage Service) firmy Amazon umożliwia przechowywanie i pobieranie dowolnej ilości danych, zaczynając od 15 centów za gigabajt na miesiąc. Model cenowy EC2 Amazon opiera się na wielu czynnikach, w tym na transferze danych, ale nie ma minimalnej opłaty ani aktywacji.

A Microsoft wchodzi w grę z platformą chmury obliczeniowej Windows Azure, która pozwala programistom budować i hostować swoje usługi w infrastrukturze Microsoft. Azure nie jest jeszcze dostępny, ale prawdopodobnie wyeliminuje potrzebę aktualizacji aplikacji na komputer.

Oczywiście, jeśli chodzi o przetwarzanie w chmurze, Dokumenty Google były od dawna królem aplikacji. Google oferuje bezpłatne edytory tekstu, kalendarze, e-maile, arkusze kalkulacyjne i narzędzia do współpracy, a także płatne usługi obejmujące archiwizowanie e-maili, możliwość wyłączania reklam i wsparcia. Na swojej stronie Google wymienia zalety zarówno darmowych, jak i płatnych planów.

Choć każda chmura ma srebrną podszewkę, te usługi w chmurze nie są rozmarzone. Po pierwsze, jesteś na łasce dostawcy i jeśli cierpią z powodu przerwy w dostawie, ty też. Niedawne awarie Gmaila w Gmailu pozostawiały klientów bez poczty elektronicznej i ich aplikacji internetowych przez kilka dni. Bezpieczeństwo zależy również od dostawcy, więc sprawdź, czy jego poziom bezpieczeństwa odpowiada Twoim potrzebom.

Niezależnie od tego, czy idziesz tradycyjną drogą zakupu oprogramowania w pudełku, wynajmujesz miejsce na serwerze przez Internet, kupujesz sprzęt, czy leasingujesz, opłaca się przeprowadzić badania i zrozumieć ryzyko. Pamiętaj też, że jeśli coś brzmi zbyt dobrze, by było prawdziwe, prawie zawsze jest.