Strategie e-mail: załączniki, linie tematyczne

Ludzie: Jest rok 2009. E-mail nie jest nowym zjawiskiem. Jako planeta jesteśmy na tym od kilkudziesięciu lat. Mamy nawet etykiety przewodników na ten temat (np. "Etykieta e-mail: porady dotyczące domu i pracy" i "Etykieta e-mail" na przykład). A jednak inni - bardzo inteligentni - jestem pewien, że ludzie nadal nie opanowali podstaw. Na przykład pisanie skutecznej linii tematycznej.

Na przykład niedawno otrzymałem e-mail z tym tematem: "Od Joe User". (Nazwy zostały zmienione, by chronić, er, chybione.)

Um, Joe? Wiem, że to od ciebie. Mówi tak w polu Od. To, czego nie wiem, to, o czym jest twoja wiadomość e-mail i dlaczego powinienem ją przeczytać.

[Dalsze czytanie: Twój nowy komputer potrzebuje tych 15 darmowych, doskonałych programów]

Przyszła kolejna wiadomość z tematem, " KŁOPOT." I znowu nic oświecającego. Czy potrzebujesz pomocy w rozwiązaniu problemu, czy piszesz, aby mnie ukoić? Mam już dużo tego drugiego, dziękuję.

Myślę, że najgorszymi przestępcami są ludzie, którym nie można w ogóle zawracać głowy. To tak, jakby ktoś zapukał do drzwi, patrząc przez wizjer i nie widząc nikogo po drugiej stronie. Chyba nie muszę go otwierać!

Teraz moim zadaniem jest czytanie twojej poczty, i robię to, szczęśliwie. (Niestety, nie mogę na nie odpowiedzieć, ale staram się odpowiadać na pytania tutaj, kiedy tylko mogę.) Ale jeśli masz nadzieję na najlepszą możliwą odpowiedź z wysyłanych e-maili, ważne jest, aby zadbać o wiersz tematu.

Innymi słowy, spraw, by był krótki, ale informacyjny. Jeśli na przykład piszesz do bezproblemowego komputera, podaj krótki opis swojego problemu. Świetny przykład: "Komputer nie rozpoznaje napędów DVD / CD-ROM."

Pamiętaj, że temat wiadomości e-mail jest pierwszą rzeczą, którą widzi odbiorca. Powinno to być małe podsumowanie tego, co znajduje się w treści wiadomości e-mail. Wszystko inne i twoja wiadomość może zostać przeoczona, pominięta lub po prostu zignorowana.

Trzy sposoby uniknięcia zapomnianych załączników

Ponieważ jestem doskonały pod każdym względem, nigdy, przenigdy nie zapomniałem dołączyć pliku do e-mail. Ale jestem na końcu odbiorczym i nic nie przebije poczucia wyższości, które pochodzi z komponowania tej odpowiedzi: "Zapomniałeś o przywiązaniu, draniu!"

Aby uniknąć takich wiadomości, rozważ zainstalowanie wtyczki w tym informuje cię o zapomnianych załącznikach (cyfrowy odpowiednik pokazywania się u drzwi bez spodni).

Te narzędzia skanują wiadomości wychodzące pod kątem słów kluczowych, takich jak "plik", "załączony" i "załącznik". Jeśli wykryją takie słowo, ale nic nie będzie do niego dołączone, otrzymasz alert - dzięki temu możesz dołączyć odpowiedni plik i uniknąć przyszłych komplikacji.

Użytkownicy programu Outlook 2007 mogą pobrać brakujący dodatek PowerToy, lub o wiele bardziej odporny Zapomniany detektor załączników (który obsługuje niestandardowe słowa kluczowe i może nawet ostrzec cię o pustych wierszach tematów).

Jeśli używasz wcześniejszej wersji Outlooka, wypróbuj Attached4Sure - obsługuje wszystkie wersje z 2002 roku.

Najlepsze nowości ze wszystkich? Każda pojedyncza wtyczka, o której wspomniałem, jest darmowa.

Rick Broida pisze bloga PC World. Zapisz się, aby otrzymywać biuletyn Rick'a, wysyłany do Ciebie co tydzień.