Udostępnianie i współpraca z aplikacjami biurowymi Microsoft Office

Microsoft uruchomił Podgląd techniczny aplikacji Office Web i testowałem narzędzia, aby zobaczyć, co Microsoft wymyślił. Jedną z głównych zalet pracy z aplikacjami Microsoft Office w chmurze jest możliwość dostępu i pracy z dokumentami, arkuszami kalkulacyjnymi, prezentacjami i notatnikami z dowolnego komputera z dostępem do Internetu z dowolnego miejsca na świecie. Tak długo, jak przechowujesz swoje pliki w usłudze SkyDrive, możesz podróżować bez laptopa i nadal mieć dostęp do swoich danych.

Opcja Więcej pozwala wybrać opcję Kopiuj, Zmień nazwę lub Udostępnij.

Jeszcze większa korzyść z pracy przez chmurę można udostępniać pliki i współpracować z każdym innym na świecie. W końcu sieć jest chmurą, a Internet jest platformą do wymiany informacji - zazwyczaj w formie stron internetowych.

Fakt, że pliki i dane znajdują się w chmurze, a nie wewnątrz sieć zaporowa lub na lokalnym dysku twardym użytkownika oznacza, że ​​każdy może udostępniać pliki i uzyskiwać do nich dostęp.

[Więcej informacji: Najlepsze usługi strumieniowania telewizji]

Domyślna struktura folderów w usłudze SkyDrive jest podobna do tej, którą widzą użytkownicy w systemie Windows Vista i Windows 7. Otrzymujesz folder Moje dokumenty, który pozornie przechowuje większość twoich danych, wraz z folderem publicznym, w którym przechowujesz pliki, które chcesz udostępnić.

Możesz kliknąć, aby wysłać łącze lub skopiuj kod, aby osadzić plik na stronie internetowej.

Domyślnie folder publiczny pozwala wszystkim przeglądać pliki, ale ogranicza ich modyfikowanie lub usuwanie. Ponieważ jest to folder publiczny, nie można modyfikować tych uprawnień.

Możesz udostępnić plik w folderze publicznym, wybierając plik, a następnie klikając Więcej, aby utworzyć menu rozwijane z kopią, zmianą nazwy lub Opcje udostępniania. Po wybraniu Udostępnij możesz wybrać wysyłanie wiadomości e-mail z linkiem z zaproszeniem do konkretnych użytkowników lub osadzanie kodu na stronie internetowej, która będzie wyświetlać udostępniony plik.

Jeśli zdecydujesz się wysłać wiadomość e-mail z linkiem, możesz wybierz z kontaktów powiązanych z kontem Windows Live lub ręcznie dodaj adresy e-mail. Wiadomość e-mail z zaproszeniem wysłana do wyznaczonych użytkowników zawiera odsyłacz umożliwiający im przeglądanie pliku.

Wybór opcji "Wybierz osoby" daje szereg opcji wyznaczania dostępu.

Używanie kodu HTML do osadzenia pliku strona internetowa wyświetli ikonę pliku na stronie internetowej, którą użytkownicy mogą kliknąć, aby uzyskać dostęp do pliku z jego lokalizacji w folderze publicznym SkyDrive. Zaletą osadzania takich danych jest to, że możesz modyfikować lub aktualizować plik, a odwiedzający stronę zawsze zobaczą aktualną wersję.

Dla folderu Moje dokumenty lub dowolnych folderów możesz dostosować dostęp za pomocą opcji oznaczonych etykietami "Tylko ja", "Wszyscy", "Moja sieć" (obejmującym każdy kontakt w usłudze Windows Live) lub "Wybierz osoby". Jeśli wybierzesz opcję Wybierz osoby, zobaczysz szerszy zakres opcji, w tym możliwość oznaczania dostępu w oparciu o grupy utworzone w kontaktach lub możliwość dodawania użytkowników za jednym razem, wpisując ich adres e-mail. Pamiętaj, że dany adres e-mail musi być powiązany z kontem usługi Windows Live, aby użytkownik mógł uzyskać dostęp do danych.

Użytkownicy, którym przyznano dostęp do folderów na serwerze SkyDrive, otrzymają zaproszenie e-mail, takie jak ten.

Dla każdej wybranej grupy lub osoby można zezwalać im tylko na przeglądanie plików lub można nadać większy dostęp, taki jak możliwość dodawania, edytowania i usuwania plików. Możesz wysłać zaproszenie e-mail do osób wyznaczonych z dostępem.

Możliwość dostępu do plików w chmurze i udostępniania tego dostępu innym nie jest nowa: te funkcje są funkcją usługi SkyDrive i były dostępne dla niektórych osób. czas. Nowością jest jednak to, że użytkownicy będą mogli przeglądać pliki bez względu na to, czy mają zainstalowane powiązane aplikacje Microsoft Office, a każdy plik będzie renderowany dokładnie tak, jak zobaczyłby go użytkownik, gdyby otwierał plik w jego natywnej aplikacji.

Tam, gdzie aplikacje Office Web Apps naprawdę zmieniają udostępnianie, a współpraca umożliwia wielu użytkownikom dostęp i pracę z tym samym plikiem w tym samym czasie w programie Excel lub OneNote. Aplikacja OneNote nie jest jeszcze dostępna w wersji Technical Preview, ale mogłem pracować z funkcją współpracy w czasie rzeczywistym w programie Excel.

Mój edytor (osoba, której udostępniłem plik) i mogłem uzyskać dostęp do Arkusz kalkulacyjny Excel jednocześnie. Każdy z nas edytował pola i mógł zobaczyć, co pisała inna osoba w czasie rzeczywistym. Możliwość pracy z arkuszami kalkulacyjnymi Excel i notebookami OneNote w ten sposób - współpraca z rówieśnikami lub klientami w czasie rzeczywistym za pośrednictwem chmury - jest zdecydowanym zwiększeniem produktywności.

Praca nad uprawnieniami i udzielanie dostępu zaproszonym uczestnikom nie była taka intuicyjny lub przyjazny dla użytkownika, jak chciałbym. Ostatecznie jednak nie jest to imponująca możliwość udostępniania danych w chmurze, ale możliwość interakcji z tymi danymi za pośrednictwem aplikacji Office Web Apps.

Chcesz zobaczyć więcej aplikacji internetowych Microsoft Office? Przyjrzyj się aplikacji internetowej Excel i aplikacji internetowej PowerPoint. Word i OneNote nie były jeszcze w pełni funkcjonalne.

Tony Bradley jest specjalistą od bezpieczeństwa informacji i zunifikowanej komunikacji z ponad dziesięcioletnim doświadczeniem w branży IT. Opublikował tweety jako @PCSecurityNews i udziela wskazówek, porad i opinii na temat bezpieczeństwa informacji i technologii ujednoliconej komunikacji w swojej witrynie pod adresem tonybradley.com.