Podpisy elektroniczne: Kompletny przewodnik po podpisie elektronicznym

Twoje najlepiej zaplanowane plany wyrzucania papierosów są przerywane, gdy potrzebujesz podpisu kogoś na dokumencie. Proces ten polega zwykle na wydrukowaniu dokumentu, samodzielnym podpisaniu go, wysłaniu go faksem do drugiej strony i oczekiwaniu na wydrukowanie, podpisanie i przesłanie faksem - tam, gdzie jest drukowany jeszcze raz i na zawsze wyrzucony do szafy.

To przestarzały reżim. To pracowita praca. Ale jest lepszym sposobem.

Systemy podpisu elektronicznego stały się wielkim biznesem. Według DocuSign CMO Dustin Grosse sektor e-podpisywania jest na dobrej drodze do wzrostu na północ od 5 miliardów dolarów do końca dekady. Narzędzia do podpisu elektronicznego stanowią bardzo zaawansowaną technologię i bardzo potrzebną odpowiedź na ogromne nieefektywności związane z fizycznymi podpisami.

[Dalsze informacje: Jak usunąć złośliwe oprogramowanie z komputera z Windows]

Chociaż systemy różnią się od dostawcy do dostawcy, ogólny pomysł jest taki sam. Przesyłasz dokument - Word, PDF, a nawet plik obrazu - do usługi online, a następnie tagujesz go specjalnymi adnotacjami, w których podpisy muszą w końcu iść. Usługa wysyła ten zaznaczony plik do wskazanych odbiorców, którzy następnie "podpisują" go kilkoma kliknięciami, korzystając z czcionek kursywnych lub rysowanych za pomocą myszy (lub palca, za pomocą tabletu) w locie. Po zakończeniu, podpisany plik zostanie odesłany do ciebie, misja zakończona.

Użytkownicy podpisują e-kontrakty tłumnie. EchoSign twierdzi, że obecnie przetwarza 1,5 miliona dokumentów miesięcznie, a liczba ta rośnie.

Czy to jest rzeczywiście legalne?

To brzmi pewnie szybko i wygodnie - i to bije z powodu radzenia sobie z przesyłkami poleconymi - ale czy kontrakty podpisane elektronicznie są legalne? Czy zatrzymają się w sądzie w taki sam sposób, jak zrobi to poplamiony tuszem kawałek papieru? W większości przypadków, niezależnie od tego, czy jesteś firmą generującą dokumenty cyfrowe do podpisu, czy też konsument podpisujący je kliknięciem myszy, odpowiedź jest ostateczna "tak".

Konfiguracja EchoSign może rejestrować rzeczywisty podpis za pomocą myszy lub rysik.

Rząd Stanów Zjednoczonych faktycznie podjął największy krok w rozwiązaniu kwestii prawnych podpisów elektronicznych w 2000 r. dzięki ustawie ESIGN, która nadawała podpis elektroniczny taką samą wagę prawną, jak odręczne. Prawo stanowe, w przeważającej części, podążyło śladem uznania ich ważności.

Jak zauważył adwokat Louisiana Andrew Legrand, w tym stanie "w celu złożenia podpisu elektronicznego, znak elektroniczny musi być 1) zrobiony przez osobę z 2) zamiar podpisania zapisu, niewiele różni się od podpisu odręcznego Zasadniczo to nie rzeczywisty znak, ale znaczenie znacznika jest ważne. "

Czy podpisy elektroniczne są wystarczająco dobre dla wszystkiego? Prawie. Legrand mówi: "Jedynymi dokumentami, które przechowuję, są kopie testamentów i weksli, to są tylko dwa dokumenty, których obawiałbym się tylko o kopie cyfrowe." Są one zbyt ważne. "

Jak poważnie sądy wziąć podpis elektroniczny? Mówi Legrand: "Ważne jest, aby zdawać sobie sprawę z tego, że sędziowie federalni używają podpisów elektronicznych we wszystkich swoich zamówieniach, ponieważ są lub mogą nie być świadomi, że sądy te są bez papieru, a kiedy sędzia" podpisuje "zamówienie, używają oprogramowania PDF do umieszczenia elektronicznego dokumentu. Pieczęć ich podpisu na zamówieniu. Czy sądy federalne stosowałyby podpis elektroniczny, gdyby uważały, że mają mniejszą wagę niż podpis odręczny? "

Rzeczywiście, większość sądów poparło to orzeczeniami, że podpisy elektroniczne są tak samo jak legit jakimi są atramentowe.

Ale kto podpisuje?

Konfiguracja DocuSign.

Oprócz kilku kluczowych dokumentów prawnych - jeśli finalizujesz swoje zgłoszenie, prawdopodobnie będziesz chciał zrobić to na papierze - najbardziej umowy można bezpiecznie załatwić za pomocą środków elektronicznych. Wyjątkiem jest wszystko, co wymaga notarialności.

W rzeczywistości podpis nie jest jedynie znakiem, który mówi, że zgadzasz się na warunki umowy lub transakcji finansowej. Służy także do weryfikacji Twojej tożsamości - dlatego musisz w końcu podpisać paragony z kart kredytowych. Ale w wielu przypadkach tożsamość nie jest tak wielka. W przypadku dużych transakcji finansowych, operacji biznesowych lub zgłoszeń prawnych - wymagany jest notariusz, aby upewnić się, że osoba podpisująca dokument jest faktycznie tym, za kogo się podajesz.

To jest problem z podpisywaniem elektronicznym. Do tej pory usługi podpisu elektronicznego nie były doskonałą alternatywą dla notariusza, który pozostaje archaicznym i czasochłonnym zwrotem, który prawdopodobnie będzie z nami przez dziesięciolecia. Na razie w wielu transakcjach z wysokimi dolara podpisy elektroniczne współistnieją obecnie z fizycznymi - aw niektórych przypadkach trzeba podpisać dokument w obie strony. Spróbuj uzyskać nowy kredyt hipoteczny, a zobaczysz, o co mi chodzi.

Opcje podpisu elektronicznego

DocuSign pozwala wybrać, który podpis ma zostać użyty.

Podpisy elektroniczne znajdują miejsce zamieszkania na wszelkiego rodzaju dokumentach biznesowych. Od prostych umów serwisowych po złożone transakcje na rynku nieruchomości, podpisane elektronicznie dokumenty stają się obecnie standardową procedurą operacyjną.

Cheronn Collins, która prowadzi firmę wynajmu stoisk fotograficznych w Waszyngtonie, twierdzi, że wykorzystała umowy elektroniczne, aby zamknąć 30-plus data. "Do tej pory" - mówi - "nie otrzymałem żadnych negatywnych opinii od moich klientów."

Jeśli masz dokument, który wymaga podpisania, nie musisz go samodzielnie kumulować. Chociaż technicznie możesz wysłać komuś plik PDF lub Word i poprosić o jego adnotację za pomocą podpisu myszy, może to być legalne, ale jest to przylegający sposób na wykonanie tej czynności.

Różnorodne usługi w chmurze pojawiły się, aby pomóc Ci wykorzystać wzrost liczby podpisów elektronicznych, uprościć cały proces i dodać dodatkowe funkcje, które ułatwiają zarządzanie umowami i całkowicie online. Wiele serwisów oferuje nawet aplikacje mobilne, które umożliwiają odbiorcom podpisywanie za pomocą czubka palca na smartfonie lub tablecie (szczególnie przydatnym w kontaktach osobistych). Ceny mogą wyglądać tak, jak wszędzie, ale większość z tych usług oferuje plan w wysokości 20 USD za użytkownika w skali miesiąca, przeznaczony dla małych firm. Podstawowy, bezpłatny, pięciodokumentowy darmowy okres próbny do uruchomienia jednego użytkownika jest również normą.

Oto główni gracze w dziedzinie podpisywania elektronicznego, a oto, jak działają ich narzędzia.

DocuSign

Docusign

Główny dostawca usług dla branży nieruchomości, wspierany przez Google DocuSign, jest prostą i pełną funkcji usługą, którą każda firma powinna uznać za prostą. Przesyłaj pliki do DocuSign (DocuSign umieszcza Twoje pliki w "kopertach", które możesz wysłać jako grupę), a następnie przeciągnij i upuść pola podpisu na dokumenty, w których chcesz te autografy. DocuSign wysyła następnie e-maile do wskazanych odbiorców. Możesz także ustawić przypomnienia, które popychają odbiorców do e-eign i ustawić dokumenty, które wygasną, jeśli nie zostały podpisane w odpowiednim czasie. Pulpit nawigacyjny umożliwia śledzenie wszystkich zaległych i zakończonych umów. Dostępne są wersje tabletu iOS i Windows 8. Plany wahają się od darmowej (usługa bardzo podstawowa) do 20 USD za użytkownika miesięcznie.

EchoSign

Opcje podpisu w EchoSign

Nabyte przez Adobe w 2011 roku, EchoSign wygląda i działa podobnie jak DocuSign i jest porównywalne z na wiele sposobów. Przesyłasz dokumenty, ustawiasz lokalizacje sygnatur (lub podasz tylko jeden podpis na końcu) i wysyłasz umowy pocztą e-mail. Prosty pulpit nawigacyjny umożliwia śledzenie statusu wszystkich umów wychodzących i przychodzących.

Kilka interesujących funkcji w EchoSign obejmuje możliwość włączenia podpisów faksowych dla odbiorców, którzy wolą podpisywać ręcznie, oraz dodatkową warstwę weryfikacji, która pozwala wymagać od adresata podania podanego hasła lub innych danych osobowych, takich jak cztery ostatnie cyfry numeru ubezpieczenia społecznego. Oczywiście, integracja z różnymi produktami Adobe sprawia, że ​​jest to atrakcyjna opcja dla sklepów skoncentrowanych na formacie PDF. Dostępne są wersje tabletu iOS i Windows 8. Plany wahają się od darmowej (usługa bardzo podstawowa) do 399 USD miesięcznie.

Sertifi

Ta nieco prostsza usługa nie jest tak piękna, ale Sertifi ma większość podstawowych funkcji, których potrzebujesz w systemie podpisywania elektronicznego, jeśli dwaj główni gracze powyżej nie są ci do gustu. Dokumenty można podpisywać w całości elektronicznie lub drukować, podpisywać i faksować. Nie znajdziesz tutaj żadnych wymyślnych pulpitów nawigacyjnych, ale pliki mogą być nadal śledzone przez Sertifi i są archiwizowane na stronie. Plany wahają się od darmowej (usługa bardzo podstawowa) do 199 USD miesięcznie.

RightSignature

Godny uwagi jako nieco tańsza alternatywa dla powyższego (14 USD miesięcznie daje nieograniczone wysyłanie dla jednego użytkownika zamiast zwykłego 20 USD), RightSignature posiada wszystkie cechy droższych odpowiedników, pozwalając ci ustawić lokalizację pól dla podpisów, inicjałów i dat na złożonych kontraktach i określić, kiedy wygasną umowy - choć wszystkie podpisy muszą być narysowane ręcznie zamiast na maszynie.

RightSignature obejmuje również kreator formularzy online, który pozwala odbiorcom wypełnić bardziej szczegółowe informacje o umowie (numer telefonu, adres itd.), przydatny, jeśli chcesz skorzystać z usługi podpisu elektronicznego, aby wygenerować wiele standardowych dokumentów, które wymagają podpisów, takich jak umowy o członkostwo na siłownię lub zrzeczenie się kosztów wynajmu. Pulpit nawigacyjny jest dołączony. Dostępna jest wersja dla systemu iOS. Plany wahają się od darmowej (usługa bardzo podstawowa) do 49 USD miesięcznie (nieograniczona usługa dla 10 nadawców).