Jak wydajnie używać flasha w microsoft excel

Ach tak, Microsoft Excel. To jedno narzędzie, które kochamy nienawidzić i nienawidzić kochać. Jeśli pracujesz w pracy, w której niepotrzebnie musisz pracować na arkuszach Excela przez cały dzień, to naprawdę czuję do ciebie. Byłem w jednej takiej pracy przed wiekami i dobrze jest teraz usiąść i spojrzeć na to nonszalancko.

Jeśli jednak chcesz być bardziej produktywny podczas korzystania z podobnych funkcji podczas korzystania z programu Excel, pozwól mi zasugerować użycie Flash Fill.

To jak magia

Jeśli nigdy wcześniej nie używałeś Flash Fill, poczujesz się jak magia. Działa na prostej zasadzie identyfikacji wzorów i wypełniania wolnych wierszy tymi wzorami. Spójrzmy na przykład.

Dzielenie nazw

Zajmijmy się prostym zadaniem oddzielenia nazwisk, imion i inicjałów pracowników w (i Albert Einstein) za pomocą MS Excel. Kolumna B ma obecnie nazwy, które normalnie znajdują się w bazie danych. Kolumny od C to miejsce, w którym chcesz umieścić tylko jeden (lub więcej) element pełnej nazwy.

Więc wszystko, co musisz zrobić, to najpierw wpisać nazwę pierwszej osoby ręcznie. Naciśnij Enter i w następnej komórce nie wpisuj niczego. Zamiast tego kliknij menu Wypełnienie, a następnie wybierz Wypełnienie Flash. I voila, wszystkie inne imiona same się wypełnią.

Jeśli nie w pełni mi ufasz, to nieedytowane wideo (przekonwertowane na GIF w celu łatwego przeglądania) dla następnej kolumny.

Skrót klawiszowy

Istnieje również skrót klawiaturowy do osiągnięcia tego samego. Używając tego samego arkusza, wypełniasz pierwszą komórkę ręcznie, tak jak to zrobiliśmy powyżej, i wciskasz Enter. Teraz naciśnij jednocześnie CTRL + E, a Flash Fill automatycznie wypełni puste komórki odpowiednimi danymi.

Powinieneś jednak sprawdzać, czy Flash Fill poprawnie wypełnił dane. W kolumnie inicjałów widziałem, że nie robi tego dobrze. Ale kiedy wprowadziłem dane dwóch pierwszych nazwisk (zamiast jednego), mogłem wypełnić pozostałe bez żadnych problemów. Hej, to wciąż dużo zaoszczędzonego czasu.

Uwaga: Ta metoda działa tak długo, jak długo kolumna wejściowa ma taki sam format. Jeśli jest jakieś odchylenie, nie rozpozna wzoru.

Działa również z numerami

Zanim wszyscy zaczną wariować, pozwólcie, że stwierdzę, że z liczbami działa dobrze. Czy będą to liczby dziesiętne z n liczbami przed lub po przecinku, czy nawet daty, które muszą być rozdzielone na format dd / mm / rr.

Kolejne wideo tutaj (przekonwertowane ponownie na GIF), pokazujące, że wprowadziłem informacje o pierwszych komórkach ręcznie, a Flash Fill był w stanie odebrać wzór i wypełnić automatycznie brakujące informacje.

Unikaj złożonych formuł

Cały pomysł użycia Flash Fill polega na unikaniu skomplikowanych formuł w MS Excel. Jeśli myślisz również o innych scenariuszach, daj nam znać na naszych forach.