Użyj kalendarza programu Outlook, aby uzyskać stałe, seryjne przypomnienia

Zwykle polegamy na przypomnieniach, aby nie zapomnieć o ważnych zadaniach. Ale to jednorazowe przypomnienie może czasami nie wystarczyć. Zabierasz raz poza zasięgiem wzroku, i to nie do pomyślenia, zanim się zorientujesz. Wtedy trzeba być bombardowanym ciągłymi przypomnieniami, aby upewnić się, że mózg nie ma luksusu zapomnienia, jeśli chodzi o te podstawowe zadania.

Jednym z takich podstawowych zadań jest dla mnie opłacenie rachunków kartą kredytową. Tylko jedno przypomnienie? Nawet nie służy jako szturchnięcie, zapomnij popychać mnie do zalogowania się do mojego banku.

Potrzebuję w takim scenariuszu procesu, który powiedziałby mi każdego dnia: „Masz N dni na opłacenie rachunków”. Teraz używam MS Outlook jako trackera do zrobienia i nie pomaga mi to tworzyć takich rutynowych przypomnień. Pomyślałem więc, że zamiast tego użyję mojego kalendarza, który będzie dla mnie taki jak ten pokazany w poniższym przykładzie.

Nasz artykuł jest przewodnikiem na temat tworzenia takich wpisów kalendarza. Potrzebujesz przewodnika, ponieważ proste spotkanie z kalendarzem nie pomoże ci w stworzeniu takich zadań.

Część I: Tworzenie pliku CSV

Kluczem do tworzenia takich pozycji kalendarza jest utworzenie pliku z wartościami oddzielonymi przecinkami, a następnie zaimportowanie go do kalendarza MS Outlook.

Utwórz plik MS Excel i dziurkuj dane zgodnie ze swoimi wymaganiami. Nagłówki kolumn, data rozpoczęcia i temat są koniecznością.

Daty tutaj powinny być w porządku rosnącym, a liczba dni powinna maleć. Aby szybko wypełnić taką serię, możesz skorzystać ze sztuczki, którą omówiliśmy w oddzielnym poście.

Uwaga: Jeśli chcesz dodać więcej pól do pliku, możesz utworzyć pusty kalendarz, wyeksportować go jako plik CSV i przestudiować obsługiwane pola.

Po zakończeniu zapisz plik w formacie CSV. To dlatego, że później zaimportujesz go do swojego kalendarza.

Część II: Importowanie pliku CSV do kalendarza

Teraz musisz zaimportować wartości plików do kalendarza w narzędziu MS Outlook. Korzystamy z MS Outlook 2013 w naszym przykładzie. Kroki byłyby mniej więcej takie same w niższych wersjach.

Krok 1: Przejdź do menu Plik i kliknij sekcję Otwórz i eksportuj w lewym okienku. Następnie kliknij Import / Export po prawej stronie.

Krok 2: W następnym oknie wybierz opcję Importuj z innego programu lub pliku. Kliknij Dalej.

Krok 3: Następnie wybierz typ pliku. W naszym przypadku musi to być wartość oddzielona przecinkami. Kliknij ponownie Dalej.

Krok 4: Przejdź do pliku, który zawiera dane kalendarza, takie jak te, które tworzymy w Części I powyżej. Kliknij przycisk Dalej po wybraniu właściwego pliku.

Krok 5: Wybierz kalendarz, do którego chcesz zaimportować nowy wpis kalendarza, a następnie kliknij Dalej.

Krok 6: Sprawdź, czy plik importu jest poprawny. Kliknij również pola niestandardowe mapy, aby sprawdzić, czy nagłówki tematu i daty rozpoczęcia zostały poprawnie zmapowane.

Krok 7: Po zweryfikowaniu pól niestandardowych kliknij Ok, a następnie kliknij Zakończ. W ciągu kilku sekund elementy zostaną zsynchronizowane i odzwierciedlają zmiany pokazane w przykładowym kalendarzu.

Wniosek

Dla osoby takiej jak ja takie przypomnienia mają sens. Pracuję codziennie z kalendarzami i bardzo pomagają w świadomym i ciągłym przypominaniu sobie o czymś ważnym, co muszę wiedzieć przez pewien czas.

Wypróbuj swoje wymagania i zapytaj nas, czy nie możesz przejść przez określone ustawienie.