Lepsze sposoby udostępniania dokumentów

Jednym z najprostszych sposobów współpracy z partnerem biznesowym lub współpracownikiem jest wysłanie im e-maila, ale jest to również jedna z najtrudniejszych nawyków. I chociaż poczta e-mail jest tak wszechobecna i niemal natychmiastowa, koncepcja seryjnej współpracy - pracuję nad dokumentem, wysyłam go do ciebie i pracujesz nad nim i odsyłasz go - jest niezgrabna. Załączone dokumenty mogą zablokować systemy poczty e-mail lub zostać odrzucone przez filtry. Jeśli pracuje nad nim więcej niż dwie osoby, ktoś musi być odpowiedzialny za rozwiązywanie konfliktów.

Są lepsze sposoby, a ja pokażę ci kilka alternatyw. Aby obejść wysyłanie dużych plików za pośrednictwem poczty e-mail, istnieje prawdopodobnie kilkanaście usług takich jak YouSendIt.com, które umożliwiają przesłanie pliku, a następnie wystarczy użyć wiadomości e-mail, aby powiadomić osoby, do których można przejść, aby pobrać. Ale to nie jest bardzo satysfakcjonujące, a lepszym rozwiązaniem jest użycie czegoś takiego jak Dokumenty Google. Pomyśl o tym jako o udostępnionym dysku twardym w chmurze. Dowolny format pakietu Office i plik PDF można przesłać do usługi Google po skonfigurowaniu konta Gmail. Problem polega na tym, że nadal musisz je edytować seryjnie.

Aby obejść ten problem, spójrz na Etherpad.com, która w zasadzie tworzy stronę internetową w czasie rzeczywistym dla twojego dokumentu. Przypisuje losowy URL, a to jest zarówno dobre, jak i złe. Dobrze, bo gdy już znasz adres URL, możesz łatwo uzyskać dostęp do dokumentu. Źle, ponieważ po poznaniu adresu URL nie ma żadnych zabezpieczeń, więc każdy może zobaczyć, co robisz. Ale do szybkiej edycji w czasie rzeczywistym nie można pokonać. Masz okno czatu z boku, gdzie możesz udostępniać komentarze, a zmiany każdego z autorów mają inny kolor podświetlenia, dzięki czemu możesz szybko zobaczyć ich wkład. Możesz także wrócić do wcześniej zapisanych wersji, co jest bardzo fajną funkcją, jeśli próbujesz znaleźć coś, co zaginęło w strumieniu edycji. I jest bezpłatny. (Jest podobna usługa z Textflow.com za 100 USD na użytkownika rocznie.)

[Więcej informacji: Najlepsze usługi transmisji telewizyjnej]

Coś bezpieczniejszego i bardziej funkcjonalnego to Box.net. Rozpoczęło się to jako usługa kopii zapasowej online (patrz moja kolumna tutaj), ale ewoluowała do czegoś więcej. Zespół ludzi może udostępniać zbiór dokumentów publikowanych na ich własnej stronie internetowej. Możesz wykonywać wyszukiwania pełnotekstowe w obrębie tej kolekcji i mieć również wątki dyskusyjne. Koszt to 15 USD za użytkownika miesięcznie. W przeciwieństwie do Etherpada można udostępniać wszystkie rodzaje plików, nie tylko dokumenty do przetwarzania tekstu.

Ostatnia usługa, o której chcę wspomnieć to Drop.io. To jest tak, jak w przypadku Boxa, w którym można zapisywać wiele różnych plików i robić to bezpiecznie, np. Etherpad, w którym odbywa się czat w czasie rzeczywistym. Ale tutaj dzieje się o wiele więcej. Wspaniałą rzeczą w Drop.io jest to, że masz wiele sposobów na zdobywanie informacji na współdzielonej stronie internetowej. Możesz przesyłać treści przez Internet, e-mail, wysyłać wiadomości tekstowe, kanały Facebooka, a nawet wysyłać je przez telefon lub faksy. Połączenia telefoniczne są zapisywane jako pliki audio. Możesz wypróbować usługę za darmo. Jeśli chcesz tylko utworzyć jedną "drop" lub stronę współdzieloną, która wynosi 10 USD rocznie za 1 GB miejsca. Są jeszcze droższe plany, jeśli chcesz mieć więcej miejsca lub funkcji. Kolejną usługą wartą rozważenia jest ContentCircles.com, która ma 10 USD miesięcznie na nieograniczoną ilość miejsca.

Wszystkie te są doskonałą alternatywą do wysyłania następnego pliku za pośrednictwem poczty e-mail, a także mogą pomóc zaoszczędzić czas i zmniejszyć frustracje seryjnej współpracy. Daj mi znać, co myślisz o usługach lub jeśli masz inne, z których korzystasz rutynowo.

David Strom jest byłym redaktorem naczelnym Network Computing, Tom's Hardware.com i DigitalLanding.com oraz niezależną siecią konsultant, blogger, podcaster i profesjonalny mówca z St. Louis. Można go znaleźć pod adresem [email protected].