Jak używać filtrów gmail jak profesjonalista, aby zmniejszyć stres

Codziennie rano budzisz się i większość razy, nawet zanim pomyślisz o myciu zębów, zaczniesz sprawdzać swój telefon. I oto twoje konto Gmail jest zalane dziesiątkami maili, które mogą wymagać twojej uwagi. Jasne, zawsze możesz sprawdzić to później, ale maile wciąż się palą i wkrótce to osuwisko.

Nikt nie lubi zajmować się niepotrzebnymi wiadomościami e-mail, a zmniejszenie stresu związanego z zarządzaniem zaporą pocztową jest dokładnie tym, w czym będziemy ci pomagać. Ponieważ Gmail jest klientem większości ludzi, zobaczmy, jak te fajne filtry mogą pomóc w kontrolowaniu ciśnienia krwi.

Przewodnik dla początkujących: jeśli nie masz pewności, co do któregokolwiek z tych warunków, sprawdź nasz przewodnik po tagach, filtrach i etykietach Gmaila.

1. No Point Reading WSZYSTKIE E-maile

Większość irytujących maili, które otrzymuję, to po prostu potwierdzenia. Czasami nowa strona internetowa lub usługa, na którą się zapisujesz (czego nie możesz przewidzieć), a czasami znane adresy bombardujące Twoją skrzynkę odbiorczą. Dla znajomych stworzyłem filtr, który automatycznie zaznacza, że ​​te wiadomości są czytane, a nawet możesz dodawać etykiety, takie jak „autoread”, aby zachować porządek w skrzynce odbiorczej.

Jak widać, do tego niestandardowego filtru dodałem mailing potwierdzający Amazon, a nawet możesz dodać go do całej nazwy domeny „amazon.com” (amazon.in w moim przypadku). Zrób te filtry dla wszystkich takich e-maili, i tak nie ma sensu czytać ich wszystkich.

2. Czy kiedykolwiek słyszałeś Boole'a?

Po prostu Boolean to termin, który bardzo przypomina „koniunkcję” języka angielskiego. Możesz używać słów takich jak AND, OR lub NOT do wyszukiwania w Gmailu. Podobnie możesz zignorować większość zautomatyzowanych wiadomości e-mail z wyjątkiem kilku ważnych wiadomości z niektórych domen. Na przykład, gdy zablokowałeś wszystkie wiadomości z potwierdzeniem zamówienia z Amazon, prawdopodobnie NIE chcesz automatycznie czytać tych, które zawierają słowo „problem”.

3. Filtry + etykiety Idź w parze

Dodanie etykiet do posortowanych wiadomości e-mail da ci znacznie lepszy wizualny obraz tego, co dzieje się z tymi wszystkimi wiadomościami e-mail docierającymi do skrzynki odbiorczej. Ważne maile z powyższymi filtrami mogą mieć bardziej efektowną czerwoną (lub podobną) kolorową etykietę, podczas gdy nieważne mogą być pozostawione same.

4. Lśniące gwiazdy

Dodawanie gwiazd do najważniejszych wiadomości, które wymagają natychmiastowej uwagi, jest dobrym sposobem na uporządkowanie priorytetów. Najłatwiej to zrobić, otwierając pocztę, która Twoim zdaniem jest naprawdę ważna, i wybierz opcję Filtruj wiadomości takie jak ta.

Na następnym znanym ekranie filtru Gmail wybierz opcję Utwórz filtr za pomocą tego wyszukiwania, a na następnym ekranie zaznacz pole wyboru Gwiazdy w nim. Możesz nawet zaznaczyć pole poniżej, aby zastosować filtr do dopasowanych konwersacji x, które automatycznie wyróżnią istniejące konwersacje wybranym filtrem.

5. Wypełnij

Cóż, nie dosłownie! Gmail umożliwia tworzenie filtrów zbiorczych dla tej samej akcji. Tak więc w przypadku tego samego działania powyżej, jeśli znasz już adresy e-mail osób (lub są one częścią Twojej listy kontaktów), po prostu idź dalej i utwórz filtr z Boolean OR, a tę samą regułę można zastosować do wszystkich swoich e-maili od teraz.

Oczywiście nie krępuj się, zaznacz te pola, aby mieć załącznik i nie dołączaj czatów do dalszej segregacji.

Stosowanie etykiet do identyfikatorów przesyłek masowych również działa dobrze i jest dobrym pomysłem, jeśli chcesz oddzielić pracę i odtwarzać wiadomości e-mail z różnymi kolorowymi etykietami.

Nie komplikuj się

Cokolwiek wybierzesz z tymi wskazówkami, spróbuj nie przesadzać. Chcesz zachować prostotę, stosując proste zasady, które pomagają zachować porządek. Jeśli masz jakieś pytania lub pytania, dołącz do nas na naszych forach. Chcielibyśmy usłyszeć, jak działają filtry Gmaila.