Jak utworzyć i używać listy dystrybucyjnej w programie MS Outlook

Czy masz grupy kontaktów, do których nadal wysyłasz e-maile i zaproszenia na spotkania? Czy za każdym razem, gdy chcesz, wpisujesz ponownie każdy adres e-mail? Teraz, jeśli używasz MS Outlooka jako swojego klienta poczty e-mail i nadal robisz to samo, brakuje Ci czegoś naprawdę fajnego.

Program Outlook umożliwia tworzenie list dystrybucyjnych, które są niczym innym jak podzbiorami kontaktów lub niestandardowych grup, jak możesz dzwonić. Tak więc następnym razem, gdy będziesz mieć grupę osób, do których będziesz często wysyłać maile, utwórz listę dystrybucyjną, taką jak ta wyjaśniona poniżej.

Kroki, aby utworzyć listę dystrybucyjną

Zanim zaczniesz, polecam (i zakładam), że masz większość kontaktów już dodanych do listy kontaktów. To po prostu ułatwia ci pracę.

Krok 1: Kliknij kartę Kontakty u dołu lewego panelu. Teraz kliknij kartę Działania na wstążce i przejdź do Nowej listy dystrybucyjnej. Miłośnicy klawiatury mogą znaleźć Ctrl + Shift + L jako lepszą opcję.

Krok 2: Pojawi się nowe okno z podświetloną kartą Lista dystrybucyjna. Nadaj nazwę swojej grupie i dodaj do niej członków z Wybierz członków w sekcji Członkowie.

Krok 3: Kliknij dwukrotnie nazwy, które chcesz dodać, lub wybierz je i kliknij przycisk Członkowie.

Możesz także użyć ikony Dodaj nowy, aby dodać członków, których nie ma na liście kontaktów. Aktualizuj i usuń kontakty to opcje uzupełniające.

Krok 4: Po dodaniu członków nastąpi powrót do okna w kroku 2. Kliknij Zapisz i zamknij, aby rozpocząć korzystanie z pierwszej listy dystrybucyjnej.

Spójrz na zdjęcie powyżej. Utworzyłem moją listę dla kilku członków i jest to nazwa, której używam do grupowania poczty.

Uwaga: Zawsze możesz edytować listę, przechodząc do opcji Kontakty> Wybierz grupę i wykonując kroki od 2 do 4 lub według własnego uznania.

Jak korzystać z listy dystrybucyjnej?

Zacznij od nowego e-maila. Utwórz wiadomość i w polu Do wprowadź nazwę, którą nadałeś grupie. W moim przypadku jest to Guiding-Tech. Po wpisaniu nazwy zobaczysz, że staje się pogrubiona i podkreślona, wskazując, że program Outlook rozpoznał adres. Jeśli nie, spróbuj Ctrl + K. Jeśli nadal nie działa, proces został zepsuty i być może trzeba będzie wrócić do kroku 1.

Kliknięcie znaku + spowoduje podzielenie nazwy listy na poszczególne adresy e-mail (przydatne, jeśli czasami chcesz usunąć wyjątki).

Wniosek

To nie może być prostsze, jeśli od czasu do czasu musisz wysyłać grupowe wiadomości e-mail. Możesz utworzyć dowolną liczbę list i wykorzystywać je według własnego uznania. Jedna lista może być traktowana jako nadzbiór lub podzbiór innej. O wiele więcej do zrozumienia, a zobaczysz, gdy zaczniesz odkrywać tę funkcję.