Rozpocznij swoją działalność dzięki Evernote dla Firm

Jeśli twoi pracownicy po prostu potrzebują aplikacji do robienia notatek, Evernote to oczywisty wybór - to 800-funtowy goryl, który urósł w ciągu pięciu lat do 50 milionów użytkowników. Ale program oferuje eklektyczny zestaw funkcji zwiększających produktywność, i tutaj jego użyteczność w środowisku biznesowym jest znacznie mniej oczywista.

Tak, Evernote działa na prawie każdej platformie i może przechwytywać wszelkie informacje, które zbierasz na wolności, w tym notatki, obrazy, wideo, linki, nagrania głosowe, a nawet odręczne gryzmoły. Aplikacja jest pełna możliwości, ale prezes Evernote przyznaje, że jej użyteczność nie jest od razu oczywista. Ale spróbuj tego przez co najmniej kilka tygodni, mówi Phil Libin, a docenisz, jak Evernote zapewnia bezpośredni dostęp do wszystkiego, co możesz w sposób fizyczny i fizycznie utworzyć zakładką w ciągu dnia pracy.

Możesz nawet uznać to za "drugi raz" mózg, "napotykając dane, o których nie wiedziałeś, że możesz bez nich żyć.

Dlaczego Evernote?

Dostęp do każdego miejsca jest ważnym punktem sprzedaży.

Evernote może archiwizować mądrość organizacyjną. Pomyśl o notatkach nagranych na wizytówce dwa lata temu. Albo instrukcje twojego managera, które (na szczęście) nagrałeś w zeszłym tygodniu. Albo niejasny artykuł, który opisałeś jako kluczowy konkurent. Co by było, gdyby pozostali koledzy mieli dostęp do tego rodzaju danych Evernote z dowolnego urządzenia i co by było, gdybyś mógł uzyskać dostęp do ich danych? Dzięki Evernote archiwum danych nie zbiera kurzu. Zamiast tego rośnie i adaptuje się wraz z Twoją firmą.

Podstawowa wersja Evernote jest bezpłatna na komputerze, w przeglądarce i na wszystkich głównych mobilnych systemach operacyjnych. Być może Twoi pracownicy już z niego korzystają. Ten artykuł pomoże Ci przejść do płatnego biznesu Evernote, który rozpoczął się w grudniu ubiegłego roku. Usługa biznesowa pozwala Twojej firmie centralnie zarządzać kontami Evernote pracowników za 10 USD za użytkownika miesięcznie lub 120 USD rocznie. Wcześniej można było wybierać tylko między osobistymi wersjami Evernote i Evernote Premium (45 USD rocznie), które oferują więcej pamięci masowej, notesy offline i opcję pozwalającą innym osobom na edytowanie swoich notebooków.

Główny konkurent Evernote, Microsoft OneNote, jest w pakiecie z najnowszymi wersjami pakietu Office, ale samodzielna licencja na komputer kosztuje 70 USD i nie ma wersji dla komputerów Mac. Wolne wersje iPhone'a i iPada OneNote firmy Microsoft są ograniczone do 500 notatek każdy, w przeciwieństwie do 100 000 na Evernote.

Niedawne naruszenie bezpieczeństwa spowodowało, że Evernote zwiększył swoje środki bezpieczeństwa dzięki dwuskładnikowemu uwierzytelnianiu, co stanowi dobrą wiadomość do ochrony danych.

Ustaw użytkowników

Stan administratora Odwiedź stronę Evernote Business i wprowadź służbowy adres e-mail w polu Rozpocznij, aby utworzyć nowe konto administracyjne firmy. Możesz użyć istniejącego konta Evernote, jeśli jesteś już użytkownikiem lub utworzyć nowe. Po wprowadzeniu podstawowych informacji wybierz swój plan płatności.

W przypadku bardzo małej firmy dodawanie użytkowników jest tak proste, jak wpisywanie adresów e-mail i klikanie Zaproś użytkowników. Ta opcja jest dostępna na stronie głównej Konsoli administracyjnej lub podsekcji Dodaj użytkowników. Jeśli chcesz, aby wszyscy w Twojej firmie zapisali się do Evernote, ale nie chcesz wprowadzać wszystkich tych adresów e-mail jeden po drugim, zezwól wszystkim, których adres e-mail udostępnia nazwę domeny, aby utworzyć konto dla siebie. Jeśli Twoi pracownicy już mają konta Evernote pod tymi adresami e-mail, zostaną uaktualnieni do Evernote Business.

Jeśli jesteś w dużej firmie i chcesz uniknąć ręcznego dodawania tysięcy pracowników i musisz pamiętać o usunięciu ich kont, gdy opuszczają firmę później, będziesz potrzebować integracji z Active Directory, LDAP lub innym firmowym systemem logowania. Evernote nie oferuje tej funkcji, ale możesz skorzystać z opcji innych firm, takich jak OneLogin.

Jeśli jesteś początkującym użytkownikiem Evernote, twoje notebooki zaczną być puste.

Po wprowadzeniu użytkowników do systemu panel Zarządzaj użytkownikami pozwala usunąć każdego, kto opuszcza firmę. Konsola administracyjna pozwala zobaczyć szczegóły rozliczeń i historię, a także zarządzać notatnikami i tagami. Wszystkie te ekrany są śmiesznie proste w użyciu. Możesz na przykład łatwo przejrzeć konta użytkowników i przenieść wszystkie swoje notatniki związane z pracą do firmowej Biblioteki biznesowej. (Więcej informacji o tym, w jaki sposób Evernote organizuje Twoje informacje.) Jeśli Twoi użytkownicy oznaczyli swoje zeszyty jako osobiste, nie możesz ich zobaczyć. Możesz także eksportować lub usuwać notatniki z tego konta centralnego.

Skonfiguruj dane biznesowe

Zbiorowa mądrość pracowników zapisze Twoją bibliotekę biznesową.

Evernote porządkuje informacje w notatki - pojedyncze fragmenty danych zapisanych w sieci lub cały świat - po jednym kawałku na raz. Ponieważ Evernote przechowuje bogate multimedia, "notatką" może być zdjęcie smartfona biletu parkingowego, tekst notatki, lista zakupów, nagranie dźwiękowe lub strona internetowa. Lista jest długa.

Możesz dodawać notatki do notatników, które możesz następnie dodać do stosów notatników. U podstaw tego wszystkiego są tagi - słowa kluczowe, które dołączasz do notatek, aby pomóc użytkownikom w ich późniejszym wyszukiwaniu. Wszystko pojawia się w twojej Bibliotece biznesowej, wspólnym repozytorium dla firmy.

W przestrzeni roboczej Evernote wyświetlają się trzy rodzaje notebooków: osobiste notebooki, biznesowe notebooki i notebooki w bibliotece biznesowej firmy. Twoje osobiste notesy są prywatne, ale możesz je udostępniać, jeśli chcesz, z kimkolwiek w firmie lub poza nią.

Twoje notebooki firmowe są dostępne dla administratora twojej firmy Evernote, ale nie dla innych pracowników, chyba że udostępnisz je tym osobom lub dodaj je do Biblioteki biznesowej. Notatniki w Bibliotece biznesowej są dostępne dla wszystkich osób w firmie.

Notatniki organizują notatki.

Aby udostępnić notatnik w przeglądarce, kliknij strzałkę w dół po prawej stronie nazwy notesu. W wersji komputerowej kliknij nazwę notatnika prawym przyciskiem myszy.

Nie możesz przenieść notatnika z sekcji osobistej do sekcji biznesowej, ale możesz przenosić poszczególne notatki w wersji Evernote: Kliknij prawym przyciskiem myszy notatkę Kliknij Przenieś notatkę i wybierz nazwę docelowego notesu.

Aby przenieść całe notatniki do kategorii biznesowej, najpierw utwórz nowe puste notatniki w sekcji biznesowej, a następnie przenieś lub skopiuj indywidualną notatki. Notatki można grupować w notatniki i zbierać notatniki w stosach - wystarczy przeciągnąć jeden notebook na inny w przeglądarce lub kliencie biurkowym, aby utworzyć stos.

Jeśli potrzebujesz jeszcze więcej poziomów organizacji, przejdź do tagów, które możesz zagnieździć się w nieskończoność. Ustawione hierarchie stosów i znaczników, nawet w notatnikach biznesowych, są tylko twoje. Pamiętaj, że stosy służą tylko do organizacji wizualnej, nie są zagnieżdżone jak system plików.

Uczyń listę tagów tak długo, jak chcesz.

Jeśli nie masz ochoty na wszystkie te ręczne wypełnianie swoich notatek, wystarczy skorzystać z zaawansowanych funkcji wyszukiwania Evernote, aby znaleźć potrzebne informacje w swoim własnym obszarze roboczym lub w bibliotece firmy. Funkcja wyszukiwania rozciąga się nawet na rozpoznawanie znaków w odręcznych notatkach.

Wzmocnij swoją firmę

Założono konto firmowe i udostępniłeś dokumenty współpracownikom. Co teraz?

Aby grać z Evernote Business i dowiedzieć się, jak potężny może być, użyj go na następnym spotkaniu. W sekcji Notatnik biznesowy na swoim koncie utwórz nowy notes na spotkanie i udostępnij go współpracownikom. Następnie uzyskaj dostęp za pomocą laptopa, tabletu lub smartfona na samym spotkaniu.

Evernote zapisuje notatki automatycznie, gdy używasz przeglądarki lub klienta mobilnego, aby Twoi współpracownicy mogli od razu zobaczyć, co dodałeś. Na komputerach PC i Mac Evernote zapisuje notatki zgodnie z określonym harmonogramem, np. Co 15 minut lub raz dziennie. Możesz także synchronizować notatki ręcznie w dowolnym momencie.

Każdy może dodawać notatki do udostępnionego notatnika i może kontynuować współpracę po zakończeniu spotkania. Ale nie poprzestawaj na udostępnianiu wpisanych notatek - udostępnij załączniki do dokumentów lub strony internetowe. Jeśli twoi koledzy przywieźli na spotkanie własne tablety lub laptopy, nie ma potrzeby drukowania dokumentów dla każdego uczestnika.

Możesz nawiązywać kontakty do wszystkich, dzieląc się nimi z firmą.

Podczas spotkania możesz rób zdjęcia wizytówek i dodawaj je jako notatki do udostępnionego notatnika, aby ułatwić rejestrowanie tego, kto uczestniczył. Wizytówki są w pełni przeszukiwane, ponieważ Evernote ma wbudowane optyczne rozpoznawanie znaków.

Jeśli twoje urządzenie ma wejście audio, nagraj część spotkania. Wbudowane rozpoznawanie mowy jest dostępne na urządzeniach z systemem iOS i Android, jeśli chcesz, aby nagranie zostało automatycznie przepisane.

Jeśli twoja grupa używa tablicy do burzy mózgów podczas spotkania, zrób zdjęcie, aby zapisać je na później. Ponieważ Evernote może czytać pismo odręczne, będziesz mógł również przeszukiwać notatki z tablicy.

Mówiąc o pismach ręcznych, jeśli wolisz pisać niż pisać, odręczne notatki notuj bezpośrednio na urządzeniu mobilnym lub piórem Livescribe, lub pisz na podkładce papieru, a następnie przechwyć zdjęcia stron.

Skorzystaj z możliwości rozpoznawania znaków Evernote i rozpoznawania głosu.

Czy wydarzenie, w którym uczestniczysz, ma kanał na Twitterze? Zapisz wszystkie powiązane tweety w notatce Evernote, konfigurując proces IFTTT. IFTTT (If This, Then That) to darmowe narzędzie innej firmy, które umożliwia tworzenie prostych zautomatyzowanych procesów. Oprócz monitorowania kanałów na Twitterze, IFTTT może pobierać powiadomienia Google News i Google Search, a także kanały RSS z dowolnego bloga lub publikacji online. Notatki będą łatwe do znalezienia później w Evernote, uporządkowane przy pomocy innych notatek ze spotkania i, podobnie jak notatki z tablicy, będą w pełni dostępne do przeszukiwania. Gdy ty i twoi współpracownicy wrócicie do biura, wszyscy będą mogli uzyskać dostęp do tych samych rekordów wydarzenia i kontynuować współpracę.

To dopiero początek kreatywnych sposobów, w jakie Twoja firma może współpracować i pracować wydajniej z Evernote.