Dodaj kalendarz pokazujący harmonogram wychodzenia z odpowiedzi biura

Konfigurowanie odpowiedzi Out Of Office (OOO) w celu automatyzacji odpowiedzi e-mail (gdy jesteś na wakacjach) daje profesjonalny sposób na obsługę naszych e-maili. Jednak większość z nas opracowała lub przyjęła standardowy proces wyszczególniania tylko naszych dat niedostępności w naszych wiadomościach.

Zmieńmy ten styl i nadajmy nowatorski charakter temu, co widzą maile w naszych automatycznych odpowiedziach. Dlaczego nie spróbować podać szczegółów naszego zaangażowania w tym okresie (lub przed i po tym okresie), aby osoby, które próbowały do ​​nas dotrzeć, mogły odpowiednio zaplanować kontakt.

A dziś dowiemy się, jak zawrzeć takie dane w sposób graficzny, tj. Dodając mini kalendarz (z wybranymi szczegółami) do takich wiadomości w MS Outlook.

Kroki włączenia mini kalendarza w odpowiedziach wakacyjnych

Proces za pomocą kroków 1 i 2 jest wspólny dla wszystkich użytkowników programu Outlook. Krok 3 nie będzie jednak dotyczył osób korzystających z Asystenta OOO (dostępnego w wersji MS Outlook Exchange). Pod koniec omówimy, co mogą zrobić tacy użytkownicy.

Krok 1: Uruchom klienta MS Outlook i przejdź do jego sekcji Kalendarz z dołu lewego okienka. Kliknij prawym przyciskiem myszy kalendarz, który chcesz dołączyć do wiadomości automatycznych; a następnie naciśnij Wyślij przez e-mail.

Krok 2: Wyświetlone zostanie okno dialogowe, w którym należy ustawić zakres dat i wybrać zakres kalendarza, który chcesz udostępnić.

(a) Możesz także zmienić swój kalendarz tutaj, na wypadek gdybyś dokonał złego wyboru lub zdecydował się na zmianę.

(b) Wybierz zakres / okres, który chcesz uwzględnić w swoich odpowiedziach. Ogólnie rzecz biorąc, następnych 7 dni (przynajmniej tak robię).

(c) Wybierz szczegóły, które chcesz udostępnić. Tutaj wolę określić Ograniczone szczegóły.

(d) Możesz przełączać ustawienia zaawansowane, aby uzyskać więcej preferencji i ograniczeń.

Po zapisaniu ustawień kalendarz zostanie zaimportowany jako wiadomość e-mail. Zobaczysz miniaturowy kalendarz z indeksami kolorów w datach określających Twoje zaangażowanie. Daty zawierają również linki do szczegółów podanych w dalszej części wiadomości.

Proponuję usunąć załącznik, ponieważ stałoby się to zbędnymi danymi.

Krok 3: Procedura po tym obejmuje utworzenie nowej reguły i ustawienie jej jako odpowiedzi na wakacje. Jest to wyjaśnione szczegółowo w innym poście tutaj. Wykonaj kroki 2 do końca tego artykułu.

Uwaga: Dla osób korzystających z Asystenta OOO skopiuj wynik kroku 2, przejdź do miejsca, w którym ustawiłeś wiadomość dla odpowiedzi i wklej ją tam.

Wniosek

Czy następnym razem ustawisz swoje odpowiedzi za pomocą mini kalendarza? Gwarantuję, że ci, którzy otrzymają takie odpowiedzi, docenią Cię bardziej niż kiedykolwiek. Nie zapomnij podzielić się tym artykułem z kolegami i przyjaciółmi, jeśli ci się spodoba.