3 wskazówki oszczędzające czas, aby wydajnie korzystać z programu Excel

Jeśli masz komputer Mac, na pewno masz zestaw aplikacji zwiększających wydajność, które zajmują się wszystkimi sprawami związanymi z pracą. W poprzednich wpisach pokazaliśmy już podstawy Numbers, Pages i Keynote firmy Apple. Ale jeśli z drugiej strony czujesz się bardziej komfortowo, korzystając z MS Office for Mac, możesz znaleźć kilka ciekawych wskazówek dotyczących aplikacji, które mogą zaoszczędzić dużo czasu i bólu głowy.

W tym wpisie przyjrzymy się trzem fajnym wskazówkom dla programu Excel dla komputerów Mac. Przejdźmy więc do nich.

1. Użyj opcji niestandardowego sortowania

Program Excel oferuje wiele sposobów sortowania różnego rodzaju danych, w tym opcje sortowania liczb, wpisów tekstowych, dat itp. Jeśli potrzebujesz innych alternatyw, możesz pomyśleć, że nie masz możliwości wyboru, podczas gdy wbudowane opcje sortowania informacji w arkuszu kalkulacyjnym wykraczają poza domyślne. Dzieje się tak, ponieważ w programie Excel dla komputerów Mac można tworzyć własne kryteria niestandardowe, aby zamówić listy.

W tym celu najpierw utwórz listę zgodną z żądanymi kryteriami, a następnie wybierz ją. Następnie udaj się do panelu Preferencje programu Excel, kliknij Listy niestandardowe i kliknij Importuj. Pozwoli to zapisać niestandardowy porządek sortowania w programie Excel dla komputerów Mac.

Aby go użyć, wybierz komórki, które chcesz posortować iz górnego menu kliknij Dane i wybierz Sortuj. Kliknij Opcje w oknie dialogowym, wybierz zapisaną listę i dobrze, aby przejść.

2. Wymuszanie przerwania linii w komórce

W programie Excel dla komputerów Mac po wpisaniu długiego ciągu tekstu w komórce pobiera on również komórkę obok i więcej, jeśli tekst jest wystarczająco długi.

Zazwyczaj można temu zapobiec, stosując format zawijania tekstu w danej komórce, ale wynik nie zawsze jest optymalny, ponieważ nie masz kontroli nad tym, jak dokładnie tekst zostanie zawinięty.

Na przykład zrób zrzut ekranu poniżej. Jeśli zawiniesz tekst w komórce, w rezultacie słowo „Dalej” zostanie oddzielone od słowa „Rok”, zmuszając cię do zmiany rozmiaru danej komórki.

Możesz wymusić przerwanie linii w tekście komórki, aby rozwiązać ten problem. Aby to zrobić, wpisz jak zwykle, a następnie naciśnij Control + Option + Return w prawo przed miejscem, w którym chcesz wymusić przerwanie linii.

3. Wąski wybór komórek dla szybszej nawigacji

Powiedzmy, że musisz wprowadzić kilka danych do arkusza kalkulacyjnego Excel. Jeśli kiedykolwiek to zrobiłeś, wiesz, że im szybciej wprowadzisz swoje dane, tym lepiej.

Jednak niezależnie od tego, czy wprowadzasz dane w poziomie, czy w pionie, w momencie dotarcia do końca wiersza lub kolumny musisz użyć myszy lub kilkukrotnie nacisnąć klawisze kierunkowe, aby dotrzeć do początku następnego wiersza lub kolumny.

Oto jak możesz uniknąć tego problemu, aby zaoszczędzić mnóstwo czasu przy wprowadzaniu danych:

Najpierw wybierz cały blok komórek, z którymi będziesz pracował. Teraz, aby przesuwać się na boki w poprzek wiersza od lewej do prawej podczas wprowadzania danych, użyj klawisza Tab, a aby przejść w dół kolumny, użyj klawisza Return.

Po dotarciu do końca zaznaczonych komórek, jeśli poruszasz się wzdłuż rzędu, kliknij ponownie klawisz Tab, aby przejść do pierwszej komórki następnego wiersza (tej poniżej bieżącego wiersza). To samo dotyczy poruszania się wzdłuż kolumny, gdzie naciśnięcie klawisza Return na krawędzi zaznaczonych komórek przeniesie Cię do pierwszej komórki sąsiedniej kolumny.

A co się stanie, jeśli popełnisz błąd i chcesz wrócić? Po prostu naciśnij Shift + Tab, aby cofnąć się o jedną komórkę podczas nawigacji w wierszu lub użyj Shift-Return, jeśli poruszasz się wzdłuż kolumny.

Tam je masz. Program Excel dla komputerów Mac może nie być tak popularny wśród właścicieli komputerów Mac, jak i użytkowników komputerów PC, ale przydatne są zawsze wskazówki dotyczące nauki i sposoby ułatwienia korzystania z niego. Cieszyć się!