Expensify vs. shoeboxed: który menedżer wydatków jest odpowiedni dla Ciebie

Niezależnie od tego, czy jesteś osobą fizyczną, częścią organizacji czy właścicielem sklepu, ponosisz koszty i musisz być za nie odpowiedzialny. Łatwo jest zapomnieć o wpisie i tak trudno jest zapamiętać, gdzie zniknęła pensja.

Wydaje się, że jest to problem uniwersalny i prawie każdy, kogo znam, szuka systemu do rejestrowania wydatków. Chociaż istnieje potrzeba rejestrowania każdego ponoszonego przez nas wydatku, istnieje również potrzeba ułatwienia i przyspieszenia tego procesu. Im bardziej kłopotliwe jest rejestrowanie wydatków, tym większe są szanse, że unikniesz tego.

Dlatego przyjrzymy się dwóm najpopularniejszym aplikacjom do śledzenia wydatków i menedżerom dostępnym na rynku. Naszą misją, jeśli zdecydujemy się ją zaakceptować, będzie dojście do wniosku na końcu tego postu. Mam nadzieję, że ze zwycięzcą.

Konkurentami są Expensify i Shoeboxed. Zobaczmy, który menedżer wydatków jest dla Ciebie odpowiedni.

Odwiedź Expensify

Odwiedź Shoeboxed

1. Zgodność między platformami

To jedna z pierwszych rzeczy, które sprawdzam, gdy szukam nowego narzędzia lub aplikacji. Różni ludzie mają różne potrzeby. Niektórzy uwielbiają Androida, a inni przysięgają na iOS. Są użytkownicy systemu Windows i są ludzie, którzy lubią uzyskiwać dostęp do rzeczy w przeglądarce. Ta sytuacja jest szczególnie prawdziwa, gdy pracujesz jako część zespołu.

Zarówno Shoeboxed, jak i Expensify są dostępne zarówno na platformach Android, jak i iOS. Możesz również używać ich w dowolnej przeglądarce bez żadnych problemów. Pomoże to zsynchronizować rachunki przez cały czas.

2. Przegląd cen

Innym ważnym czynnikiem, który należy wziąć pod uwagę, zwłaszcza jeśli szukasz skalowalnego rozwiązania, jest wycena. Dzięki setkom i tysiącom pracowników liczba zgłoszeń i wydatków może szybko przejść przez dach.

Shoeboxed oferuje trzy podstawowe plany. Istnieje plan freelancer (pojedynczy użytkownik), który zaczyna się od 15 USD / miesiąc, co pozwala na skanowanie i przechowywanie do 50 dokumentów / miesiąc. Jeśli jesteś małym przedsiębiorstwem lub młodym startupem, skorzystaj z planu Classic w cenie 39 USD dla dwóch użytkowników, gdzie otrzymasz do 150 dokumentów / miesiąc.

Wreszcie, istnieje biznesplan za 69 USD / miesiąc, w którym otrzymujesz 500 dokumentów / miesiąc z 3 użytkownikami. Istnieje również plan zespołu, który zaczyna się od 9, 95 USD / użytkownika.

Z drugiej strony Expensify stosuje prostsze podejście ograniczające liczbę dostępnych planów. Indywidualny plan zaczyna się od 4, 99 USD / miesiąc bez limitu wpływów, które mogą być skanowane. W przypadku zespołów mają plan 10 USD / użytkownika, a następnie plan korporacyjny, który zaczyna się od 18 USD / użytkownika. Istnieje również rozwiązanie dla przedsiębiorstw, w przypadku którego musisz odrzucić pocztę lub porozmawiać z przedstawicielem klienta.

Expensify ma darmową wersję z 10 skanami / miesiąc, podczas gdy Shoeboxed oferuje 5 dokumentów / miesiąc z bezpłatnym kontem. Nieźle, aby przetestować usługę.

Również w Technice przewodniej

2 aplikacje na iPhone'a do efektywnego zarządzania wydatkami i budżetem

3. Doświadczenie użytkownika

Ponieważ większość z nas będzie używać smartfonów do skanowania rachunków wydatków, to właśnie tam zacząłem. Aplikacja w pudełku Shoebox nie jest łatwa w użyciu. Interfejs był trochę skomplikowany, a funkcje i przewodniki sans. Expensify, z drugiej strony, ma czysty i intuicyjny interfejs z naciskiem na prostotę i szybkość.

Chociaż nie doświadczyłem żadnych opóźnień w żadnej z aplikacji, bardziej cieszyłem się z Expensify niż z Shoebox. Opcje były ograniczone w drugim, bez możliwości zarządzania lub zmiany walut.

Niektórzy ludzie muszą podróżować za granicę co jakiś czas, aby uczestniczyć w spotkaniach, a co nie. Po włączeniu lokalizacji Expensify będzie identyfikować i zmieniać waluty w locie.

4. Funkcje

Podstawowa funkcjonalność pozostaje taka sama. Skanujesz pokwitowanie wydatków, a aplikacja zbiera wszystkie ważne szczegóły, takie jak cena, przedmioty i ilość, aby utworzyć cyfrową wersję paragonu, który zostanie zsynchronizowany z Twoim kontem w chmurze.

Podczas gdy obie aplikacje miały opcje organizowania paragonów przez wycieczki, Expensify miał zakładkę raportów, która będzie naprawdę przydatna. W jaki sposób? Zbierz wszystkie pokwitowania podczas podróży służbowej, utwórz raport i prześlij do zatwierdzenia. Po rozliczeniu (wpłata bezpośrednia lub PayPal) i otrzymaniu zapłaty zostaniesz powiadomiony. To jest potężne i łatwe w tym samym czasie.

Expensify pozwoliło mi stworzyć kategorie, aby jeszcze bardziej sklasyfikować moje wydatki, takie jak jedzenie, transport i zakwaterowanie. Zwykle używamy naszych kart kredytowych do dokonywania płatności, ponieważ jest to bezgotówkowe, szybkie i wygodne. Expensify pozwoliło mi również bezpośrednio zaimportować wyciąg z karty kredytowej.

Shoeboxed pozwoli ci śledzić przebieg, ale Expensify pozwoli ci także śledzić czas, co może być przydatne, jeśli handlujesz godzinami za dolary. Dodatkowo Expensify jest wyposażony w funkcję dzienną, w której dana osoba otrzymuje dzienną dietę i możesz korzystać z aplikacji, aby śledzić ją codziennie.

Pudełko po butach ma jedną cechę, którą można zwiększyć. Jeśli masz kilka paragonów i nie masz czasu na skanowanie, wyślij je wszystkie w kopercie do Shoebox, a oni zeskanują je i prześlą na twoje konto. Pomoże to usunąć zaległości i przyspieszyć.

Również w Technice przewodniej

Evernote Scannable vs CamScanner: bezproblemowe korzystanie z systemu iOS

5. Integracja z osobami trzecimi

Zarówno Shoeboxed, jak i Expensify integrują się z wieloma aplikacjami i oprogramowaniem innych firm, ale Expensify prowadzi tutaj wyścig. Oba z nich integrują się z oprogramowaniem księgowym, takim jak Quickbooks, Intuit i Xero, ale Expensify łączy się także z Microsoft, Oracle, SAP, Bill.com, Uber i kilkoma innymi popularnymi usługami.

Expensify vs. Shoeboxed: Werdykt

Wygląda na to, że Shoeboxed pozostaje daleko w tyle, jeśli chodzi o najlepszą aplikację do zarządzania kosztami. Odkryłem, że Expensify jest nie tylko dobry dla freelancerów, ale także dla startupów, firm i korporacji poszukujących skalowalnego rozwiązania dla przedsiębiorstw.

Bez limitu liczby paragonów, które mogą być skanowane, wsparcia offline, większej integracji z innymi firmami i lepszego doświadczenia użytkownika, Expensify wygrał tę bitwę. Ale w branży są inni rywale, których omówię w późniejszym przewodniku.

Następna w górę: Idziesz na wycieczkę? Szukasz aplikacji zarządzających kosztami podróży przed podjęciem podróży? Poniżej znajduje się artykuł o niesamowitych aplikacjach na koszty podróży na platformę Android.