Porady dotyczące oszczędzania czasu i szybszej pracy w programie Microsoft Excel

Microsoft Excel to świetne narzędzie, które wykonuje żmudną pracę w łatwy sposób. Niezależnie od tego, czy może to być powtarzanie zadań, czy zarządzanie danymi w czysty sposób, Excel robi to dobrze. Istnieje wiele funkcji Excel, których większość z nas nie zna. Znajomość tych ukrytych wskazówek i funkcji pomaga nam szybciej wykonać pracę i oszczędza mnóstwo czasu. Dzisiaj poinformuję cię o wskazówkach dla programu Excel , aby zaoszczędzić czas i zakończyć pracę szybciej na komputerze z systemem Windows.

Wskazówki Excela o oszczędzaniu czasu

Możemy napotkać małe problemy, takie jak tworzenie wielu linie w pojedynczej komórce lub drukowanie wielu arkuszy na jednym papierze. W tym celu stosujemy różne techniki, które mogą nie być tak skuteczne, jak byśmy tego chcieli. W tym artykule dowiesz się, jak wykonywać takie zadania w prosty sposób, aby zaoszczędzić czas, aby szybciej wykonać pracę.

1. Wiele linii w komórce

Podczas wypełniania arkusza Excela czasami potrzebujemy wielu informacji w pojedynczej komórce. Na przykład, jeśli chcesz zapisać adres w komórce, musi on znajdować się w wielu liniach w komórce. Następnie, jeśli naciśniesz przycisk "Enter " , sterowanie przejdzie do następnej komórki, ale to nie jest to, czego chcemy. Naciśnij klawisz Alt + Enter , aby przesunąć kursor do następnego wiersza tej samej komórki. Byłoby to wybawicielem posiadania wielu linii w pojedynczej komórce.

2. Szybkie dodawanie wartości komórki

Jeśli chcesz dodać wartości lub średnią wartość wielu wartości komórek, nie ma potrzeby używania tej formuły. Aby wykonać te podstawowe czynności, wybierz komórkę, naciśnij klawisz " Ctrl " i wybierz żądane komórki. Na pasku stanu, który znajduje się na dole arkusza programu Excel, można znaleźć obliczane wartości Sum, Average i inne. Jeśli chcesz zobaczyć inne wartości, po prostu kliknij pasek stanu prawym przyciskiem myszy i wybierz wartość, którą chcesz zobaczyć.

Możesz dodać wartości takie jak Minimum, Maximum, Licznik liczb (wybrane komórki zawierające wartości liczbowe) i wiele innych w ten sposób.

Przeczytaj : 10 ulubionych porad, wskazówek i poradników dotyczących programu Microsoft Excel.

3. Twórz szablony wykresów do ponownego użycia

Tworzenie tego samego rodzaju wykresu ponownie jest naprawdę powtarzalną pracą. Na przykład, jeśli chcesz utworzyć wykres dla danych sprzedaży z całego miesiąca, lepiej jest utworzyć szablon wykresu i używać tego samego szablonu za każdym razem, gdy chcesz korzystać z wykresu. Aby utworzyć i ponownie użyć szablonu wykresu, wykonaj następujące kroki.

• Wybierz wymagane dane i wstaw wykres w zwykły sposób.
• Sformatuj, jak chcesz. Dodaj lub usuń linie siatki, etykietę danych, linie trendu i wszystko, co chcesz.
• Po sformatowaniu wykresu, wybierz wykres i kliknij "Zapisz jako szablon" w zakładce Projekt.
• Teraz zapisz wykres z rozszerzeniem ".ctrx". Domyślną lokalizacją do zapisania szablonu wykresu jest C: Users Username AppData Roaming Microsoft Templates Charts i zapisanie szablonu wykresu w tym miejscu. W razie potrzeby możesz nawet wybrać miejsce docelowe.
• Teraz, aby ponownie użyć szablonu wykresu, wybierz najnowsze dane i przejdź do "wstawiania", w sekcji "Wykresy", przejdź do "O term Charts" i " Wszystkie typy wykresów". Kliknij Szablony i wybierz odpowiedni szablon. Spowoduje to utworzenie wykresu dla najnowszych wybranych danych.

Korzystając z szablonu wykresu, oszczędza on dużo czasu i nie ma potrzeby tworzenia wykresu od początku.

4. Utwórz wykres z różnych wartości komórek

Możemy utworzyć wykres z wartości komórek, które nie sąsiadują ze sobą. Jak już wiemy, możemy wybrać wartości obecne w różnych komórkach, przytrzymując klawisz Ctrl , a następnie w ten sam sposób wybrać wartości, które nie są sąsiadującymi komórkami, a następnie wstawić wykres. Na przykład, jeśli masz nagłówki w pierwszej kolumnie i wartości w czwartej kolumnie, przytrzymaj klawisz Ctrl i wybierz pierwszą kolumnę i czwartą kolumnę, a następnie wstaw wykres.

5. Używaj nazw w formułach do łatwego zrozumienia

Posiadanie nazwy jest zawsze łatwe do rozpoznania. W ten sam sposób posiadanie nazwy dla konkretnej komórki lub zakresu danych i używanie jej w formułach jest łatwe do zrozumienia. Na przykład Komisja * B5 jest łatwa do zrozumienia niż C2 * B5. Aby to zrobić, wybierz komórkę lub zakres danych, a w zakładce "Formuły" kliknij Definiuj nazwę. Prosi o podanie nazwy i sprawdzenie komórek odniesienia przed wpisaniem nazwy i kliknięciem "OK".

Załóżmy, że utworzyłem nazwę "Komisja", wybierając konkretną komórkę, a kiedy używam Prowizji * B5 , to odnosi się ona do wartości komórki o nazwie Prowizja.

Czytaj: Najlepsze wykorzystanie nazwy skrzynki w programie Excel.

Uwaga: Nazwa powinna zaczynać się od znaku i może zaczynać się od podkreślenia. Nie powinien zaczynać się od liczby i nie powinien zawierać spacji.

Wszystkie utworzone nazwy można zobaczyć w polu Nazwa. Kliknij strzałkę rozwijaną w polu Nazwa i pokazuje listę utworzonych nazw. Wybierz nazwę i przeniesie Cię do określonego regionu lub obszaru w arkuszu.

Oto niektóre wskazówki Microsoft Excel, które pozwalają zaoszczędzić czas i ułatwiają szybkie i łatwe wykonywanie zadań. Jeśli chcesz coś dodać, podziel się z nami swoimi komentarzami.

Jutro przyjrzymy się niektórym zaawansowanym poradom Excel i kilku poradom internetowym Excel.