Upewnij się, że otrzymujesz ogólną wiadomość e-mail

W jaki sposób Twoja firma obsługuje pocztę e-mail z zapytaniami ogólnymi i sprzedażowymi? W wielu organizacjach wiadomości te trafiają na współdzielone konto e-mail, na przykład info@twoja_domena.com. Odpowiadanie na nie może być obowiązkiem każdego z kilku przedstawicieli firmy.

Ale jak zapewnić, że Twoja firma natychmiast obsłuży wszystkie zapytania wysłane na wspólny adres e-mail? We współczesnym, szybko rozwijającym się świecie biznesu, zbyt długie pozostawienie wiadomości e-mail bez odpowiedzi może oznaczać różnicę między wygrywaniem zlecenia sprzedaży a jego utratą. A w jaki sposób zapobiegasz marnowaniu czasu przez wielu pracowników (i dając klientowi złe wrażenie na procesach Twojej firmy), odpowiadając na to samo zapytanie?

Pomoże w tym Email Center Pro (ECP). Jest to nowa usługa internetowa do udostępniania wiadomości e-mail wśród współpracowników, którzy mogą dodawać komentarze do wiadomości i używać szablonów lub współpracować w celu szybkiego dostarczania odpowiedzi.

W zależności od konfiguracji systemu udostępnianie wiadomości może mieć wpływ na prywatność. ECP nie jest przeznaczony do zastępowania firmowej poczty e-mail; działa z istniejącą usługą, aby zapewnić, że Twoi pracownicy nie upuszczają piłki w korespondencji elektronicznej.

Możesz ocenić ECP za pomocą bezpłatnego, wspieranego reklamami planu. Płatne plany zaczynają się od 19 USD miesięcznie.

Korzystanie z Centrum pocztowego Pro

Możesz zarejestrować konto ECP online - i utworzyć jedną lub więcej skrzynek pocztowych - w ciągu zaledwie kilku minut. ECP zaleca kierowanie poczty do usługi poprzez skonfigurowanie pobierania POP z określonej skrzynki pocztowej (na przykład [email protected]); ale jeśli wolisz, możesz przesłać dalej pocztę, lub podać po prostu swój adres skrzynki pocztowej ECP (choć spowoduje to, że adres będzie wyglądał bardziej klikownie - np. [email protected]).

Możesz oczywiście korzystaj z usługi dla kont prywatnych, ale spowoduje to, że adres e-mail danej osoby nie będzie już prywatny. Mimo to, gdy pracownicy zachorują lub wyjeżdżają na urlop lub urlop macierzyński, korzystanie z ECP do obsługi ich kont (być może poprzez tymczasowe przekazywanie ich wiadomości do ECP) ​​może pomóc współpracownikom w wyłapaniu luzu w wiadomościach e-mail, które w przeciwnym razie mdlałyby aż do powrotu nieobecnych pracowników.

Po zalogowaniu się do usługi online ECP można przeglądać i przeszukiwać wszystkie wiadomości e-mail na chronionych kontach, co stanowi historię komunikacji z klientami. Ponadto, aby utworzyć bardziej kompletny rekord, można przekazywać starsze wiadomości i odpowiednie wiadomości z poszczególnych kont, które nie są obsługiwane przez usługę.

ECP używa SpamAssassin jako filtra antyspamowego. Przychodzący spam nie wlicza się do zbyt napiętych miesięcznych limitów wiadomości e-mail.

Email Center Pro umożliwia przypisywanie wiadomości w udostępnionej skrzynce pocztowej do poszczególnych pracowników w celu kontynuacji.

Rozwijane menu umożliwia przypisanie nowa wiadomość do konkretnej osoby do kontynuacji. Możesz także wysłać powiadomienia o nowych wiadomościach i możesz śledzić odpowiedzi, aby sprawdzić, jak długo e-maile nie pozostały bez odpowiedzi - lub dołączać notatki do wątku e-mailowego z klientem, aby udostępniać informacje zespołowi.

Wbudowany edytor umożliwia tworzenie niestandardowych szablonów wiadomości, skracając czas niezbędny do opracowania niestandardowej odpowiedzi i wprowadzając pewien stopień spójności w odpowiedziach firmy.

Inteligentne foldery umożliwiają uporządkowanie wiadomości e-mail według kryteriów filtrowania określ - na przykład przez temat wiadomości lub wiadomość e-mail przypisaną do odpowiedzi. Foldery te ułatwiają przeglądanie wiadomości, które uważasz za najważniejsze.

Czy centrum e-mail Pro jest dla Ciebie odpowiednie?

ECP wyrosło z potrzeby dewelopera oprogramowania biznesowego Palo Alto, aby lepiej zarządzać własnym e -Poczta. Firma twierdzi, że ponieważ ECP wykorzystuje infrastrukturę Amazon Web Services, ma taki sam poziom niezawodności jak sklep Amazon.com.

Darmowy abonament obsługiwany przez reklamy w stopkach e-mail zapewnia 1 GB miejsca na dane, akceptuje 250 nie spamowych wiadomości e-mail miesięcznie i może pomieścić pięciu użytkowników i dwie skrzynki pocztowe. Plany płatne bez reklam zaczynają się od 19 USD miesięcznie za 5 GB miejsca, 2500 wiadomości e-mail miesięcznie, nieograniczona liczba użytkowników i 5 skrzynek pocztowych; Plany te obejmują również usługę tworzenia kopii zapasowych danych.

Najdroższy abonament kosztuje 149 USD miesięcznie za 30 GB pamięci, 15 000 wiadomości e-mail miesięcznie, bezpieczną komunikację SSL oraz nieograniczoną liczbę użytkowników i skrzynek pocztowych.

ECP isn to jedyny sposób na zarządzanie udostępnioną pocztą e-mail. Omówiłem mniej elegancką (i mniej kosztowną) strategię w poprzedniej kolumnie. System kasowania help-desk, taki jak Helpdesk Cerberus, to inna opcja. Jednak ECP jest łatwy w użyciu i prosty w konfiguracji wraz z istniejącym systemem poczty elektronicznej.

Firma stworzyła także promocję dla czytelników PC World: Wprowadzając pcworld08 w polu kodu podczas rejestracji do Plan standardowy (19 $ miesięcznie) uprawnia Cię do trzech miesięcy darmowej usługi.

Richard Morochove jest konsultantem i pisarzem IT. Prześlij mu pytania na temat korzystania z technologii w połączonym małym i średnim przedsiębiorstwie za pośrednictwem poczty e-mail. PC World może edytować twoje zapytanie i nie może zagwarantować, że wszystkie pytania zostaną odebrane.