Sprawdzaj harmonogramy dzięki 21 wskazówom dotyczącym kalendarza Google

Może masz za zadanie realizować swoje plany z dokładnością podobną do Patton, planując wszystko z minuty na minutę. Lub, podobnie jak Marilyn Monroe, być może byłeś w kalendarzu, ale nigdy na czas. To naprawdę nie ma znaczenia, jakie podejście podejmiesz - Kalendarz Google może pasować do Twojego stylu.

Usługa jest dostępna gdziekolwiek jesteś, i oferuje szczegółową kontrolę osobowości typu A, a także kodowanie kolorystyczne dla osób świadomych stylu. Jest nawet społecznie świadomy, umożliwiając dodawanie kalendarzy poza organizację i angażowanie sieci społecznościowej w wydarzenia. Możesz jednak przeklinać co jakiś czas, gdy się zawiesza (chociaż Google gwarantuje 99% czasu działania) lub gdy bałagan w kalendarzu sprawia, że ​​przegapisz spotkanie.

Będziesz mieć dostęp do większości poniższych wskazówek za pośrednictwem ikony koła zębatego powyżej kalendarza.

Ten przewodnik pomoże Ci przejąć kontrolę niezależnie od tego, czy jesteś nowicjuszem Kalendarza Google, czy zaawansowanym użytkownikiem. Większość wskazówek odnosi się zarówno do bezpłatnego Kalendarza Google, jak i do płatnego subskrypcji Google Apps dla Firm.

Nie wszystkie przydatne skróty są oficjalnymi funkcjami. Google nieustannie warzy nowe mikstury, dlatego odwiedź Laboratorium, by znaleźć wyjątkowe narzędzia. W przeciwieństwie do oprogramowania na komputer, Google może wprowadzać nowe funkcje, kiedy tylko zechce.

Pracuj szybciej i skup się

1. Użyj skrótów klawiaturowych

Nie sięgaj po mysz ani tabliczkę dotykową - Google oferuje długą listę skrótów klawiaturowych, które mogą zaoszczędzić czas. Większość z nich jest dość intuicyjna; na początek naciśnij literę C na klawiaturze, aby utworzyć wydarzenie. Aby uzyskać więcej informacji, zapoznaj się z pełną listą skrótów.

2. Znajdź każdą randkę w pośpiechu

Przejdź do dnia, w którym musisz zaplanować.

Musisz wiedzieć, co zrobiłeś zeszłego lata, czy też chcesz zapobiec konfliktom na przyszłe plany? Nie przedzieraj się przez tygodnie, aby znaleźć konkretną datę. Odwiedź Laboratorium na ikonie koła zębatego, włącz opcję "Przejdź do daty", a następnie kliknij przycisk Zapisz. Teraz narzędzie "Przejdź do daty" pojawi się na prawo od kalendarza i możesz uderzyć w dowolnym dniu, aby to zrobić.

3. Dostosuj nawigację kalendarza

Użyj mini-kalendarza.

Nie jest od razu oczywiste, że możesz zobaczyć swój kalendarz w więcej niż w widokach dnia, tygodnia, miesiąca lub 4 dni wyświetlanych przez Google, ale możesz. Po prostu przejdź do mini kalendarza po lewej stronie głównego kalendarza i zaznacz ramkę czasową, na przykład dwa tygodnie, którą chcesz zobaczyć. Twój główny kalendarz natychmiast się dostosowuje. A co, jeśli zawsze wolisz liczyć dni w nietypowym czasie, na przykład trzytygodniowe przyrosty? Kliknij ikonę koła zębatego na stronie kalendarza, a w Ustawieniach ogólnych zmień zarówno "Widok domyślny" i "Widok niestandardowy" na 3 tygodnie. Po zapisaniu zobaczysz 21 dni za każdym razem, gdy otworzysz kalendarz.

4. Co masz w planie?

Zobacz swoje plany na kolorowej liście tekstów

Jeśli jesteś zaawansowanym użytkownikiem z mnóstwem wspólnych kalendarzy i spotkań, widok dnia może być trudny dla oczu. Możesz wyświetlić listę wydarzeń z jednodniowym wyprzedzeniem przez dzień, klikając przycisk Agenda nad kalendarzem.

5. Wymarzyć mniej ważne wydarzenia

Carpe diem! Kogo obchodzi to, co wydarzyło się w zeszłym tygodniu? Po co pozwalać, aby cotygodniowe przypomnienie o zmianie kuwety dominowało w twoim kalendarzu? Możesz sprawić, by przeszłe i powtarzające się przyszłe wydarzenia wyglądały mniej żywiołowo. Kliknij ikonę koła zębatego, a na stronie Ustawienia kalendarza znajdź "Ściemnianie wydarzeń". Zaznacz jedno lub oba zdarzenia Ściemniałe przeszłe i Ściemij powtarzające się przyszłe zdarzenia. (Z drugiej strony ta opcja może nie być dla Ciebie, jeśli często zapominasz o wtorkowym spotkaniu sprzedaży.)

Teraz najpilniejsze przypomnienia i terminy są ciemniejsze niż inne.

6. Ukryj weekendy

Korzystasz z Kalendarza Google tylko do pracy, więc schowaj sobotę i niedzielę poza zasięgiem wzroku. Możesz wyświetlić tylko od poniedziałku do piątku, klikając ikonę koła zębatego i wybierając Ukryj weekend na stronie Ustawienia ogólne.

7. Zminimalizuj wydarzenia całodniowe

Pozycje kalendarza poza biurem firmy zajmują miejsce w górnej części dnia pracy. Usuń je z drogi: Po prostu znajdź maleńką trójkątną strzałkę, która pojawi się poniżej i na lewo od pierwszego dnia tygodnia, i kliknij ją. Teraz zamiast streszczenia tekstu zobaczysz streszczenie, takie jak "19 wydarzeń".

8. Pracuj i graj na wyciągnięcie ręki

Odwróć kalendarze Jekylla i Hyde'a Jeśli wolisz, aby w Twoim tygodniu pracy nie wyświetlały się prywatne wydarzenia, możesz łatwo przełączać się między kalendarzem domowym i roboczym. Załóżmy, że jesteś już zalogowany na swoje konto Google Apps dla Firm. Kliknij swój adres e-mail w prawym górnym rogu strony Kalendarza Google i wybierz pozycję Dodaj konto. Podaj szczegóły swojego prywatnego adresu Gmail. Teraz, gdy następnym razem klikniesz swój adres e-mail w tym rogu, zobaczysz tam obydwie tożsamości i możesz łatwo przełączać się między tymi dwoma kalendarzami.

Ułatwiaj planowanie

9. Zaplanuj wydarzenie z jednym linkiem

Kalendarz Google może zrozumieć część Twojego języka, co oznacza, że ​​możesz dodać wydarzenie z jednym wierszem tekstu i nie musisz mieszać się z pełnym formularzem Utwórz wydarzenie. Zacznij od kliknięcia w dowolnym miejscu kalendarza, a następnie wypełnij pole tekstowe. Jak sugeruje Google, pomyśl jak reporter i podaj w wyrażeniu wyrażenie "kto", "co", "gdzie" i "kiedy". Możesz nawet ustawić powtarzające się wydarzenia, dodając na przykład "trzeci czwartek każdego miesiąca". ​​Domyślnie każde wydarzenie trwa godzinę, jeśli podajesz godzinę rozpoczęcia bez czasu zakończenia lub trwa cały dzień, jeśli nie masz czasu w ogóle wymień czas.

Myśl jak reporter: Utwórz wydarzenie w jednym zdaniu.

10. Sprawdź, kiedy współpracownik jest dostępny

Rozwiń menu rozwijane Inne kalendarze po lewej stronie kalendarza. Zobaczysz listę zewnętrznych kalendarzy, jeśli już je dodałeś. Jeśli Twoja firma korzysta z Google Apps dla Firm, powinieneś mieć możliwość dodawania kalendarzy współpracowników. Po prostu zacznij wpisywać czyjś adres e-mail, a Google spróbuje automatycznie uzupełnić pozostałe. Wybierz adres e-mail lub całkowicie go przeliteruj, a kolorowe oznaczenia tej osoby pojawią się nagle w Twoim kalendarzu.

Wyświetlanie wydarzeń innych osób pomaga, jeśli musisz często dotykać bazy.

11. Sprawdź, czy wszyscy mogą spotkać się w pokoju z widokiem

Zatrudnij inteligentnego przełożonego jako osobistego asystenta.

Kiedy krytyczne jest, aby wszystkie ręce znalazły się na pokładzie, to narzędzie jest darem niebios. Kliknij ikonę koła zębatego, aby odwiedzić Laboratorium. Przewiń w dół, wybierz Włącz dla inteligentnego ponownego planowania, a następnie kliknij Zapisz. Wróć do kalendarza i wybierz to ważne spotkanie. Po prawej stronie kalendarza sprawdź moduł Inteligentny reset modułu i kliknij Znajdź nowy czas. Google załaduje kalendarze zespołu, wyświetlając dostępność wszystkich naraz. Pokazuje nawet, która jest godzina dla osób w innych strefach czasowych. Jeśli Twoja firma korzysta z Google Apps dla Firm, zobaczysz także sugestie dotyczące dostępnych pokoi w budynku.

12. Ukryj wydarzenia, na które nie uczestniczysz

Nie daj się pomylić z długotrwałym wpisem z kalendarza na spotkanie, które pomijasz. Kliknij ikonę koła zębatego i na karcie Ogólne ustawień kalendarza po prostu powiedz Nie na "Pokaż odrzucone wydarzenia". Natychmiast pod tą opcją zobaczysz inne ustawienie ułatwiające uporządkowanie kalendarza. Domyślnie, za każdym razem, gdy otrzymujesz zaproszenie na wydarzenie, Google je zaciąga. Masz jednak inne opcje w sekcji "Automatycznie dodawaj zaproszenia do mojego kalendarza", w tym opcję nie pokazywania tych wydarzeń, chyba że zaakceptujesz zaproszenie. Nie zapomnij kliknąć Zapisz.

Nie musisz przechodzić na listę konfabetów, które pomijasz.

13. Pozwól, aby Google Calendar RSVP

Jeśli nie chcesz tracić czasu na odpowiedź "Nie" na spotkanie dzieje się, gdy jesteś predysponowany, to narzędzie pozwoli zaoszczędzić czas. Odwiedź Laboratorium po kliknięciu ikony koła zębatego, włącz "Automatycznie odrzucaj wydarzenia" i zapisz. Następnym razem, gdy ktoś zaprosi Cię do czegoś, co dzieje się po zarezerwowaniu Twojego kalendarza, otrzyma natychmiastową odpowiedź.

14. Nie przegap następnego spotkania

Bądź na bieżąco z tym małym serwisem

Czy często pojawiają się niemodnie późno? Czy twój szef zaczyna zauważać? Przypisz przypomnienie o swoim następnym spotkaniu dużymi, pogrubionymi literami, dodając moduł do kalendarza. Znajdziesz go, odwiedzając Labs z menu narzędzi i włączając "Następne spotkanie".

15. Zobacz, kto jest bezpłatny lub zajęty

Dodaj współpracowników do listy "Wolny lub zajęty".

Ta wskazówka jest przydatna, jeśli często spotykasz się z tą samą osobą i już udostępniasz kalendarz temu współpracownikowi. Po włączeniu dodatku "Wolny lub zajęty" (z menu rozwijanego narzędzi wybierz Laboratorium), moduł ten pojawi się wzdłuż prawej krawędzi kalendarza. Wpisz adres e-mail współpracownika, a otrzymasz stały komunikat statusu "wolny" lub "zajęty". Nigdy więcej nie idąc korytarzem do pustego biura.

Zarządzaj wieloma miejscami

16. Pokaż dwie strefy czasowe

Let Pacific i czas centralny współistnieją w twoim kalendarzu.

Powiedz, że dzielisz miesiąc pomiędzy San Francisco i Chicago. Równie dobrze możesz wiedzieć, która jest godzina w obu miastach na pierwszy rzut oka - a twój kalendarz może pomóc. Kliknij ikonę koła zębatego i wybierz Ustawienia. W zakładce Ogólne zobaczysz swoją aktualną strefę czasową, Pacyfik. Aby dodać czas centralny, kliknij pozycję Pokaż dodatkową strefę czasową i wybierz pozycję Centrum z menu rozwijanego. Wracając do kalendarza, zobaczysz, że czasy dla lewego wybrzeża i trzeciego wybrzeża pojawiają się teraz obok siebie.

17. Zarządzaj wieloma strefami czasowymi

Twój programista znajduje się w Ho Chi Minh City, Twój projektant znajduje się w Reykjaviku, a inwestor jest w Palo Alto. Jeśli chcesz śledzić mnóstwo stref czasowych naraz, zegar świata Kalendarza Google zajmuje mniej miejsca niż element opisany w poprzedniej wskazówce. Dodaj zegar, odwiedzając Laboratorium z ikony koła zębatego. Przewiń w dół i wybierz Włącz obok "Zegar światowy". Z modułu, który pojawia się w Twoim kalendarzu, możesz dodać czas Indochiny i czas środkowy Greenwich obok bieżącego czasu pacyficznego.

18. Poznaj pogodę

Pozwól Google sprawdzić pogodę dla Ciebie

Teraz wiesz, która jest godzina w Chicago, ale co powinieneś tam nosić? Pozwól swojemu kalendarzowi na prognozę. Kliknij ikonę koła zębatego, a w Ustawieniach ogólnych przewiń w dół, aby wpisać kod pocztowy. Pod tym polem wybierz Celsjusza lub Fahrenheita w obszarze "Pokaż pogodę na podstawie mojej lokalizacji". Po kliknięciu przycisku Zapisz zobaczysz ikony, takie jak burzowe chmury lub jasne słońce pod wydarzeniami całodniowymi. Kliknij burzowe chmury, aby zobaczyć szczegóły dnia - i wyjmij kalosze.

Połącz swój kalendarz ze światem

19. Dodaj kalendarze z internetu

Pobierz swoją grę do kalendarza.

Kalendarz Google używa formatu iCalendar, co ułatwia udostępnianie kalendarzy i subskrybowanie kalendarzy innych osób. Jeśli na przykład planujesz godziny pracy w Green Bay Packers, kliknij małą strzałkę po prawej stronie Inne kalendarze, a następnie wybierz Przeglądaj interesujące kalendarze. Kliknij opcję Sport i znajdź swój zespół. Możesz również wyszukiwać w Internecie interesujące Cię tematy i dodawać do zapytania zapytanie "ICS" lub "ICAL". Wśród wyników może być strona internetowa z opcją dodawania powiązanych wydarzeń do kalendarza. Dopóki jesteś zalogowany na swoje konto Google, ta opcja to tylko jedno kliknięcie lub dwa. Wróć do listy Inne kalendarze, aby przypisać odcień do każdego kalendarza (kliknij małą strzałkę obok dowolnego kalendarza na liście), aby móc je rozróżnić na pierwszy rzut oka.

20. Zaplanuj wydarzenia z sieci społecznościowej

Może już korzystasz z Google+ do pracy, na przykład do organizowania wideokonferencji w Hangouts. Jeśli masz wystarczająco dużo kontaktów w tej sieci, może się to przydać do zaplanowania wielkiego wydarzenia na platformie. Na stronie Google+ znajdź puste pole "Udostępnij co nowego" i kliknij ikonę kalendarza po jego prawej stronie. Następnie wpisz szczegóły swojego wydarzenia. (W tym momencie jednak Google+ nie ma funkcji języka naturalnego, więc nie możesz po prostu przeliterować "Zbiórka pieniędzy w następny wtorek o 19:00.") Zaproś wszystkie lub wszystkie kontakty lub kręgi kontaktów w "Zaproś" … pole. Zanim klikniesz Zaproś, wybierz zdjęcie, aby ubierać wydarzenie. Możesz również integrować wydarzenia z Facebooka z Kalendarzem Google: Z wydarzenia na Facebooku zacznij od kliknięcia ikony koła zębatego na Facebooku i wybierając Eksportuj zdarzenia.

21. Udostępnij swój kalendarz

Może Twoja firma uruchamia cotygodniowy program YouTube lub atrament po prostu wyschnie podczas wycieczki po książce. Oszczędzaj czas fanów, publikując takie wydarzenia i udostępniając swój kalendarz publicznie. Pod miniaturowym kalendarzem kliknij małą strzałkę obok "Moje kalendarze", a następnie wybierz Utwórz nowy kalendarz. Wypełnij wszystkie pola i wybierz Udostępnij ten kalendarz innym osobom, a następnie Ustaw ten kalendarz jako publiczny. (Jeśli wolisz, możesz ograniczyć udostępnianie tutaj osobom lub grupom w firmie.) Kiedy skończysz, dodaj link do swojego kalendarza ze swojej strony internetowej i nie zapomnij go udostępnić na Facebooku i Twitterze: Ty można pobrać kod do umieszczenia na stronie i adres URL nowego kalendarza, otwierając Ustawienia w menu wyświetlanym po kliknięciu strzałki obok kalendarza.