Zostań prostym użytkownikiem programu QuickBooks w 11 prostych krokach

Istnieje powód, dla którego QuickBooks pozostaje najpopularniejszym małym oprogramowaniem księgowym dla małych firm. Intuit spędził 13 lat na szlifowaniu swoich funkcji. Ponieważ każdego roku pojawia się nowa wersja, możesz nie być na tyle szybki, aby wszystko, co możesz zrobić, uczynić QuickBooks łatwiejszym i szybszym w użyciu.

Niezależnie od tego, czy tworzysz raporty, czy szukasz skrótów do przywoływania kluczowych informacji, te wskazówki pozwoli Ci zaoszczędzić czas i naciśnięcia klawiszy. Każda wskazówka jest oznaczona rokiem wydania QuickBooks, w którym po raz pierwszy pojawiła się, wracając do QuickBooks 2010. Wszystkie starsze wersje są wyświetlane po prostu przed 2010 r.

Uczyń podręczniki QuickBooks zgodnie z preferencjami

QuickBooks oferuje ogromną liczbę opcji w oknie Preferencje, do którego można uzyskać dostęp z menu Edycja. Dla każdego elementu preferencji dostępne są zakładki opcji osobistych i firmowych. Opcje osobiste dotyczą tylko bieżącego użytkownika, natomiast opcje firmowe są wyświetlane wszystkim użytkownikom. Warto kliknąć oba karty, aby zobaczyć wszystkie opcje dostosowywania.

1. Wybierz pulpit (QB2010)

Widok pulpitu

Domyślna tabela przepływu, która pojawia się po pierwszym uruchomieniu nowej kopii QuickBooks, wygląda jak coś z klasy księgowości, ale na szczęście nie jest z tym związana. W Preferencjach, Widok pulpitu możesz wybrać inny ekran startowy, na przykład popularny Migawka firmy, przechodząc do preferowanego okna, a następnie klikając Zapisz bieżący przycisk radiowy na pulpicie. Alternatywnie możesz mieć QuickBooks po prostu zapisać okna, w których pracujesz po zamknięciu go, klikając Zapisz podczas zamykania firmy. W tym samym oknie możesz także wybrać opcję domyślną, zachować wiele okien otwartych podczas pracy lub opcję jedyną na raz (po otwarciu okna poprzednia automatycznie się zamyka).

2. Przyspiesz wyszukiwanie (QB2012)

Wyszukiwanie

Funkcja wyszukiwania QuickBooks pozwala znaleźć elementy w pliku firmowym lub plikach pomocy programu. Domyślnie na górnym pasku ikon pojawia się pole wyszukiwania (przywołane w Widok, następnie Górny pasek ikon), ale poniżej Preferencje, Wyszukaj możesz usunąć to, a także określić, czy chcesz firmy lub pomocy wyszukiwania plików. (Domyślnie QuickBooks umożliwia wybranie menu rozwijanego pod polem wyszukiwania za każdym razem, gdy rozpoczniesz wyszukiwanie). W zakładce Firma możesz również określić, jak często program QuickBooks powinien indeksować plik Twojej firmy, aby wyszukiwane hasła odzwierciedlały ostatnie wpisy. QuickBooks zaleca indeksowanie w odstępach 30-minutowych, ale ponieważ indeksowanie może spowolnić program, możesz zdecydować się na dłuższe odcinki. Kiedy musisz znaleźć ostatnią transakcję, możesz zawsze kliknąć przycisk Aktualizuj teraz w tym oknie.

3. Znajdź stare wiadomości (pre QB2010)

QuickBooks domyślnie ma kilka przypomnień, które możesz wyłączyć, zaznaczając w wiadomości pole "nie pokazuj ponownie tej wiadomości". Ale jeśli chcesz je przywrócić, po prostu przejdź do okna preferencji ogólnych i kliknij pole "Przywróć wszystkie jednorazowe wiadomości". Tutaj możesz również mieć QuickBooks używać klawisza Enter, aby przechodzić między polami, pokazywać (lub ukrywać) przycięty tekst w etykietach narzędzi, wybierać między używaniem dzisiejszej daty i daty ostatniej transakcji dla nowych transakcji i wiele więcej. Wersja 2012 i nowsze dają możliwość uruchamiania QuickBooków w tle w celu przyspieszenia ich uruchomienia.

Lepsza praca z danymi i raportami

4. Dodawaj lub edytuj wiele wpisów na liście (QB2011)

Wiele wpisów na liście

Załóżmy, że musisz zaktualizować listę QuickBooks, wszystko od klientów i dostawców do usług i części. Dodaj / edytuj wiele wpisów pod pozycją menu Listy zawiera kilka przydatnych sposobów. Wyświetlając dane listy w formacie siatki podobnej do arkusza kalkulacyjnego, umożliwia wstawianie, usuwanie lub przenoszenie kolumn i wklejanie skopiowanych komórek Excela, oprócz zwykłego wpisywania nowych wpisów. A Polecenie Kopiuj w dół, które pojawia się po kliknięciu prawym przyciskiem myszy, komórka wypełni pozostałą część kolumny zawartością komórki. Należy jednak zachować ostrożność, ponieważ spowoduje to zastąpienie dowolnej wcześniejszej zawartości.

5. Zmodyfikuj raport przed jego uruchomieniem (wcześniej QB2010)

Zmodyfikuj raport

QuickBooks bardzo ułatwia tworzenie poprawek, ale nie musisz czekać na otwarcie raportu przed wprowadzeniem zmian. Przejdź do Preferencje, Raporty i odznacz Pytaj, czy zmienić opcje raportu przed otwarciem raportu. Od tego momentu, po wybraniu raportu, otrzymasz okno z opcjami przed uruchomieniem rzeczywistego raportu. Jeśli twoje zbiory danych są duże, może to być oszczędność w czasie rzeczywistym.

6. Automatyczne odświeżanie raportów w programie Excel (QB2012)

Automatyczne aktualizowanie raportów.

Wielu użytkowników QuickBooks lubi eksportować dane raportu do arkusza kalkulacyjnego Excel, gdzie może wprowadzać poprawki, od zmian formatu po dodawanie formuł. QuickBooks jakiś czas temu ułatwił tworzenie arkusza kalkulacyjnego, umieszczając przycisk Excel na górze raportów, który wyświetla okno z opcjami eksportu. Możesz nawet ustawić niektóre opcje Excela przed eksportem danych, klikając przycisk Zaawansowane.

Problem z tym we wcześniejszych wersjach jest taki, że odświeżenie zmodyfikowanego arkusza kalkulacyjnego o nowe dane z QuickBooks może być kłopotliwe. Na przykład zmiany formatowania nie zostały zastosowane do nowych danych. W wydaniu QuickBooks z 2012 r. Zaktualizowano funkcję eksportu programu Excel, aby rozwiązać przynajmniej niektóre z tych problemów. Po utworzeniu skoroszytu programu Excel z wyeksportowanymi danymi program QuickBooks tworzy element menu w programie Excel, który umożliwia aktualizowanie arkusza kalkulacyjnego nawet bez uruchamiania aplikacji QuickBooks.

Proces nadal nie jest doskonały: program QuickBooks dodaje nawet arkusz do skoroszytów programu Excel utworzonych za pomocą funkcji eksportu wyjaśnić niektóre z jej ograniczeń. Jednak może ułatwić życie, jeśli chcesz masować dane QuickBooks w programie Excel.

Znajdź skróty i dostosowania menu

7. Graj w ulubione (QB2011)

QuickBooks ma tyle standardowych raportów, że znalezienie tych, których używasz regularnie z menu, może denerwować. Możesz uniknąć surfowania po menu, określając raporty jako faves, klikając ikonę serca pod dowolnym standardem raportowym, zapamiętanym lub dodanym do Centrum raportów. Następnie pojawi się na karcie Ulubione w Centrum raportów, a istnieje nawet polecenie Uruchamiaj ulubione raporty, aby wszystkie te raporty można było zaktualizować jednym kliknięciem.

8. Dostosuj pasek ikon (pre QB2010)

Nie bierz paska ikon tak jak teraz!

Standardowy interfejs QuickBooks jest załadowany ikonami do elementów, których możesz nigdy nie potrzebować, a czasami brakuje tych, których potrzebujesz. Możesz sprawić, aby pasek ikon był bardziej adekwatny do sposobu korzystania z QuickBooków poprzez dodawanie lub usuwanie ikon w oknie paska ikon Dostosuj, wybierając Widok, a następnie pasek ikon Dostosuj. Lub utwórz nowe ikony, klikając przycisk Zaawansowane w tym oknie.

9. Informacje o produkcie QuickBooks (pre QB2010)

Okno informacji o produkcie QuickBooks zawiera wiele statystyk i innych informacji, które mogą być potrzebne w przypadku pomocy technicznej lub innych problemów. Między innymi możesz dowiedzieć się, kiedy zainstalowałeś swoją kopię, dokładny numer wersji, informacje o licencji, szczegółowe informacje o liczbie użytkowników i elementach listy oraz wiele innych. Wejdź do niego, naciskając klawisz F2 na komputerze z systemem Windows.

10. Kalkulator wyskakujących okienek (pre QB2010)

Kalkulator wyskakujący

Jeśli chcesz szybko wykonać obliczenia matematyczne podczas tworzenia prognozy, zamówienia sprzedaży lub faktury, nie musisz opuszczać formularza QuickBooks. Ustaw kursor na dowolnym polu wartości dolara, po prostu kliknij jeden z klawiszy + , - , * lub / (aby dodać, odejmowanie, mnożenie lub dzielenie) i pojawi się małe okno kalkulatora.

11. Wiele skrótów klawiaturowych (pre QB2010) : Ludzie, którzy preferują skróty klawiaturowe do klikania graficznych menu i okien, mają wiele opcji w QuickBookach, wiele z nich pochodzi z początków DOS. Na przykład CTRL-F przywołuje szczegółowe okno wyszukiwania do śledzenia określonych transakcji; CTRL-R tworzy rejestr powiązany z bieżącą transakcją. Istnieje również mnóstwo skrótów kontekstowych, które dotyczą tylko określonych typów danych - na przykład, jeśli pracujesz w polu daty, naciśnięcie Y zmienia datę na pierwszy dzień bieżącego roku. Aby wyświetlić pełne listy skrótów klawiaturowych, zacznij od przejścia na stronę pomocy QuickBooks na ten temat. Stamtąd możesz uzyskać dostęp do list dla wszystkich kategorii skrótów: Ogólne, Daty, Edytowanie, Pomocy systemu Windows, Czynności i Poruszanie się po oknach.