Używanie reguł do automatycznego organizowania wiadomości e-mail

Za pomocą kilku opcji wyboru, Reguły poczty programu Outlook automatycznie sortują przychodzące wiadomości w serii folderów. Wiadomości z określonego edytora dotyczące określonego tematu przechodzą do jednego folderu. Poczta zawierająca niechciane załączniki trafia do folderu wiadomości-śmieci. Wiadomości o wysokim priorytecie od osób, które szanują ten tag, przechodzą do trzeciego folderu. To tylko kilka sposobów sortowania poczty, aby utrzymać firmę w ruchu.

Poszukajmy wiadomości od konkretnej osoby na określony temat. Przed utworzeniem reguły dodaj nowy folder, jeśli to konieczne. Wybierz Plik, Nowy, Folder, wpisz nazwę i kliknij OK. Jeśli używasz serwera IMAP i chcesz, aby foldery były zsynchronizowane na różnych urządzeniach, najpierw zaznacz to konto pocztowe w dolnym obszarze.

W głównym oknie Outlooka wybierz Narzędzia, Reguły i alerty. Kliknij Nowa reguła. Najprawdopodobniej będziesz chciał wybrać jedną z opcji Zachowaj porządek; moje reguły opierają się głównie na pierwszej opcji, Przenieś wiadomość od kogoś do folderu. Kliknij Dalej.

Kliknij pierwsze pole wyboru, od osób lub listy dystrybucyjnej. Zaznacz pole wyboru z określonymi słowami w temacie lub treści. W dolnej części okna kliknij niebieską listę osób lub listę dystrybucyjną, wybierz kontakt i kliknij OK. Kliknij określone słowa, dodaj często używane słowo lub termin, takie jak "raport tygodniowy", a następnie kliknij Dodaj i OK. Kliknij określone, wybierz folder i kliknij OK. Kliknij dwukrotnie Dalej.

Okno wyjątków pozwala dodać stare wyszukiwanie w stylu "i nie", zawetując wcześniejsze zasady, jeśli jedna z nich zostanie uruchomiona. Nie potrzebuję tych reguł dla tej prostej listy, ale później będę dla innego systemu sortowania. Kliknij Dalej. Wprowadź nazwę reguły, a następnie kliknij Zakończ.

Lubię dodawać kilka innych warunków dla innych reguł, takich jak sortowanie do folderu oznaczonego wysokim priorytetem. Zbyt wielu ludzi używa znaczników pocztowych o wysokim priorytecie na podstawie kaprysu. Aby utworzyć regułę sortującą te wiadomości do określonego folderu, zaznacz pole oznaczone jako ważne i ustaw je na Wysokie. Wybierz nadawca znajduje się w podanej książce adresowej i wybierz kontakty programu Outlook, aby spam lub niechciana poczta nie powodowała reguły. Na ekranie wyjątków użyj opcji z wyjątkiem osób z listy lub listy dystrybucyjnej, aby wykluczyć możliwość nawiązania kontaktu przez wyzwolenie z reguły.

Poeksperymentuj z metodami warstwowania tych reguł, aby uporządkować bałagan w skrzynce odbiorczej i wydajnie pracować. Za każdym razem, gdy nadejdzie wiadomość, otrzymasz zwrot pieniędzy za czas poświęcony na tworzenie reguł.