Jak tworzyć kopie zapasowe i synchronizować dokumenty zoho

Jeśli chodzi o wybieranie między Dokumentami Google, Zoho Docs (Writer) lub MS Word Online, a najważniejszą kwestią, która przychodzi na myśl, jest dostępność na wielu platformach. Wszystko, czego potrzebujesz, to przyzwoite połączenie internetowe i możesz kontynuować swoją pracę z dowolnego miejsca. A funkcja współpracy jest wisienką na szczycie.

Poczujesz dodatkowe poczucie bezpieczeństwa, jeśli wiesz, że masz kopię zapasową, na której można polegać, jeśli w niektórych nieprzewidzianych okolicznościach nie możesz uzyskać dostępu do podstawowego pliku (plików). Smutna sytuacja, ale jak wszyscy wiemy, dzieje się to z najlepszymi z nas.

Dzisiaj tworzenie kopii zapasowej plików offline w chmurze jest prawie uważane za normę. Nie trzeba dodawać, że prawdą jest również inna droga. W końcu nie chciałbyś stracić cennych danych.

Na szczęście Zoho Docs umożliwia synchronizację plików z usługami takimi jak Dropbox lub pozwala zapisać plik Writer na koncie Dysku Google.

Zobaczmy, jak to zrobić.

Również w Technice przewodniej

10 porad dotyczących używania notebooka Zoho jak profesjonalisty

Synchronizacja z Dropbox

Zoho Docs pozwala także skonfigurować konto Dropbox. Jedynym problemem jest synchronizacja dwukierunkowa, co oznacza, że ​​wszystkie Twoje pliki na koncie Dropbox zostaną zsynchronizowane z Zoho i odwrotnie.

Aby skonfigurować konto Dropbox, wykonaj poniższe kroki.

Krok 1: Otwórz Zoho Docs i kliknij ikonę Dropbox w prawym górnym rogu. Kliknij Konfiguruj swoje konto Dropbox.

Teraz zostaniesz przekierowany do nowej strony logowania. Wszystko, co musisz zrobić, to wprowadzić dane konta Dropbox i zalogować się.

Krok 2: Po zweryfikowaniu konta zobaczysz swoją nazwę użytkownika Dropbox. Kliknij go, a zostaniesz przekierowany do strony konfiguracji synchronizacji.

Zostaną wyświetlone struktury folderów zarówno Dropbox, jak i Zoho Docs, a wszystko, co musisz zrobić, to wybrać odpowiedni folder do zadania. Po zakończeniu naciśnij przycisk Synchronizuj foldery i gotowe. Synchronizacja rozpocznie się natychmiast.

Możesz nawet wybrać czasy synchronizacji. W zależności od priorytetu możesz wybrać Synchronizuj w sposób ciągły. Ale, powiedzmy, przejdź do opcji Synchronizuj raz, ponieważ zajmuje się większością rzeczy.

Czy wiesz, że: papier Dropbox ma hordę skrótów klawiaturowych do formatowania tekstu.

Rzeczy, o których warto pamiętać

Zoho Docs umożliwia synchronizację tylko jednego folderu Dropbox. Na razie trzymałem mój folder Dropbox pusty, ponieważ nie chcę tych plików w Zoho. Ponadto Zoho nie pozwala na synchronizację podfolderów i plików w tych folderach.

Ponadto, jeśli usuniesz plik w jednej z usług, musisz ręcznie usunąć pliki w drugiej. To dlatego, że Zoho Docs nie ma synchronizacji plików, jako czas pisania.

Synchronizacja z Dyskiem Google

Zoho Docs nie pozwala na synchronizację folderów lub dokumentów z Dyskiem Google, mówiąc technicznie. Zamiast tego możesz zapisać plik bezpośrednio na Dysku Google. Możesz użyć tego procesu do zapisania plików również w folderze Dropbox.

Po zakończeniu pracy nad dokumentem (i wszystkimi komentarzami) kliknij Plik> Zapisz w innych napędach i wybierz Dysk Google z listy.

Całkiem naturalnie musisz się zalogować i podać odpowiednie uprawnienia. Gdy to zrobisz, powinieneś być w stanie zobaczyć wszystkie foldery Dysku Google starannie wyświetlone w małym oknie.

Teraz możesz wybrać lub utworzyć nowy folder, aby zapisać plik. Wystarczy nacisnąć przycisk „Dodaj do tego folderu”, a dokument zostanie natychmiast przesłany.

Dobrą rzeczą w tym procesie jest to, że możesz wybrać format pliku. Od PDF do DOCX lub ODT, możesz wybierać z przyzwoitej listy opcji. Możesz także dodać więcej niż jedno konto Dysku Google. Ponadto, jeśli jesteś kimś, kto jest trochę paranoikiem w kwestii prywatności i bezpieczeństwa, możesz nawet usunąć konto, gdy skończysz swoją pracę.

W obu przypadkach kliknij Opcje> Usuń w oknie Zapisz na inne dyski.

Niestety ta sama funkcja nie jest włączona dla Zoho Presentation lub Zoho Spreadsheet.

Również w Technice przewodniej

#dysk Google

Kliknij tutaj, aby zobaczyć naszą stronę z artykułami na temat dysku Google

Co z backupem offline

Chociaż Zoho Docs nie zapewnia natywnego sposobu tworzenia kopii zapasowych plików na komputerze, istnieje pewne obejście. Dzięki temu możesz osiągnąć prawie podobne wyniki. Powiedziałem podobnie i nie dokładnie.

Jeśli jesteś zwykłym użytkownikiem Zoho Docs, musisz już wiedzieć, że umożliwia pobieranie plików na komputer. Dobrą rzeczą jest to, że Zoho Docs oferuje wiele opcji do wyboru. Niezależnie od tego, czy chcesz zapisać plik jako plik PDF, czy jako zwykły plik tekstowy, wybór należy do Ciebie.

Aby to zrobić, otwórz plik, kliknij Pobierz jako i wybierz jedną z opcji. Możesz także zabezpieczyć swoje pliki hasłem na wypadek, gdybyś korzystał ze współdzielonego komputera.

Pro Tip: Zoho Writer oferuje tryb pisania bez zakłóceń o nazwie Focus Typing. Aby uzyskać do niego dostęp, kliknij Narzędzia> Opcje układu i przełącz przełącznik do wpisywania ostrości.

Również w Technice przewodniej

Jak skonfigurować kopię zapasową systemu Windows, aby bronić się przed oprogramowaniem Ransomware

Witaj w pokoju!

Dzięki nowoczesnym narzędziom do edycji i dotyku Zoho Docs jest przydatnym narzędziem do wszystkich zadań edytora tekstu lub arkuszy kalkulacyjnych. Plus, schludne funkcje współpracy to wisienka na szczycie. A kiedy już zorientujesz się, jak wykonać kopię zapasową wszystkich ważnych dokumentów, powiedziałbym, że zostaniesz posortowany.

Następna w górę: Skoro mowa o współpracy, czy wiesz, że Zoho Writer pozwala zablokować dokumenty podczas współpracy? Przeczytaj poniższy post, aby poznać wszystkie ukryte wskazówki i sztuczki.