Utwórz listę rozwijaną (listę sprawdzania poprawności) w skoroszytach programu Excel excel

Większość ludzi w biurze i innych miejscach pracy utrzymuje arkusze Excel, aby śledzić pewne zapisy i wpisy danych. Czasami musimy także udostępnić skoroszyt. Bez względu na to, co będzie miało miejsce, bardzo trudno jest skontrolować wpisy i potwierdzić ich poprawność (zwłaszcza w przypadku dużej ilości danych).

Zamiast martwić się o błędy, dobrą praktyką byłoby utworzenie skoroszytu lub arkuszy w taki sposób, aby automatycznie weryfikował wpisy i ograniczał możliwość wprowadzania błędnych danych przez użytkownika. To właśnie pomaga narzędzie Walidacja danych w zakładce Dane w MS Excel.

A dziś przyjrzymy się jednej z jego funkcji, w której możesz utworzyć menu rozwijane dla dowolnej komórki, wiersza lub kolumny i ograniczyć wpis komórki do danych z listy. Oznacza to również, że użytkownik nigdy nie będzie w stanie popełnić błędu.

Kroki, aby utworzyć listę rozwijaną

Krok 1: Wybierz komórkę, wiersz lub kolumnę, na której chcesz utworzyć listę walidacji lub listę rozwijaną. W moim przykładzie wybrałem kolumnę nr E. Użytkownik musi więc wprowadzić wartości, do których ogranicza się kolumna E.

Krok 2: Przejdź do karty Dane i poszukaj narzędzia Walidacja danych w sekcji Narzędzia danych. Kliknij tę ikonę i wybierz Walidacja danych.

Krok 3: W wyskakującym okienku wybierz List from Allow d rop list znajdujący się pod zakładką Settings.

Krok 4: Następnie musisz wprowadzić źródło, czyli wartości, które tworzą część listy lub wartości, które można wybrać lub wprowadzić. Możesz bezpośrednio wprowadzić je w polu tekstowym Źródło (oddzielone przecinkami).

Alternatywnie możesz wybrać zakres komórek z bieżącego arkusza w skoroszycie, a wartości tych komórek będą traktowane jako lista. Jeśli jednak chcesz skorzystać z tej opcji, będziesz musiał przygotować listę nawet przed krokiem 1.

Uwaga: Utrzymanie listy rozwijanej In-cell wyświetla listę rozwijaną w skoroszycie. W przeciwnym razie tylko sprawdzanie poprawności działa, gdy użytkownik musi wpisać wartości.

Dzięki temu rozwijana lista jest gotowa do użycia. Użytkownik może wybrać dowolną wartość z listy. A piękno polega na tym, że redukuje tyle wysiłku przy ręcznym wpisywaniu.

Jeśli jednak użytkownik spróbuje wprowadzić wartości (wpisując ręcznie), które nie stanowią części listy sprawdzania poprawności, zostanie wyświetlony monit o komunikat o błędzie.

Wniosek

To tylko jedna z metod sprawdzania poprawności wpisów danych. Narzędzie ma jeszcze większy potencjał niż możesz sobie wyobrazić. W najbliższej przyszłości omówimy więcej jego funkcji. Następnie skorzystaj z listy rozwijanej i daj nam znać o swoich doświadczeniach.

Czy chciałbyś zobaczyć więcej takich przewodników? Upuść swoje komentarze!