13 Najlepsze sposoby korzystania z papieru Dropbox

Minęło kilka lat od momentu, gdy Dropbox Paper wyszedł z fazy beta. Narzędzie do współpracy umożliwia tworzenie udostępnianych notatek i porządnie porządkuje dokumenty i pliki w folderach lub projektach. Dropbox Paper akceptuje wszystkie rodzaje treści i formatów multimedialnych, dzięki czemu tworzenie dokumentów jest niezwykle łatwe.

Dropbox Paper potrafi więcej niż to. Jeśli chcesz poznać pełny potencjał papieru Dropbox, spójrz na hack i sztuczki wymienione poniżej.

1. Utwórz foldery tylko do zaproszeń

Domyślnie, gdy tworzysz folder w Dropbox Paper, wszyscy członkowie zespołu mogą go zobaczyć. Jeśli jednak chcesz utworzyć folder dla określonych osób w zespole, najlepszym rozwiązaniem jest utworzenie folderu tylko dla zaproszonych osób.

Aby to zrobić, kliknij przycisk Utwórz nowy folder na prawym panelu, a gdy pojawi się nowe okno, dodaj nazwę. Następnie stuknij ikonę podobną do budynku na dolnej wstążce i wybierz Tylko zaproś.

Wybierz nazwiska członków zespołu i naciśnij przycisk Utwórz.

Fajna wskazówka: Możesz także spokojnie utworzyć folder otwarty dla wszystkich. Aby to zrobić, usuń zaznaczenie nazw członków przed naciśnięciem przycisku Utwórz.

Również w Technice przewodniej

Papier Dropbox a Google Keep: szczegółowe porównanie

2. Sprawdź moc wyszukiwania

Potrzebujesz wyszukać dokument zawierający określone słowo? Wyszukiwanie mocy to umożliwia. Wszystko, co musisz zrobić, to wpisać słowo kluczowe na pasku wyszukiwania, a odpowiedni plik lub folder pojawi się od razu.

Na przykład artykuł Ransomware pojawia się w folderze GT> Android> Posts> AI dla mojego konta. Więc nie muszę iść aż do tego folderu.

Podobnie możesz po prostu wyszukiwać według tytułu dokumentu, a narzędzie zajmie się resztą.

3. Weź skrót

W tym wieku, w którym wszystko jest niemal natychmiastowe, ważne jest, abyś postępował zgodnie z tą samą mantrą podczas zarządzania zespołem na papierze, zwłaszcza jeśli chodzi o formatowanie dokumentów.

Dropbox Paper zawiera zestaw skrótów klawiaturowych. Oprócz ogólnych skrótów, takich jak Ctrl + B dla Pogrubienia i Ctrl + U dla podkreślenia, to narzędzie do współpracy obsługuje grupę zastępców.

• Lista numerowana: 1. po spacji
• Lista zadań: następuje spacja
• Nagłówek: Ctrl + Alt + 1
• Data: / data, po której następuje spacja

Jeśli więc musisz dodać serię zadań, dodaj *, a następnie spację, a punktor zostanie dodany natychmiast.

Dzięki temu zaoszczędzisz dużo czasu na przechodzeniu między paskiem narzędzi w dokumencie. Ponadto usprawniają przepływ pracy.

Aby poznać pełną listę, wystarczy kliknąć ikonę klawiatury w prawym dolnym rogu.

4. Twórz zadania tak jak szef

Jak już wiesz, aby dodać listę kontrolną przedmiotów, wystarczy wpisać następującą po niej spację. Dobrą wiadomością jest to, że możesz przypisać tę listę kontrolną / zadania w podróży, po prostu dodając znak @, a następnie nazwę członka zespołu.

Jeśli więc chcesz utworzyć zadanie o nazwie „Dodaj komentarze na Facebooku” i przypisać je do Sylwii z datą zakończenia 11 marca 2020 r., Wystarczy wpisać następujące polecenie.

Dodaj komentarze na Facebooku @Sylvia / 11/03/2020

to jest to! Bez zabawy z paskiem narzędzi lub na górnej wstążce.

Fajna wskazówka: Użyj ikony Obecność u góry, aby przedstawić dokument jako pokaz slajdów.

Również w Technice przewodniej

#Lista rzeczy do zrobienia

Kliknij tutaj, aby zobaczyć naszą stronę z listą rzeczy do zrobienia

5. Dodaj dokumenty do folderu

Czy otwierasz określony folder, aby często umieszczać w nim dokument? To straszna strata czasu.

Najlepszym sposobem jest utworzenie dokumentu na stronie głównej. Po nadaniu nazwy kliknij link Dodaj do folderu pod nazwą dokumentu, a narzędzie zajmie się resztą.

Czy wiesz: Dokumenty bez struktury folderów będą wyświetlane jako Unfiled na stronie głównej.

6. Zbyt wiele Emojis? Policz je!

Myślisz, że użyłeś zbyt wielu emotikonów w swoim dokumencie? Zamiast usiąść, aby policzyć je ręcznie, co powiesz na to, aby Dropbox Paper wykonał swoją pracę?

Tak, dobrze to przeczytałeś. Oprócz standardowych liczników, takich jak liczba słów i liczba znaków, Dropbox Paper liczy również liczbę emotikonów.

Więc jeśli uważasz, że 29 emotikonów jest za dużo, możesz po prostu wrócić do dokumentu i usunąć je.

Aby sprawdzić liczbę słów, dotknij przycisku z trzema kropkami w prawym górnym rogu i naciśnij opcję Licznik słów.

7. Wklej zrzuty ekranu jak profesjonalista

Kolejna fajna sztuczka, którą pozwala Dropbox Paper, polega na tym, że nie musisz przesyłać zrzutów ekranu i obrazów w konwencjonalny sposób. Wszystko, co musisz zrobić, to skopiować obrazy ze źródła i wkleić je w swoim dokumencie.

Również zmiana kolejności obrazów na papierze Dropbox jest tak prosta, jak przeciąganie i upuszczanie. Wybierz obraz, który chcesz przenieść, i przesuń wskaźnik myszy do wybranej pozycji. Ładnie, prawda?

Również w Technice przewodniej

Jak robić zrzuty ekranu w systemie Windows 10

8. Link do różnych elementów multimedialnych

Czy to plik audio, czy film z YouTube, papier Dropbox umożliwia ich łatwe wyświetlanie. Mantra? Kopiuj i wklej. Tak, nie musisz dodawać linku do osadzania.

W tym miejscu wystarczy skopiować link wideo (lub piosenki) z paska adresu i wkleić go w dokumencie - tak, podobnie jak w przypadku obrazów i zrzutów ekranu.

9. Integracja z Twoim kalendarzem

Wreszcie możesz zintegrować Paper z Google Calendar (lub MS Outlook). Aby to zrobić, kliknij nazwę dokumentu, a zobaczysz mały wyszarzony monit o połączenie wydarzenia kalendarza.

Wybierz wybrany kalendarz i po zakończeniu konfiguracji dodaj datę i notatki ze spotkania.

Dobrą wiadomością jest to, że po zintegrowaniu kalendarza wszystkie nadchodzące spotkania będą wyświetlane na stronie głównej Papier.

10. Połącz się jak Ninja

Tak, wiem, że oprócz Zaproszenia jest użyteczna ikona, która pozwala dodawać linki zewnętrzne. Ale kliknięcie go jest kłopotliwe, a następnie dodaje link za każdym razem, gdy trzeba dodać link.

Inteligentną rzeczą jest wybranie tekstu, który chcesz połączyć, wciśnij Ctrl + K, a następnie dodaj link. Ładnie, dobrze!

11. Eksportuj swoje dokumenty

Dropbox umożliwia również eksportowanie dokumentów w formatach PDF, Word lub Markup. Jest to szczególnie przydatne, jeśli musisz wysłać niektóre dokumenty do klientów lub partnerów biznesowych, którzy nie mają dostępu do papieru Dropbox Twojego zespołu.

Aby wyeksportować, wybierz dokument ze strony głównej i kliknij przycisk Eksportuj, jak pokazano na zrzucie ekranu poniżej.

Następnie wybierz swój format, a pobieranie rozpocznie się za kilka sekund.

Umieść pióro na papierze

Oprócz wszystkich powyższych funkcji Dropbox Paper umożliwia łatwą integrację z aplikacjami innych firm, co rozszerza zakres narzędzia o kilka stopni. Przede wszystkim możesz łączyć się z plikami i dokumentami Dropbox równie łatwo, jak dodać pole wyboru lub listę wypunktowaną.

Następny w górę: Szukasz sposobów korzystania z Dropbox z Gmaila? Sprawdź następny artykuł, aby dowiedzieć się, jak to zrobić.