Dokumenty Google przechwytują foldery udostępnione

Dokumenty Google w tym tygodniu dokonano gruntownego przeglądu, który ułatwia użytkownikom udostępnianie elementów, przesyłanie dokumentów i utrzymywanie porządku. Nowe ulepszenia wprowadziły też niewielką zmianę na stronie głównej Dokumentów Google z bardziej jednolitym i prostszym wyglądem.

Foldery współdzielone

Jedną z najlepszych funkcji Dokumentów Google jest możliwość udostępniania dokumentów innym użytkownikom i współpracy nad nimi. W przeszłości, jeśli masz wiele dokumentów, które musisz udostępnić jednej grupie roboczej, Dokumenty Google wymagały wysyłania wielu powiadomień o udostępnianiu dla każdego dokumentu.

Nowa funkcja udostępnionych folderów rozwiązuje ten problem, umożliwiając skonfigurowanie udostępniania uprawnienia dla jednego folderu. Po prostu przeciągnij i upuść pliki, które chcesz udostępnić do folderu, a następnie kliknij "udostępnij ten folder" i zaproś członków grupy roboczej. Osoby w Twojej grupie roboczej otrzymają e-mail z powiadomieniem o udostępnieniu tego folderu. Po zalogowaniu się do Dokumentów Google członkowie grupy roboczej mogą wyświetlać pliki dodane do folderu, a także upuszczać pliki do folderu, aby udostępniać je tej samej grupie.

Nowa funkcja jest przydatna, ale jest kilka dziwactw, o których powinieneś pamiętać. Mimo że dokument znajduje się w folderze współdzielonym, uprawnienia dostępu do tego dokumentu są dołączone do folderu, a nie do pliku. Jeśli więc wyciągniesz dokument, który posiadasz (tj. Utworzyłeś) z folderu współdzielonego, twoja grupa robocza nie będzie już mogła uzyskać dostępu do dokumentu.

Zarządzanie przepływem pracy

Powrót według popularnego popytu to "Przedmioty Nie w folderach ", który pozwala zobaczyć wszystkie dokumenty, które nie są zorganizowane w folderach. Google przywróciło tę funkcję, ponieważ niektóre osoby używały tego jako narzędzia przepływu pracy.

Jednym ze sposobów skorzystania z tego filtru jest wykorzystanie go jako narzędzia do śledzenia dokumentów na etapie projektów. Następnie możesz przenieść dokument do folderu, gdy będzie gotowy do prime time.

Jest jeden szczegół, o którym powinieneś wiedzieć podczas używania tej funkcji: Powiedzmy, że John dzieli się raportem bezpośrednio z Mary, ale John nie ma tego zgłoś w folderze. Jeśli Maria umieści go w jednym ze swoich folderów, John zobaczy, że raport ma znacznik folderu, ale nadal będzie wyświetlany, gdy John będzie filtrował swoje dokumenty według "Elementy nie w folderach". W ten sposób działania Mary nie zakłócają przepływu pracy Johna. Filtr "Elementy nie w folderach" jest dostępny w menu "Więcej wyszukiwań" w panelu nawigacyjnym po lewej stronie.

Dokumenty Google umożliwiają również przesyłanie wielu plików jednocześnie. Po prostu zaznacz wszystkie pliki za pomocą klawiszy "shift" lub "ctrl" ("command" na komputerze Mac), a następnie rozpocznij przesyłanie.

Nowy układ Dokumentów Google.

Stary układ Dokumentów Google.

Zauważysz też, że Dokumenty Google mają nieco inny wygląd. Nowy układ jest nieco bardziej boxerowy, a ikony wizualne (takie jak oznaczone gwiazdką, udostępnianie, przesyłanie i usuwanie) zostały usunięte na rzecz wyglądu tekstowego.

Współdzielenie alternatywne

Jeśli Dokumenty Google nie są dla Ciebie Microsoft ma również dwie opcje udostępniania dokumentów. Live Mesh, uruchomiona w ubiegłym roku, pozwala na tworzenie sieci urządzeń i synchronizację folderów między nimi. Live Mesh oferuje również własny pulpit online o nazwie Live Desktop, na którym można udostępniać foldery osobom spoza sieci lub Mesh. Aby korzystać z Live Mesh, musisz pobrać mały program, ale osoby, którym udostępniasz przedmioty, muszą tylko zarejestrować się w Live Desktop. Live Mesh działa zarówno na komputerach PC jak i Mac.

Inną alternatywą Microsoftu jest jego internetowa przestrzeń dyskowa o nazwie Skydrive. Jednak uprawnienia do udostępniania Skydrive są nieco zbyt skomplikowane, więc polecam korzystanie z Live Desktop i Live Mesh, jeśli jesteś użytkownikiem Windows Live.