Jak uzyskać maksimum z Outlook

Wielu z nas ma związek z nienawiścią do programu Outlook - tak Nienawidzimy tego, ponieważ czasami zdarza się nieoczekiwanie, lub zajmuje dodatkowe trzy do dziesięciu sekund, aby zrobić coś, czego się nie spodziewaliśmy. Ale wierzę, że większość z nas lubi Outlooka i jego intuicyjny charakter. Aplikacje poczty internetowej po prostu nie są tak bogate i płynne jak Outlook.

Outlook jest prawdopodobnie pierwszą aplikacją otwieraną po wejściu do biura i ostatnią aplikacją zamkniętą w nocy (jeśli w ogóle ją zamkniesz). Oto moje 10 najlepszych sposobów na lepsze korzystanie z Outlooka. Najpierw podzielę się pięcioma podstawami korzystania z niesamowitego programu Outlook, a następnie podzielę się bardziej zaawansowanymi poradami w moim następnym poście.

Przeciągnij i upuść wszystko

Jedną z największych korzyści w Outlooku jest to, że możesz praktycznie przeciągnij i upuść dowolny element programu Outlook z jednego folderu do drugiego. Przeciągnij wiadomość e-mail do swojego folderu kontaktów, a program Outlook utworzy kontakt za pomocą imienia i nazwiska oraz adresu e-mail. Przeciągnij wiadomość e-mail do folderu kalendarza i ponownie, spotkanie zostanie utworzone dla ciebie z treścią e-maila wprowadzonego do notatek kalendarza.

Kliknij prawym przyciskiem myszy

Jeśli masz wątpliwości i nie wiesz, co robić następnie w Outlooku, kliknij prawym przyciskiem myszy element programu Outlook, a menu, które się pojawi, będzie prawdopodobnie miało tę funkcję, której potrzebujesz. Kliknij prawym przyciskiem myszy nazwisko w adresie e-mail i wybierz Dodaj do Kontaktu Outlook, a kontakt zostanie utworzony automatycznie. Kliknij element kalendarza prawym przyciskiem myszy i możesz go wydrukować i zabrać ze sobą na kolejne spotkanie.

Otwieranie wielu okien programu Outlook

Ilu z was chciałoby, aby Wasza skrzynka odbiorcza, kalendarz i kontakty były otwarte cały czas? Możesz klikając prawym przyciskiem myszy ikonę kalendarza lub folder kalendarza i wybrać "Otwórz w nowym oknie", a otworzy się kolejny folder programu Outlook. Zrób to samo, klikając prawym przyciskiem myszy ikonę Kontakt i "Otwórz w nowym oknie".

Szukaj czegoś

Jeśli jesteś podobny do mnie, czekanie dodatkowej sekundy na znalezienie czegoś jest denerwujące. Jedną z najlepszych funkcji, którą lubię w Outlook 2007, jest to, że możesz wyszukiwać rzeczy znacznie szybciej. Szybsze wyszukiwanie samo w sobie jest warte aktualizacji, jeśli nadal korzystasz z wersji starszej niż Outlook 2007. Wystarczy wpisać dowolne słowo w polu wyszukiwania w skrzynce odbiorczej lub w dowolnym folderze poczty, a program Outlook od razu odszuka właściwy adres e-mail. Możesz zrobić to samo dla kontaktów, kalendarza lub zadań. Pole wyszukiwania znajduje się w lewym górnym rogu i bardzo szybko zwróci element wyszukiwania. Na przykład, w swoich folderach kontaktów wpisz po prostu Nowy Jork i wszystkie kontakty, które mają Nowy Jork w ich adresie lub notatkach.

Utwórz dodatkowe foldery czegoś

Wielu z was już wie, jak tworzyć dodatkowe foldery e-mail, klikając prawym przyciskiem myszy na liście folderów i wybierając Nowy folder. Czy wiesz, że możesz tworzyć także inne typy folderów, takie jak inny kontakt, kalendarz lub folder zadań? Aby utworzyć kolejny folder kontaktów, być może zawiera tylko kontakty osobiste, kliknij prawym przyciskiem myszy dowolny element folderu i wybierz opcję Nowy folder. W obszarze "Folder zawiera" wybierz Elementy kontaktu i wybierz miejsce, w którym chcesz zapisać nowy folder kontaktów, a następnie folder będzie widoczny.

Oto podstawowe wskazówki dotyczące bogatszej oferty Outlooka. Zapoznanie się z tymi funkcjami powinno skrócić o wiele więcej minut, których możesz używać do odpowiadania na wiadomości e-mail. Następnym razem omówię bardziej zaawansowane funkcje, które mogą pomóc w zmniejszeniu ilości wiadomości e-mail w skrzynce odbiorczej.

James Wong jest współzałożycielem i dyrektorem generalnym Avidian Technologies, twórcy Proroka, łatwego oprogramowania CRM dla programu Outlook. James jest doświadczonym i założycielem trzech odnoszących sukcesy firm, a także aktywnym inwestorem i zwolennikiem statku.