Ochrona hasłem dokumentów MS Office (2007) bez narzędzi innych firm

Każdy z nas może nie mieć nawyku utrzymywania blokad folderów lub szyfrowania całych dysków w celu ochrony danych lub ograniczenia oglądalności plików. Ale są chwile, kiedy potrzebujemy pewnego poziomu bezpieczeństwa w stosunku do niektórych dokumentów. Potrzebuję wielu z tych dokumentów Worda, Excela i PowerPointa i robię to chroniąc je hasłem.

Dodatkową zaletą jest to, że mogę łatwo udostępniać pliki z takim samym stopniem bezpieczeństwa. Dlatego osoby, które nie znają odpowiednich haseł, nie będą mogły wyświetlać i / lub modyfikować chronionych plików. Kroki są dość proste i nie wymagają łączenia z narzędziami innych firm.

Kroki do zastosowania hasła w dokumentach MS Office 2007

Może być więcej sposobów stosowania haseł na dokumentach, ale opracowany tutaj proces nie może być prostszy. Dotyczy tylko dokumentów MS Office.

Krok 1: Otwórz istniejący dokument lub utwórz nowy. Kliknij przycisk MS office (u góry po lewej) i wybierz opcję Zapisz jako dokument.

Krok 2: W oknie Zapisz jako rozwiń listę Narzędzia (umieszczoną obok przycisku Zapisz) i wybierz Opcje ogólne.

Krok 3: Będziesz mógł utworzyć i zabezpieczyć swój dokument hasłem za pomocą dwóch rodzajów haseł. Jednym z nich jest Hasło, aby otworzyć dokument, a drugie, Hasło, aby zmodyfikować dokument.

• Weź pierwszy, jeśli chcesz, aby ludzie mogli otwierać dokument tylko za pomocą hasła. Domyślnie używa zaawansowanej metody szyfrowania, aby zwiększyć bezpieczeństwo dokumentu.
• Weź drugą, jeśli chcesz zachować otwartą oglądalność, ale chcesz chronić ją przed złośliwymi zmianami. W tym nie ma zabezpieczeń, z wyjątkiem ograniczenia zapisu.
• Oczywiście możesz wziąć oba w tym samym czasie. I radziłbym, abyś używał dwóch różnych haseł, w przeciwnym razie znaczenie zostanie utracone.

Uwaga: Jeśli zgubisz hasło, nie ma sposobu, aby je odzyskać. Więc bądź ostrożny w wyborze jednego. Upewnij się także, aby utworzyć kopię zapasową rzeczy.

Krok 4: Gdy przejdziesz dalej po wpisaniu jednego lub obu haseł, zostaniesz poproszony o ponowne wprowadzenie i potwierdzenie odpowiednich haseł. Jest więc podwójne sprawdzenie, aby zapobiec popełnianiu błędów.

Krok 5: Nie zapomnij nazwać swojego dokumentu i zapisać go w znanym miejscu. Aby nie skończyć, sam szukasz pliku:).

Doświadczenie recenzenta

Gdy użytkownik próbuje otworzyć dokument chroniony hasłem, zostanie poproszony o wprowadzenie hasła, a dokument nie będzie dostępny, dopóki nie zostanie poprawnie podany.

To samo dotyczy hasła modyfikacji. Albo użytkownik powinien o tym wiedzieć, albo będzie mógł go wyświetlić w trybie tylko do odczytu.

Wniosek

Wolę chronić moje ważne dokumenty i dane w ten sposób. Chociaż utrzymuję także niektóre zablokowane foldery, daje mi to dodatkowy poziom ochrony. Niemniej jednak udostępnianie zablokowanych folderów jest dość trudne i tam właśnie liczy się ochrona plików.