Jak używać narzędzia komentarzy w ms excel do dodawania notatek

W przeszłości rozmawialiśmy o współpracy nad udostępnionymi dokumentami. Oczywistą zaletą jest to, że wszyscy użytkownicy są na tej samej stronie i mają równe zrozumienie zmian, które inni wprowadzają w dokumencie. Następnie skupiliśmy się na MS Word i przejrzeliśmy dwa narzędzia - komentarze i śledzenie zmian. Dzisiaj omówimy i zbadamy za pomocą narzędzia Komentarze w programie MS Excel, które wykonuje mniej więcej to samo zadanie.

Fajna wskazówka: Możesz także dowiedzieć się, jak utworzyć listę rozwijaną (listę walidacyjną) w skoroszytach MS Excel.

Cóż, oprócz używania komentarzy jako notatki współpracownika, może się okazać, że jest on przydatny do robienia notatek, określania ograniczeń komórek itp. To od ciebie zależy, w jaki sposób uczynisz tę funkcję użyteczną. Podczas gdy my to rozwijamy, możesz wypróbować kilka rzeczy. Otwórz narzędzie MS Excel i przejdź do karty Recenzja. Sprawdź sekcję Komentarze pod nim.

Jeśli chcesz zdefiniować komentarz w dowolnej komórce, zaznacz go. Następnie kliknij go prawym przyciskiem myszy i wybierz opcję „ Wstaw komentarz”.

Gdy to zrobisz, pojawi się małe pole tekstowe i wskaże wybraną komórkę. Możesz wypełnić komentarze w tym polu.

Jeśli zauważyłeś, że pole komentarza określa również nazwę twórcy / edytora komentarza (który działa jako identyfikator). Komórka, która została skomentowana, jest oznaczona czerwonym trójkątem w prawym górnym rogu komórki.

Po utworzeniu komentarza zwiększa się opcja kliknięcia prawym przyciskiem myszy w tej komórce. Nowe, które się otwierają, to Edytuj komentarz, Usuń komentarz i Pokaż / Ukryj komentarz; z których pierwsze dwa mają oczywiste znaczenie.

Pokaż / Ukryj komentarz można wykorzystać do przypinania / odpinania komentarza, aby zawsze pozostawał na górze. Podczas pokazywania pole komentarza będzie zawsze wyświetlane, nawet jeśli pracujesz z inną komórką. Po ukryciu przechodzi w tło. Obraz pokazuje mieszany (włączony i wyłączony) przykład komentarzy w stanach Pokaż i Ukryj.

Jeśli chcesz, możesz użyć narzędzia wstążki, aby wyświetlić / ukryć wszystkie komentarze, aby wykonać zbiorowe działanie w tym zakresie. Oznacza to, że wszystkie skomentowane komórki będą zbiorczo w stanie Pokaż lub Ukryj.

Uwaga: Komentarze można tworzyć tylko dla jednej komórki naraz. Jeśli wybierzesz wiele komórek, a następnie wstawisz komentarz, narzędzie zawiedzie Cię. Nie zostaniesz jednak powstrzymany przed utworzeniem duplikatu komentarza w innym miejscu.

Wniosek

Osobiście uważam, że korzystanie z tej funkcji w wielu miejscach w mojej codziennej dokumentacji. I jestem pewien, że w pewnym sensie okaże się to pomocne. Więc następnym razem, gdy chcesz dodać instrukcje do arkusza kalkulacyjnego, wiesz, co robić.