Jak śledzić zmiany, używaj komentarzy w udostępnionym dokumencie MS Word

W biurze czasami potrzebujemy utworzyć wspólny dokument, a mianowicie. jeden dokument, który ma być używany przez wiele osób. W takim przypadku oczywiste jest również, że uprzywilejowani dokonają zmian w dokumencie; a czasami wprowadzają zmiany, których inni nie mogą zrozumieć.

Dlatego dobrym pomysłem jest śledzenie zmian dokonanych w udostępnionym dokumencie. Podstawowym sposobem na to jest dodanie komentarza po wprowadzeniu zmian lub powiadomienie współpracowników po dokonaniu edycji. Ale to nie zawsze jest zbyt wygodne, zwłaszcza jeśli dokument jest duży. Na szczęście MS Word ma tu twoje plecy.

MS Word udostępnia dwa doskonałe narzędzia o nazwie Komentarz i śledzenie zmian na karcie Przegląd. Podczas gdy widziałem bardzo mało osób z nich korzystających, ci, którzy korzystają, wiedzą, jak łatwo może się to stać, gdy zdobędziesz te dwie doskonałe funkcje. A dzisiaj poprowadzimy Cię przez podstawy ich uprawiania.

Używanie komentarzy w programie MS Word

Ta funkcja pomoże innym użytkownikom (mającym dostęp do dokumentu) poznać Twoją opinię lub sugestie dotyczące pewnych rzeczy. Na przykład wybierz tekst (tak jak robię w moim artykule) i kliknij ikonę Nowy komentarz. Zanotuj etykietę (s1) i odpowiedni komentarz, który został dodany do niej w lewym okienku.

Teraz, gdy inni użytkownicy otwierają dokument, mogą wyświetlić komentarz, zaakceptować opinię lub zostawić własne komentarze. Z narzędzi wstążki możesz usunąć komentarze lub nawet przeskoczyć do poprzedniego / następnego komentarza.

Używanie śledzenia zmian w programie MS Word do śledzenia edycji dokumentów

Jak sama nazwa wskazuje, ten zestaw pomaga śledzić zmiany dokonywane w dokumencie. W momencie, gdy klikniesz Track Changes, cokolwiek wpiszesz jako nowe, pojawi się na czerwono i zostanie podkreślone. I cokolwiek usuniesz, zostanie przekreślone (jak to), a nie usunięte.

Pionowa linia po lewej stronie rozciąga się na całej długości i zawiera jakiekolwiek zmiany. Wraz z tym okienko recenzowania (może zostać podniesione ze wstążki) pokaże szczegóły dotyczące wprowadzanych zmian. W ten sposób właściciel będzie miał gruntowną wiedzę na temat zmian wprowadzonych w dokumencie.

Te zmiany można teraz zaakceptować lub odrzucić, klikając prawym przyciskiem myszy.

Poza tym możesz zobaczyć wersje w formacie balonu (obrazek poniżej) lub sprawdzić różne wersje dokumentu (przełączać opcje na liście rozwijanej, oznaczające Finał pokazywania znaczników; pokazane na pierwszym obrazku).

Istnieje wiele innych czynności związanych z formatowaniem i zmianą kolorów, do których możesz się stosować. I jestem pewien, że odkryjesz te opcje po opanowaniu podstaw.

Wniosek

Celem tego artykułu było omówienie podstawowych informacji, które pomogą Ci rozpocząć pracę z tymi dwoma wspaniałymi narzędziami w programie MS Word. Jeśli użyłeś ich wcześniej, możesz podzielić się kilkoma trikami i wskazówkami, które znasz, z naszymi innymi czytelnikami. Dla tych, którzy chcą zacząć, opowiedz nam o swoich doświadczeniach związanych z korzystaniem z niego po raz pierwszy.