Jak zablokować dane w swoich aplikacjach

Twoje codzienne aplikacje biurowe przechowują więcej ukrytych informacji w dokumentach, które tworzysz i pracujesz, niż być może wiesz. Oto, jak upewnić się, że nie upublicznisz danych, które powinny pozostać prywatne.

Ukryte dane w twoich dokumentach

Narzędzie Usuń ukryte dane Microsoftu spełnia swoją nazwę ze starszymi dokumentami Office.

Dlaczego powinieneś się opiekować: Żenujące komentarze lub zastrzeżone informacje mogą dotrzeć do niezamierzonych odbiorców.

Scenariusz: Jesteś księgowym dla firmy, której zarząd poprosił Cię o dostarczenie podsumowania wydatków i dochodów - zadanie wymaga to współpracy z kilkoma osobami. Projekt twojego raportu - napisany w Microsoft Word - zmienia dłonie na kilka dni, gdy różni uczestnicy wkładają notatki, pytania, a może nawet kilka implozji.

[Czytaj dalej: Jak usunąć złośliwe oprogramowanie ze swojego komputera z Windows]

Czyścisz dokument przed przesłaniem go na forum, ale komentarz "Czy oni naprawdę oczekują, że ludzie kupią to badziewia?" (wraz z imieniem i nazwiskiem osoby, która je dodała oraz czasem i datą jej utworzenia) nie zniknęło - po prostu się ukrywa.

Wśród typów metadanych arkuszy kalkulacyjnych, dokumentów programu Word i prezentacji PowerPoint mogą pozostać w ukrytej (ale łatwo wykrywalnej) formie są imiona i inicjały każdego, kto kiedykolwiek napisał lub zredagował ten dokument; dane szablonu; rewizje dokumentów; edytowanie komentarzy; nazwa komputera, nazwa firmy, której nazwa pojawia się w informacji o licencji dla Twojej kopii Microsoft Office, oraz nazwa dysku twardego lub serwera, na którym zapisałeś dokument.

Informacje wbudowane, takie jak nazwy serwerów plików lub nazwy użytkowników - które często są poddawane recyklingowi jako dane logowania - sprawiają, że kradzież danych jest znacznie łatwiejsza dla korporacyjnego szpiega. Jeśli nie chcesz publikować informacji o wewnętrznej sieci swojej firmy dla całego świata, dlaczego miałbyś oddawać fragmenty tych informacji w dokumentach, które produkujesz w Internecie? Niektóre z tych informacji są łatwo dostępne, a wyodrębnianie innych części z dokumentu może wymagać użycia edytorów plików na poziomie binarnym.

Napraw: W przypadku Office XP i 2003 można pobrać narzędzie Usuń ukryte dane firmy Microsoft. W przypadku dokumentów Office 2007 można użyć polecenia Inspektor dokumentów do wyświetlenia i (opcjonalnie) usunięcia niechcianych pozostałości metadanych z plików Word, Excel i PowerPoint.

Nieudana Redakcja

Dlaczego należy zachować ostrożność: Zezwalanie na poufne dane prywatne Dane, które docierają do społeczeństwa przez niedbalstwo, źle na tobie odzwierciedlają.

Scenariusz: Naukowcy, badacze medyczni i sądy często muszą publikować wersje prywatnych notatek z badań, danych lub raportów do publicznej konsumpcji. Kiedy te dokumenty zawierają poufne dane osobowe - imiona, numery ubezpieczenia społecznego, adresy ulic i numery telefonów - często łatwiej jest redagować lub ukrywać te części dokumentu, zamiast zmieniać oryginalny plik.

czarne paski, które obejmują nazwiska osób, lokalizacje i daty w drukowanych dokumentach są wystarczające dla raportu papierowego, ale dokumenty cyfrowe to inna kwestia. Pojawiły się głośne instancje, w których osoby trzecie łatwo odnalazły rzekomo zredagowane informacje, ponieważ osoba pracująca z dokumentem nie wiedziała, że ​​ktoś wyposażony w pełną wersję programu Adobe Acrobat może usunąć czarny pasek nad tekstem w pliku PDF. Jeśli chcesz opublikować informacje publicznie, nie ujawniając poufnych danych, musisz zadbać o to, aby wprowadzone przez ciebie redakcje były nieodwracalne.

Napraw: NASA ma najbardziej przejrzyste instrukcje online wyjaśniające ten proces. W dokumentach programu Word można łatwo zapisać nową kopię pliku, który ma zostać zmieniony: upewnij się, że tryb wersji jest wyłączony, a następnie wpisz tekst nad tekstem, który chcesz zredagować. Aby zredagować zawartość w plikach PDF, musisz użyć wtyczki innej firmy (np. 249 RedaxAppligant) lub zakryć tekst czarnymi pasami w pliku PDF, przekonwertować plik PDF na obraz TIFF, a następnie przekonwertować TIFF do pliku PDF. Jedynym minusem jest to, że czytelnicy tracą możliwość wyszukiwania tekstu w pliku PDF, który został przekonwertowany w ten sposób.