Zrzuć szafkę na dokumenty i skanuj ważne dokumenty

Sue Bulot chce uzyskać porady na temat digitalizacja wszystkich jej ważnych dokumentów.

Nie możesz pozbyć się wszystkich ważnych dokumentów, ale za pomocą niszczarki i skanera możesz zmniejszyć ich liczbę do garści. Oczywiście musisz wiedzieć, co powinieneś zatrzymać, co powinieneś zeskanować, co powinieneś zniszczyć i co można bezpiecznie wrzucić do recyklingu.

Powinieneś zachować oryginał aktów urodzenia i zgonu, paszportów i innego obywatelstwa dokumenty i twoja obecna wola. Z powodu czegoś, co nazywa się Best Evidence Rule, powinieneś także utrzymywać kontrakty w ich oryginalnej formie. Sądy zazwyczaj akceptują kopię umowy, ale jeśli istnieją dwie sprzeczne wersje umowy, ta, która nie jest kopią, ma większą wagę.

[Czytaj dalej: Jak usunąć złośliwe oprogramowanie z komputera z Windows]

A co z zapisami podatkowymi? Dwóch różnych księgowych powiedziało mi, że zeskanowany dokument nie stanowi problemu z IRS. Ale kiedy zadzwoniłem do IRS, przedstawiciel działu obsługi klienta zalecił "zachowanie oryginalnych formularzy przez trzy lata."

Możesz nadal chcieć je zeskanować w celu utworzenia kopii zapasowej i łatwiejszego odniesienia się, zwłaszcza jeśli ty i twoje dokumenty będą fizycznie oddzielone przez długi czas.

Powinieneś zniszczyć wyciągi bankowe i rachunki kart kredytowych, gdy tylko skończysz. Jeśli wpadną w niepowołane ręce, Twoja tożsamość może zostać skradziona. W mało prawdopodobnym przypadku, gdy potrzebujesz starego wyciągu, bank lub wystawca karty kredytowej ma zapisy.

Wszystko, co chcesz zachować, może zostać zeskanowane, a następnie możesz pozbyć się oryginału. Jeśli ten oryginał zawiera twój podpis, konto bankowe, numer karty kredytowej lub numer ubezpieczenia społecznego, zniszcz go przed zrzuceniem do kosza.

Najlepiej jest skanować dokumenty do plików.pdf, ponieważ format jest powszechnie akceptowany i został zaprojektowany emulować arkusze papieru. Jeśli skaner nie został dostarczony z oprogramowaniem do tworzenia plików pdf, możesz użyć oprogramowania "kopiuj" skanera (które skanuje bezpośrednio do drukarki) w połączeniu z programem do drukowania do formatu PDF. Na później, polecam bezpłatny CutePDF Writer. Będziesz także musiał zainstalować GPL Ghostscript (także za darmo). CutePDF pojawia się w systemie Windows jako drukarka i możesz po prostu powiedzieć programowi kopiowania, aby używał drukarki CutePDF.

Dodaj swoje komentarze do tego artykułu poniżej. Jeśli masz inne techniczne pytania, wyślij mi je na adres: [email protected] lub wyślij je do społeczności pomocnych osób na forum PCW Answer Line.