Pobierz narzędzia do śledzenia dużych firm w swoim małym biurze

ExpenseWatch pomaga małym i średnim firmom śledzić i zatwierdzać koszty firmy za pomocą aplikacji opartej na przeglądarce. Jeśli używasz papierowego lub innego nieuporządkowanego systemu do zarządzania zamówieniami zakupu i fakturami, usługa może potencjalnie obniżyć koszty pracy dzięki automatyzacji tych procesów. Może to również zaoszczędzić pieniądze dzięki narzędziom audytu, dając nowe perspektywy na to, gdzie można ograniczyć budżety. Narzędzia te są standardem w dużych firmach, ale ExpenseWatch może umieścić Twój mniejszy sprzęt na równych zasadach.

ExpenseWatch jest podzielony na miesięczne licencje dla każdego z trzech narzędzi: podróży i rozrywki, zakupów i zarządzania fakturami. Zasadniczo potrzebujesz licencji dla każdego równoległego użytkownika, na przykład liczby osób, które zazwyczaj podróżują od razu po raz pierwszy lub po jednym na menedżera działu w celu zakupu. Każda licencja na podróż i rozrywkę kosztuje 16 USD, podczas gdy pozostałe dwa kosztują 31 USD. (Dostępny jest również bezpłatny okres próbny).

Narzędzie do podróżowania i rozrywki pozwala pracownikom na drogach bezpośrednio wpływać na koszty. Będziesz mógł skonfigurować automatyczne zatwierdzanie parametrów - na przykład kolacja z klientami - do 35 USD / os. - lub ręcznie akceptować transakcje. Następnie produkty te mogą zostać automatycznie przekierowane do działu księgowości w celu uzyskania zwrotu kosztów i innego rodzaju księgowości. Funkcje audytu - takie jak porównanie dochodu klienta z przychodami ze sprzedażą - mogą pomóc w lepszym spojrzeniu na wydatki.

[Więcej informacji: Najlepsze usługi transmisji telewizyjnej]

Narzędzie do zakupów pozwala pracownicy zgłaszają zapotrzebowanie na materiały biurowe lub większe przedmioty, zachowując tę ​​samą procedurę zatwierdzania automatycznego lub ręcznego. Możesz robić zakupy na kilku stronach internetowych, w tym Dell, CDW i Office Depot, automatycznie wprowadzając te transakcje do swojego systemu. Możesz także ręcznie wprowadzić szczegóły zakupu. Raporty opisują, ile wydajesz swoim największym dostawcom; możesz użyć tych danych do wynegocjowania zniżek lub innych korzyści.

Narzędzie do zarządzania fakturami śledzi budżetowanie i płatność prac kontraktowych i innych faktur. Podobnie jak pozostałe dwa narzędzia, ustanawia przepływ pracy i proces zatwierdzania. Dokumentuje, kto zatwierdził umowę i fakturę oraz z którego budżetu pochodzi. Faktury, które zostały wykonane za pomocą narzędzia zakupów, automatycznie uwzględniają tę historię, ale można również dodać niezwiązane z fakturą faktury. Wiele parametrów, takich jak limity budżetowe, może pomóc w śledzeniu tych kosztów.

Jeśli Twoja firma rośnie i wydaje więcej, te narzędzia wydatków i audytu mogą być szczególnie przydatne. Być może dodałeś nowych pracowników, którzy muszą robić zakupy lub mieć większe budżety; upewnisz się, że biznes nie staje się marnotrawstwem. Lub, jeśli masz do czynienia z czasem szczupłym, możesz użyć narzędzi do usprawnienia procesu zatwierdzania i wskazania miejsc, w których można ograniczyć wydatki. W obu sytuacjach - lub w połączeniu z obydwoma - ExpenseWatch może to być właśnie to, czego potrzebujesz, aby utrzymać dobrą koniunkturę.

Zack Stern jest niezależnym pisarzem i redaktorem z siedzibą w San Francisco.