Jak zablokować pisarza zoho podczas współpracy i więcej fajnych sztuczek

Jeśli często pracujesz nad edytorami tekstu, takimi jak Google Docs lub Zoho Writer, musisz wiedzieć, że tworzenie doskonałego dokumentu zazwyczaj pociąga za sobą wiele zmian od podstaw. Czy to dodawanie nowych zdań, czy poprawianie poprzednich błędów. Sytuacja jest stosunkowo łatwa, jeśli pracujesz samodzielnie nad dokumentem.

Jeśli jednak współpracujesz z członkami zespołu, ważne jest, aby wiedzieć, jak usprawnić to doświadczenie. Przecież nie chciałbyś, aby Twoi koledzy pracowali i przerabiali w tym samym bloku bez końca.

Na szczęście Zoho Docs (pisarz) ma fajną opcję, która pozwala zablokować pewną część dokumentu podczas współpracy z innymi. W związku z tym w tym poście omówimy dziś, jak zablokować Zoho Writer podczas współpracy i innych zaawansowanych funkcji.

Również w Technice przewodniej

Jak skanować i dodawać dokumenty do Dokumentów Google

Jak zablokować wybrane treści do współpracy

Krok 1: Po zakończeniu części dokumentu kliknij przycisk Recenzja u góry.

Krok 2: Następnie wybierz fragment tekstu, który chcesz zablokować. Kliknij małą ikonę kłódki na górze i wybierz opcję Zablokuj wybrane treści, a to wszystko.

Teraz, gdy ktoś na twojej wspólnej grupie kliknie ten blok tekstu, zobaczy małą ikonę blokady i wiadomość z informacją: „Zawartość została zablokowana …” do edycji.

Uwaga: Funkcje współpracy są dostępne tylko dla właścicieli dokumentów. Aby założyć współwłaścicieli, kliknij przycisk Udostępnij i podaj użytkownikom prawa współwłaściciela.

Jak zezwolić na edycję dla określonych osób

Jednak wszyscy wiemy, że praca z tym samym dokumentem z innymi niekoniecznie musi być czarno-biała. Są chwile, kiedy chcesz, aby blok tekstu był edytowany przez tylko jednego członka zespołu. W takich sytuacjach z pewnością nie chciałbyś sporządzać kolejnego e-maila zawierającego szczegóły, kto edytowałby sekcję i podobne.

To właśnie wtedy wykorzystywane są zaawansowane funkcje Zoho Writer. Aby go włączyć, przejdź do trybu przeglądania i kliknij ikonę kłódki. Następnie wybierz opcję Opcje zaawansowane.

Teraz dodaj adres e-mail osoby, której chcesz dać wyłączne uprawnienia, i naciśnij przycisk Zablokuj. To wszystko!

Fajna wskazówka: Blokuj niezaznaczoną zawartość działa jak narzędzie do odwrotnego wyboru. Wybierasz fragment tekstu, którego nie chcesz edytować, a następnie wybierasz drugą opcję. Resztą zajmie się Zoho Writer.

Jak maskować tekst

Ponownie, jeśli jesteś właścicielem dokumentu i chcesz zmienić lub zamaskować określony blok tekstu, Zoho Writer pozwala ci to zrobić. Przydaje się, gdy musisz dodać poufne dane i nie chcesz, aby wszyscy członkowie zespołu je przeczytali.

Maska nie działa jednak jak większość narzędzi, co oznacza, że ​​nie można wybrać fragmentu tekstu, a następnie zamaskować go. Zamiast tego musisz kliknąć ikonę, a następnie wprowadzić dane.

Krok 1: Narzędziem do tego zadania jest Maska, oznaczona małą ikonką oka na górze. Umieść kursor w miejscu, w którym chcesz dodać tekst, i kliknij go. To doda pole tekstowe oznaczone liniami przerywanymi.

Krok 2: Teraz dodaj tekst i to wszystko.

Podczas gdy będziesz mógł zobaczyć tekst w kolorze szarym, inni współpracownicy zobaczą linie oznaczone gwiazdkami. Tak, tak jak te stare filmy FBI.

Jak wstrzymać współpracę na Zoho Writer

Na szczęście proces wstrzymania współpracy to spacer po parku. Po prostu przełącz się w tryb przeglądania i kliknij przełącz na Pause Collaboration na górze.

Po zakończeniu zobaczysz u góry ostrzeżenie, że żaden z twoich współpracowników nie będzie mógł edytować dokumentu. Z drugiej strony współpracownicy zobaczą, że dokument jest sprawdzany przez jednego z członków zespołu.

Tak więc, gdy następnym razem zobaczysz, że dokument jest wyewidencjonowany, będziesz wiedział, co robić, zamiast klikać na różne przyciski i narzędzia.

Bonus Zoho Writer Tips and Tricks

1. Jak wyświetlić historię dokumentu

Kiedy często współpracujesz przy jednym dokumencie, ważne jest, aby wiedzieć, kto wprowadził zmiany i kiedy. Na szczęście dla nas Zoho Writer jest wyposażony w fajną funkcję View History. Dzięki niemu możesz nie tylko zobaczyć, kto wprowadził zmiany, ale także zobaczyć najnowsze dodatki do wersji. Dodatkowo, możesz w razie potrzeby porównać różne wersje.

Krok 1: Kliknij ikonę Historia widoków na górze (oznaczoną przez zegar piasku). Ponownie znajdziesz go w trybie przeglądania.

Krok 2: Teraz wyświetli się różne wersje na prawym panelu. Kliknij przycisk Porównaj wersje na górze, aby dobrze porównać wersje.

Aby zobaczyć najnowsze dodatki, kliknij przycisk Zobacz co się zmieniło i wybierz czas. Wszystkie nowe dodatki tekstowe wraz z podziałami wierszy zostaną podświetlone.

Również w Technice przewodniej

Oto, w jaki sposób możesz powstrzymać śledzenie Twojego Gmaila przed śledzeniem

2. Śledź zmiany

Chociaż Writer ma pewne poważne możliwości śledzenia, czasami staje się zbyt kłopotliwy, aby przejść przez każdy z nich. Jeśli jesteś osobą, która musi przejrzeć zmiany w bardzo pilny sposób, najlepszym rozwiązaniem jest włączenie funkcji śledzenia zmian.

Jak pewnie już zgadłeś, podkreśla wszystkie ostatnie zmiany. A właściciel musi zaakceptować lub odrzucić te zmiany.

Aby włączyć śledzenie zmian, przełącz przycisk na górze. Członkowie zespołu zobaczą zielony przycisk na górze.

Zobaczysz nazwę i czas, w którym dokonywane są zmiany. Nawet najmniejszy podział linii jest śledzony w tym trybie. Jako właściciel, wszystko co musisz zrobić, to kliknąć na najważniejsze wydarzenia i zaakceptować / odrzucić zmiany.

Po zakończeniu tekst zajmie domyślny kolor tekstu.

3. Użyj wbudowanych powiadomień e-mail

Chcesz ogłosić nowe zmiany dotyczące udostępnionego dokumentu? Nie musisz pisać osobnego e-maila. Zamiast tego Zoho Writer umożliwia powiadamianie ich za pomocą opcji e-mail z poziomu narzędzia.

Kliknij małą ikonę litery na górze. Nazwy współpracowników zostaną dodane automatycznie. Wszystko, co musisz zrobić, to dodać temat i ciało i nacisnąć przycisk Wyślij.

Również w Technice przewodniej

# Narzędzia liniowe

Kliknij tutaj, aby zobaczyć naszą stronę z artykułami narzędzi online

Współpracuj elegancko

Dawno minęły czasy, kiedy trzeba polegać na przekazywaniu wiadomości e-mail do współpracy nad dokumentem. Usługi przetwarzania tekstu, takie jak Google Docs i Zoho Writer, eliminują frustrację dzięki funkcjom inteligentnej współpracy. Pomagają śledzić zmiany i usprawniać pracę oraz oszczędzać czas.

Dalej: Mówiąc o zarządzaniu czasem, jeśli posiadasz telefon z Androidem z Android Pie, przejdź przez poniższy post, aby stać się potworem wydajności.