Zachowaj tabulatory na swoich dokumentach prawnych

Prawne porozumienie może być początkiem czegoś wspaniałego w biznesie. Ale śledzenie wszystkich szczegółów w wielu kontraktach może być koszmarem dla dziennikarzy.

Główny pulpit nawigacyjny Mumboe pokazuje nadchodzące i zaległe zadania wraz z ich terminami. Wybitne ikony umożliwiają tworzenie, przeglądanie lub znajdowanie umowy zapisanej w bazie danych Mumboe.

Nowa usługa o nazwie Mumboe pobiera dokumenty prawne z zakurzonych szafek z plikami i umieszcza je w bezpiecznej i przeszukiwalnej bazie danych online. Może pomóc firmie w tworzeniu i śledzeniu zarówno jej umów prawnych, jak i wszelkich terminów lub innych kluczowych informacji z nimi związanych.

Mumboe to internetowa alternatywa dla oprogramowania komputerowego do zarządzania dokumentami, na przykład Docsvault. Inne usługi online, takie jak Microsoft Office Live Small Business, umożliwiają przechowywanie i śledzenie dokumentów. Mumboe jest jednak szczególnie odpowiedni do zarządzania wieloma umowami prawnymi, ponieważ śledzi również powiązane zadania i dane, które mogą być ważne, takie jak data wygaśnięcia umowy.

[Więcej informacji: Najlepsze usługi transmisji telewizyjnej]

Podejrzewam, że sam fakt, że jest to usługa internetowa, zniechęci niektórych potencjalnych użytkowników. Niektórzy prawnicy na przykład nie powierzaliby poufnych dokumentów żadnej bazie danych w Internecie, bez względu na to, jak bezpieczni. Ale zakładając, że wybierzesz silne hasło, transmisja dokumentów w trybie online powinna być dobrze chroniona przez 256-bitowe szyfrowanie usługi.

Jak działa Mumboe

Po utworzeniu konta użytkownika logujesz się do Mumboe przez przeglądarkę internetową znaleźć dodatkowy, ale elegancki interfejs użytkownika. Główny pulpit wyświetla nadchodzące i zaległe zadania wraz z ich terminami. Widoczne są również ikony umożliwiające tworzenie, przeglądanie lub znajdowanie umów w bazie danych online.

Pasek menu u góry zapewnia dostęp za pomocą jednego kliknięcia do zarządzania umowami, zadaniami i kontaktami. Inne opcje menu obejmują zakładki i ostatnio oglądane przedmioty.

Mumboe umożliwia tworzenie różnych typów umów, takich jak umowa dzierżawy lub umowa o nieujawnianiu, za pomocą szablonów Microsoft Word, które można pobrać z Mumboe.com, a następnie dostosować w programie Word lub dowolnym Aplikacja zgodna z Word. Główną zaletą usługi jest jednak możliwość śledzenia umów prawnych.

Umowy o śledzenie w Mumboe

Możesz przesłać umowy do Mumboe w formatach.doc (Word), PDF lub TIFF. Po wprowadzeniu dokumentu do bazy danych dostęp do niego można udostępnić innym autoryzowanym użytkownikom. Usługa obsługuje kilka różnych sposobów wyszukiwania umowy, na przykład przez nazwy stron umowy, lub poprzez przedłużenie umowy i daty wygaśnięcia.

Mumboe zapewnia również bazę danych do śledzenia kluczowych postanowień tych dokumentów, takich jak jako wymagane płatności, numery zamówień i terytorium objęte gwarancją. Śledzi również wydarzenia, takie jak nowe wersje umowy. Teraz musisz ręcznie wypełnić większość odpowiednich pól bazy danych dla każdej umowy, ale Mumboe planuje zautomatyzować więcej wprowadzania danych w przyszłych wersjach.

Integracja z usługą zarządzania relacjami z klientami Salesforce.com jest planowana na później w tym roku, więc że będziesz mógł połączyć dane Mumboe z bazą danych Salesforce.com.

Kto potrzebuje legalnego śledzenia umów?

Mumboe jest skierowany do wielu firm - małych i dużych przedsiębiorstw - które muszą być blisko zakładki ich umów prawnych. Usługa może okazać się przydatna zarówno dla wewnętrznego radcy prawnego, jak i zewnętrznych doradców prawnych, którzy muszą przeglądać projekty umów i mieć dostęp do istniejących umów biznesowych.

Mumboe jest obecnie w fazie testów beta. Pełna usługa zadebiutuje 20 marca w trzech wersjach. Mumboe Express jest bezpłatny i obejmuje miejsce na maksymalnie dziesięć umów (50 MB) oraz wspólny dostęp dla maksymalnie trzech użytkowników.

Mumboe Standard obejmuje pamięć na 250 umów (500 MB) i kosztuje 24 USD za użytkownika miesięcznie bez limitu liczby użytkowników. Pro może przechowywać do 1000 umów (2 GB) za 48 USD za użytkownika miesięcznie. Organizacje, które wymagają więcej niż 2 GB pamięci masowej, powinny skontaktować się z Mumboe w celu ustalenia cen dla przedsiębiorstw.

Zakładając, że potrzebujesz więcej niż oferuje bezpłatna edycja Express, Mumboe będzie kosztować więcej niż szafka na dokumenty, tradycyjne repozytorium umów prawnych. Jednak wiele organizacji powinno uznać, że opłaca się udostępnianie dokumentów, śledzenie historii zmian i utrzymywanie terminów na karcie.

Richard Morochove jest konsultantem IT i pisarzem. Wyślij mu pytania na temat korzystania z technologii w podłączonym małym i średnim przedsiębiorstwie za pośrednictwem poczty e-mail. PC World może edytować twoje zapytanie i nie może zagwarantować, że wszystkie pytania zostaną odebrane.