Zwiększ produktywność w programie Microsoft Outlook

Czy zależy Ci na Microsoft Outlook dla potrzeb e-mail i planowania? Czy irytuje Cię klient poczty e-mail? Dołącz do klubu - tysiące użytkowników Outlooka lobbuje za Microsoft w celu ulepszenia następnej wersji. Ale w tym tygodniu nie narzekajmy tylko na Outlooka; Jestem tutaj, aby powiedzieć ci, jak zrobić to lepiej. Czytaj dalej, aby uzyskać wskazówki i narzędzia, które pozwolą Ci zwiększyć produktywność.

Wyłącz powiadomienia o nowych wiadomościach programu Outlook

Czekaj, czy dobrze to przeczytałeś? Wyłączyć alerty programu Outlook, które dostałeś? Dlaczego, na Boga, chciałbyś to zrobić? Jednym słowem: produktywność.

Pomyśl o tym: nowe wiadomości nieustannie napływają do twojej skrzynki odbiorczej i domyślnie Outlook ostrzega cię o każdej wiadomości.

To niewiele różni się od tego, że współpracownik wpada mu w głowę Twoje biuro co pięć minut, aby zadać pytanie. Porozmawiaj o przerwach w zabijaniu wydajności!

W związku z tym możesz chcieć wypróbować życie bez alertów. Wyłączenie ich jest łatwiejsze niż mogłoby się wydawać:

1. Wybierz Narzędzia, Opcje, i kliknij Opcje e-mail.
2. Kliknij Zaawansowane opcje e-mail.
3. Odznacz pole obok "Odtwórz dźwięk."
4. Odznacz pole "Krótko zmieniaj kursor myszy".
5. Odznacz pole "Pokaż ikonę koperty w obszarze powiadomień".
6. Odznacz pole obok opcji "Wyświetl nowy alert pulpitu poczty".
7. Kliknij OK i gotowe.

Program Outlook będzie nadal pobierać (lub odbierać) nową pocztę w regularnych odstępach czasu, ale bez typowych przerw.

Innymi słowy, możesz przejrzeć swoją skrzynkę odbiorczą zgodnie z terminarzem, a nie programem Outlook.

Modyfikuj linie tematów zarchiwizowanej wiadomości e-mail programu Outlook

Spójrzmy na inną dokuczliwość e-mail: Linie tematów, które nie są już dopasuj treść wiadomości.

Załóżmy na przykład, że ty i niektórzy współpracownicy zaczynacie wymianę e-maili o pikniku firmowym. Gdzieś po drodze rozmowa przechodzi na prognozy sprzedaży, w którym to momencie ktoś wkleja nowe liczby. Teraz jest to wiadomość e-mail, którą chcesz zachować do wykorzystania w przyszłości.

Tylko jeden problem: w temacie nadal widnieje napis "firmowy piknik". Nie będzie to szczególnie pomocne, gdy będziesz szukał wiadomości o liczbie sprzedaży.

Na szczęście Outlook ma ukrytą funkcję, która pozwala edytować temat wiadomości e-mail. Oto, jak to zrobić:

1. W Outlooku otwórz daną wiadomość e-mail (nie możesz tego zrobić w podglądzie wiadomości, musisz kliknąć dwukrotnie wiadomość, aby otworzyć ją w nowym oknie.)
2. Kliknij w dowolnym miejscu wiersz tematu do umieszczania kursora.
3. Edytuj temat według własnego uznania
4. Naciśnij Enter, a następnie zaakceptuj dowolne ostrzeżenie otrzymane od programu Outlook.

To wszystko! Teraz możesz wysłać wiadomość e-mail z bardziej dopasowanym - i rozpoznawalnym atutem - temacie.

Użyj programu Outlook, aby uzyskać dostęp do konta na Twitterze

Jeśli używasz Outlooka do zarządzania kontaktami, kalendarzem, e-mail i tym podobne, dlaczego nie używać go również na Twitterze? Taki jest pomysł TwInbox, darmowej wtyczki, która dodaje pasek narzędzi Twitter do Outlooka.

Po zainstalowaniu TwInbox dodaje nowy folder do twojej skrzynki odbiorczej. (Może również tworzyć indywidualne foldery dla każdego nadawcy, co może być pomocne z punktu widzenia organizacyjnego - chyba że podążasz za dużą liczbą osób.)

Stamtąd wystarczy podać nazwę użytkownika i hasło Twittera, a także: presto: To wszystko pobiera tweety z twojego konta i pozwala je czytać tak samo, jak czytasz e-mail.

Kliknięcie paska narzędziowego wystarczy, aby wysłać własną aktualizację, wysłać bezpośrednią wiadomość, odpowiedzieć na wiadomość lub wysłać ponownie coś. TwInbox sprytnie automatycznie skraca długie adresy URL za pomocą TinyURL.

Pasek narzędzi pokazuje również podgląd nowych tweetów po ich otrzymaniu, co oszczędza konieczności przełączania się do folderu tweetów za każdym razem, gdy chcesz sprawdzić aktualizacje.

In Krótko mówiąc, TwInbox to wspaniałe małe narzędzie i niezbędnik dla wszystkich użytkowników programu Outlook uwielbiających Twittera. Żałuję, że nie może obsłużyć więcej niż jednego konta na Twitterze, ale nie mogę kłócić się z ceną: TwInbox jest bezpłatny.

Dodaj narzędzie sprawdzania pisowni do programu Outlook Express

Czytnik Karl potrzebuje pomocy w pisowni. W szczególności potrzebuje on sprawdzania pisowni dla programu Outlook Express, ponieważ metoda, której używa teraz, jest samą definicją "kłopotów".

Karl mówi, że komponuje nowe wiadomości w WordPerfect, sprawdza pisownię tam, a następnie eksportuje tekst do zaimportować do programu Outlook Express. To jest szalone! (Poważnie, Karl, słyszałeś kiedykolwiek o kopiowaniu i wklejaniu?)

Na szczęście ta skomplikowana procedura może się teraz skończyć. Pierwszą opcją jest zainstalowanie modułu sprawdzania pisowni innej firmy, na przykład trafnie nazwanego sprawdzania pisowni dla OE. (Chociaż nasza strona pobierania mówi, że jest to shareware, strona internetowa autora mówi, że dodatek jest bezpłatny.)

Ale zamiast tego zalecam uaktualnienie do Windows Live Mail. Ten darmowy zamiennik OE firmy Microsoft oferuje bardziej usprawniony interfejs i niektóre bardzo potrzebne nowe funkcje, w tym dynamiczne wyszukiwanie (wyniki pojawiają się w trakcie pisania), filtrowanie spamu i kalendarz, który można zsynchronizować z internetowym kalendarzem Windows Live. Ma także funkcję sprawdzania pisowni.

Działa to w Outlook 2003 i 2007; Nie mam pewności co do wcześniejszych wersji.

Rick Broida pisze blog na PC World bezproblemowy. Zapisz się, aby otrzymywać biuletyn Rick'a, wysyłany do Ciebie co tydzień.