Co to są foldery wyszukiwania programu Outlook ms i jak utworzyć niestandardowy

Wcześniej opracowaliśmy sposób, w jaki użytkownik MS Outlook może tworzyć reguły sprawdzania przychodzących wiadomości e-mail i filtrowania lub kierowania ich do określonych folderów (w oparciu o niestandardowe reguły). Możesz jednak mieć pewne specyficzne wymagania, które nie są objęte regułami folderów. Lub możesz nie chcieć przenieść grupy (lub typu wiadomości) do zupełnie innego folderu, ale nadal chcesz mieć dla nich oddzielny widok.

MS Outlook inteligentnie obejmuje takie wymagania w ramach funkcji znanej jako Foldery wyszukiwania. Takie foldery są folderami wirtualnymi i nie zawierają ani nie przechowują wiadomości e-mail. Po prostu tworzą widok zgodnie ze zdefiniowanymi regułami i pokazują komunikaty pasujące do tej reguły.

Domyślnie folder wyszukiwania zawsze zawiera widoki, takie jak skategoryzowana poczta, duża poczta i nieprzeczytana poczta. Możesz chcieć stworzyć więcej takich jak naśladowanie, dołączanie itp. Zobaczmy, jak to zrobić.

Kroki, aby utworzyć widok w folderze wyszukiwania

Możesz wybrać widok z listy standardowych reguł lub nawet dostosować reguły od końca do końca lub standardy oparte na użytkownikach.

Krok 1: Kliknij prawym przyciskiem myszy folder wyszukiwania dla dowolnej skrzynki e-mail i kliknij Nowy folder wyszukiwania.

Krok 2: Wybierz typ folderu wyszukiwania, który chcesz utworzyć. Typy folderów wymienione w pierwszych trzech sekcjach mają wewnętrzne reguły standardowe (ich nazwy w dużym stopniu je określają).

W tym przewodniku omówimy tworzenie niestandardowego folderu (ostatnia opcja). Wybierz więc i kliknij Wybierz, aby określić reguły i kryteria wyświetlania.

Krok 3: Podaj odpowiednią nazwę do widoku. Możesz zmienić folder, który będzie sprawdzany pod kątem wiadomości e-mail wyświetlanych w widoku. Następnie kliknij przycisk Kryteria, aby zdefiniować wybrane reguły.

Krok 4: Na karcie Wiadomości możesz wprowadzić kilka słów kluczowych, które system będzie szukał w wiadomościach e-mail i w wybranym przez siebie polu. Jak widać na obrazku (poniżej), możesz również zdefiniować pola Od i Wysłane do, zdefiniować osie czasu i inne.

Krok 5: Możesz teraz przejść do Więcej opcji i dodać więcej reguł, takich jak kategoria, e-maile przeczytane / nieprzeczytane, z / bez załączników, znaczenie, rozmiar i więcej.

Krok 6: Potrzebujesz więcej opcji? Przejdź do Advanced i kliknij Field. Wybierz kryteria, zdefiniuj warunek i wartość.

Na koniec kliknij Dodaj do listy, aby zobaczyć swój wpis. Możesz dodać wiele takich wpisów.

Krok 7: Kliknij OK i zapisz ustawienia. Spróbuj wysłać testową wiadomość e-mail i sprawdź, czy działa. Jeśli tak się nie stanie, musisz się z tym pogodzić. Więc może będziesz musiał ponownie je odwiedzić.

Uwaga: pamiętaj, że jeśli usuniesz wiadomości e-mail z folderów wyszukiwania, zostaną one również usunięte z ich oryginalnej lokalizacji. Ale jeśli usuniesz folder wyszukiwania, powiązane z nim wiadomości e-mail pozostaną nienaruszone w ich oryginalnych lokalizacjach.

Wniosek

Jak przydatne są dla ciebie foldery wyszukiwania? Czy zamierzasz ich używać w połączeniu z innymi regułami, które już masz?

Mam kilka stworzonych dla siebie. Naprawdę pomagają mi organizować rzeczy o krok dalej i szybko notować różne rodzaje wiadomości e-mail, na które muszę się zwrócić.