Kompletny przewodnik po archiwizacji e-maili w programie Outlook 2010

Większość z nas, którzy korzystają z popularnych internetowych usług pocztowych, takich jak Gmail i Outlook.com, prawdopodobnie nie martwi się o archiwizację, biorąc pod uwagę, że mamy do dyspozycji GB pamięci masowej w chmurze. Jeśli jednak pracujesz w organizacji lub masz edukacyjne konto e-mail, na którym masz tylko ograniczone miejsce na serwer do przechowywania wiadomości e-mail, konieczne jest ich okresowe archiwizowanie.

Więc dzisiaj powiemy Ci wszystko, co musisz wiedzieć o archiwizowaniu wiadomości e-mail na kliencie poczty e-mail programu Outlook 2010, co można łatwo zaimplementować także w innych wersjach.

Zacznijmy więc od stworzenia archiwum e-mail w programie Outlook 2010.

Tworzenie pliku archiwum

Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, jest utworzenie nowego pliku archiwum, który będzie przechowywać wszystkie wiadomości e-mail lokalnie na komputerze. Aby go utworzyć, kliknij menu Plik w programie Outlook 2010 i wybierz opcję Oczyść narzędzia. Nie martw się, nie usuniemy żadnych Twoich e-maili.

W Narzędziu czyszczenia pojawi się opcja o nazwie Archiwum. Kliknij go, aby otworzyć okno tworzenia archiwum. W oknie wybierz foldery, które chcesz zarchiwizować. Możesz także wybrać całą skrzynkę odbiorczą, jeśli chcesz. Aby dołączyć stare wiadomości e-mail w momencie tworzenia archiwum, wybierz odpowiedni zakres dat.

Na koniec podaj lokalizację, w której chcesz zarchiwizować pliki, i kliknij przycisk OK. Możesz także wybrać udostępniony dysk, jeśli jest zamapowany na komputerze. Outlook utworzy plik PST, aby zapisać wszystkie wiadomości e-mail jako archiwum w systemie.

Po utworzeniu archiwum pod folderami skrzynek pocztowych w lewym okienku pojawi się sekcja Archiwum. Początkowa archiwizacja może zająć trochę czasu w zależności od liczby wiadomości e-mail zawartych w archiwum.

Zarchiwizowane wiadomości e-mail będą miały taką samą strukturę jak skrzynka pocztowa online, ze wszystkimi folderami i podfolderami. Jeśli wybrałeś tylko określone foldery do archiwizacji, automatycznie uwzględni wszystkie podfoldery.

Przenoszenie wiadomości e-mail do archiwum

Możesz przenieść wiadomość e-mail do archiwum, po prostu upuszczając ją w sekcji archiwum na pasku po lewej stronie. Aby przenieść masowo wiadomości e-mail, wybierz te, które chcesz przenieść, i kliknij je prawym przyciskiem myszy, aby otworzyć menu kontekstowe. W tym miejscu wybierz foldery Archiwum w sekcji folderów i kliknij OK, aby przenieść wiadomości e-mail.

Możesz także utworzyć ustawienia automatycznej archiwizacji wiadomości e-mail. Jeśli chcesz utworzyć automatyczną archiwizację tylko określonego folderu w skrzynce pocztowej, kliknij prawym przyciskiem myszy folder i wybierz Właściwości.

Przejdź do Autoarchiwizacji i wybierz ustawienia, które najbardziej Ci odpowiadają. Aby zaimplementować regułę automatycznej archiwizacji do całej skrzynki pocztowej, otwórz opcję Outlook z menu i wybierz ustawienia Zaawansowane.

Kliknij tutaj Ustawienia Autoarchiwizacji i utwórz reguły automatycznej archiwizacji wiadomości e-mail w skrzynce pocztowej.

Przenoszenie pliku archiwum

Czasami trzeba przełączyć się z jednego komputera na inny (uaktualnienie ze starego) lub zabraknie miejsca na udostępnionym dysku organizacji. W takich okolicznościach będziesz musiał przenieść swoje pliki archiwum i ponownie połączyć je z programem Outlook. Zobaczmy więc, jak można to zrobić.

Usuń link i przenieś plik archiwum

Przed przeniesieniem pliku archiwum musimy usunąć łącze z programu Outlook. W tym celu otwórz menu Plik i wybierz opcję Ustawienia konta.

W ustawieniach konta przejdź do sekcji Pliki danych, a zobaczysz plik archiwum, który prowadziłeś w bieżącym systemie.

Teraz wystarczy wybrać plik archiwum i kliknąć przycisk Usuń. Nie martw się, nie usuniesz pliku archiwum, ale usuniesz tylko jego łącze w programie Outlook.

Teraz przenieś plik do nowej lokalizacji przy użyciu dowolnego dysku pamięci masowej, który masz do dyspozycji.

Łączenie pliku archiwum

Aby połączyć plik archiwum z programem Outlook, ponownie otwórz sekcję Plik danych z ustawień konta w programie Outlook i kliknij przycisk Dodaj. Teraz zaimportuj plik PST z archiwum, którego kopię zapasową utworzono, i otwórz wiadomości e-mail z sekcji archiwum.

Kompaktowanie pliku archiwum

Jeśli zapisujesz plik archiwum na lokalnym dysku twardym, prawdopodobnie nie musisz martwić się o rozmiar pliku archiwum, ale jeśli jest to dysk udostępniony w organizacji lub konto w chmurze, w którym masz ograniczoną przestrzeń do przechowywania Kompaktowanie pliku archiwum w celu zapisania pamięci byłoby rzeczą rozsądną.

Aby zmniejszyć rozmiar archiwum, kliknij prawym przyciskiem myszy sekcję Archiwum w prawym okienku i wybierz Właściwości pliku danych. Kliknij przycisk Zaawansowane, aby otworzyć plik danych programu Outlook. Teraz wystarczy kliknąć przycisk Compact now, aby zmniejszyć rozmiar pliku archiwum.

Wniosek

To było prawie wszystko, co trzeba wiedzieć o archiwizowaniu wiadomości e-mail w programie Outlook 2010 i jestem całkiem pewien, że możesz użyć tych kroków również w programie Outlook 2013. Jeśli masz jakiekolwiek dodatkowe wątpliwości dotyczące archiwizowania wiadomości e-mail, po prostu upuść komentarz, a chętnie Ci pomożemy.