Szybko znajdź stare wiadomości e-mail w programie MS outlook za pomocą grup e-mail

Podczas pracy e-maile zużywają dużo czasu. A jednym z powodów jest to, że nie znamy sztuczek szybkiego przeglądania wiadomości e-mail. Podobnie jak w przypadku wyciągania starej wiadomości e-mail zwykle zaczynamy przewijać najpierw. Nie jest to skuteczny sposób na znalezienie starych e-maili. Mówię głównie o używaniu MS Outlook (ponieważ to jest to, co większość z nas używa w pracy) i powiązanych funkcji.

Wcześniej mówiliśmy o przeglądaniu załączników w okienku odczytu. To jeden ze sposobów chwytania wiadomości e-mail za szyję. Ale dzisiaj porozmawiamy o przeglądaniu e-maili w grupach i zobaczymy, jak może to pomóc w szybkim znajdowaniu starych e-maili.

Fajna wskazówka: Możesz dowiedzieć się, jak aktywować i dostosowywać Okienko odczytu, Okienko nawigacji i Pasek zadań do wykonania. Oto przewodnik GT na ten temat.

Kroki, aby wyświetlić wiadomości e-mail w grupach

Główną zaletą stosowania tej sztuczki jest to, że naprawdę pomaga i przyspiesza proces wyciągania starych wiadomości e-mail w godzinie potrzeby.

Krok 1: Po pierwsze, musisz się upewnić, że funkcja Pokaż w grupach jest włączona w interfejsie. Przejdź więc do widoku -> Rozmieść i sprawdź to samo.

Po zaznaczeniu opcji Pokaż w grupach, tak jak w przypadku wiadomości e-mail, domyślnie są one rozmieszczone w grupach Data (Dzisiaj, Wczoraj, Ostatni tydzień itd.). Ten układ służy jako przyzwoite rozgraniczenie.

Krok 2: Jeśli nie podoba Ci się ustawienie domyślne lub chcesz zmienić regułę grupowania, kliknij prawym przyciskiem myszy nagłówek Okienko wiadomości, w którym brzmi „ Rozmieszczone według…”. Następnie możesz wybrać nowe kryteria grupowania.

Zauważ, że reguła dotyczy tylko aktualnie wybranego folderu. Zazwyczaj grupuję klauzulę From, gdy potrzebuję poprzedniej wiadomości.

Krok 3: Jeśli masz długą listę kontaktów i liczbę wiadomości dla każdego z nich, musisz szybko dotrzeć do tego. Tym razem kliknij prawym przyciskiem myszy nagłówek grupy i powiedz Zwiń wszystko.

Krok 4: Gdy to zrobisz, wszystkie grupy zwiną listę wiadomości, które przechowują. Kliknij znak plus dla wymaganego wątku, a wszystkie wiadomości w tej grupie będą dostępne od razu.

Inne opcje grupowania, które często uważam za przydatne i potrzebne, to opcje Do, Temat, Kategorie i Ważność. Możesz znaleźć własne lub utworzyć niestandardowy widok, przechodząc do opcji Widok -> Rozmieść według -> Niestandardowy.

Wniosek

Opisane powyżej kroki są tylko próbą użycia i wykorzystania dostępnych funkcji programu MS Outlook. Podążam za nimi w moim codziennym życiu. Spróbuj, a możesz zyskać kilka sekund każdego dnia. Nawet jeśli idzie o krok dalej, aby twoje życie zawodowe było lepsze, prawda?