DocSend dla programu Outlook - Lepsza komunikacja przy użyciu dokumentów

Często wysyłamy wiele dokumentów za pomocą Microsoft Outlook . Teraz zwiększ efektywność komunikacji dzięki dokumentom z dodatkiem do programu Outlook " DocSend ". DocSend dla programu Outlook czyni dokumenty bardziej skutecznym i bardziej znaczącym kanałem komunikacji. Po zainstalowaniu będziesz mieć dostęp do swoich plików i łatwo tworzyć odsyłacze do DocSend dokładnie wtedy, gdy potrzebujesz najbardziej, tj. Kiedy wysyłasz e-mail. Jednak DocSend dla programu Outlook to więcej niż wysyłanie dokumentów i załączników. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej o tym nowym dodatku dla programu Microsoft Outlook.

Dokumentacja dla programu Outlook

Zacznijmy od podstaw. DocSend nie jest nową aplikacją; jest tu już od jakiegoś czasu. Jednak DocSend jako dodatek do Outlooka jest czymś nowym. Jest pierwotnie narzędziem analitycznym dla dokumentów; szczególnie dla tych, które wysyłasz przez e-maile. Często zastanawiamy się, kiedy wysyłamy dokument za pośrednictwem poczty elektronicznej; czy dana osoba widziała dokument, czy nie. Oprócz; w przypadku dokumentów poufnych martwimy się dalej, jeśli odbiorca dokumentu przekazał go dalej. Z pomocą DocSend możesz dowiedzieć się, co dzieje się z twoim dokumentem. Od wiedzy, kiedy dana osoba ją otworzyła, ile razy, czy została pobrana, czy nie i czy została przekazana komuś; możesz śledzić wszystko za pomocą DocSend.

Teraz to narzędzie jest dostępne dla Poczty Outlook. DocSend dla programu Outlook działa tak samo, gdy jest używany jako dodatek do poczty programu Outlook. Łączy twoje konto DocSend z pocztą Outlook, aby ułatwić komunikację z dokumentami.

Aby uzyskać DocSend dla Outlooka, wystarczy odwiedzić jego stronę domową, aby pobrać ją za darmo. Jest to aplikacja internetowa, która otwiera się w przeglądarce. Po prostu zarejestruj się za pomocą tego narzędzia.

Teraz możesz połączyć dokumenty z komputera, skrzynki, Dropbox, Google Drive i OneDrive w DocSend dla programu Outlook.

Wewnątrz DocSend dla programu Outlook

Teraz niewiele więcej o Narzędzie DocSend. Po zalogowaniu do DocSend można zobaczyć następujący pulpit nawigacyjny.

Menu po lewej stronie narzędzia DocSend składa się z zakładek Pulpitu nawigacyjnego, Dokumentów, Prezentu, Kontaktów, Drużyny i Dodatków.

Funkcja DocSend działa podobnie jak każda inna narzędzie do udostępniania dokumentów. Tworzy linki do każdego dokumentu, który udostępniasz swoim kontaktom. Można nawet utworzyć różne łącza dla pojedynczego dokumentu, aby zachować ścieżkę do dokumentu. Za każdym razem, gdy odbiorca kliknie link, otrzymasz statystyki dotyczące dokumentu. Na przykład Statystyki odwiedzin pokazano na poniższym obrazku:

Jak korzystać z DocSend dla programu Outlook

Ponieważ zrozumieliśmy, jak działa DocSend, spójrzmy teraz na działanie DocSend dla Poczty Outlook.

Po zapisaniu się do DocSend można zobaczyć dodatek do poczty Outlook. Kliknij opcję Nowa poczta i spójrz na prawą stronę dolnej części nowo otwartego okna poczty. Poszukaj ikony na niebiesko.

Po kliknięciu tego logo otworzy się okno DocSend po prawej stronie wiadomości e-mail. Jak widać na poniższym obrazku, w ramach DocSend dla programu Outlook włączono różne zakładki / funkcje.

Możesz zobaczyć dokumenty, które są już obecne w DocSend w "Moich dokumentach". Na powyższym zdjęciu uwzględniłem tylko 3 dokumenty. Jeśli jednak lista jest długa, możesz wyszukać żądany dokument w oknie wyszukiwania. Możesz nawet przesłać dokument tam i tam, używając DocSend dla programu Outlook, jeśli żądany dokument nie jest obecny na liście.

Po wybraniu dokumentu, który chcesz wysłać do kolegi lub znajomego, możesz rozpocząć ustawianie jego właściwości. Po wybraniu dokumentu do wysłania pocztą e-mail można zobaczyć następujące okno w DocSend dla programu Outlook.

Jak widać na powyższym obrazku, dla każdego wybranego dokumentu można,

• Zezwalaj (lub nie zezwalaj) na anonimowe oglądanie
• Zezwalaj (lub nie zezwalaj) na pobieranie
• Ustaw datę ważności (lub nie ustawiaj)
• Zabezpieczenie hasłem (lub nie ustaw hasło dla dokumentu)

Każda z opcji 4 zakładki mają przyciski Włącz i Wyłącz po prawej stronie. W ten sposób możesz decydować (i kontrolować), co odbiorca może zrobić z tym dokumentem. Na przykład, jeśli wybierzesz opcję "Wył." Dla "Zezwól na pobieranie", odbiorca będzie mógł wyświetlić dokument, ale nie będzie mógł go pobrać na swoim komputerze. Podobnie możesz ustawić datę wygaśnięcia dokumentu, ustawiając opcję "Ustaw datę ważności" na "Włącz".

W ten sposób DocSend dla programu Outlook pozwala wybrać, kiedy adresat może zobaczyć dokument w swojej skrzynce pocztowej. Po dacie wygaśnięcia (i godzinie) odbiorca w ogóle nie widzi dokumentu. Ta funkcja jest bardzo przydatna w przypadku dokumentów, które mają ograniczoną trwałość, takich jak codzienne raporty lub statystyki.

Jeśli twój dokument nie jest chroniony hasłem, nie martw się! Możesz teraz ustawić hasło za pomocą DocSend dla programu Outlook. Po prostu kliknij przycisk On / Off przed hasłem "Passcode protect" i możesz wprowadzić hasło tam i tam.

Na koniec, po wybraniu wszystkich opcji i ustawieniu właściwości wysyłanego dokumentu, możesz teraz wstaw link do dokumentu. To nic innego, jak DocSend dla programu Outlook tworzy unikalny link do dokumentu, który zamierzasz wysłać. Zostanie on wstawiony do treści wiadomości e-mail.

Odbiorca zobaczy ten link w otrzymanej wiadomości e-mail, zamiast samego dokumentu. Kiedy odbiorca kliknie na link, otworzy się on w przeglądarce. Stamtąd odbiorca może wyświetlić, pobrać lub wydrukować dokument, w zależności od tego, jaki dostęp jest do odbiorcy przez ciebie. Okno wygląda następująco:

Oprócz zwykłych akcji, DocSend dla Outlook oferuje jeszcze jedną interesującą funkcję. Odbiorca może komentować lub zadawać pytania w oparciu o dokument za pośrednictwem DocSend dla programu Outlook.

Wniosek

Uważamy, że DocSend dla programu Outlook jest dobrym narzędziem do zarządzania dokumentami. Większość kłopotów związanych z dokumentami, takich jak wysyłanie ich, ochrona za pomocą haseł i zarządzanie listą adresatów, można rozwiązać za pomocą DocSend dla programu Outlook. Możesz przeczytać bloga na temat DocSend dla programu Outlook na blogu DocSend.

Poinformuj nas o swoim podejściu do tego narzędzia.