Jak wybrać rozwiązanie hostowanej poczty e-mail

Ze wszystkich technologii, które napędzają twój biznes, jest duża szansa, że ​​żadna nie wpłynie na twoją firmę tak dobrze, jak dobry e-mail. Podczas gdy większe organizacje mają sprzęt, infrastrukturę i kapitał ludzki, aby zarządzać pocztą e-mail w domu, małe firmy z niewielkimi lub nieistniejącymi działami IT nie mają tego luksusu. Oto, jak zwiększyć efektywność poczty e-mail dla dużych firm w budżecie dla małych firm.

W przypadku firm, w których jest od 5 do 25 użytkowników, hostowanie własnego serwera pocztowego nie jest warte wysiłku i kosztów, i może faktycznie prowadzić do więcej przestojów niż skorzystanie z usług zewnętrznych. Chociaż bardzo małe firmy mogą polegać wyłącznie na bezpłatnych usługach poczty e-mail, takich jak Gmail, Yahoo lub Hotmail, jest coś w posiadaniu własnej nazwy domeny, która sprawia, że ​​Twoja firma wygląda bardziej legalnie. Korzystanie z bezpłatnego konta e-mail jest martwą grą, w której Twoja organizacja działa na skromnym. Na szczęście zarówno Google, jak i Microsoft oferują przystępne cenowo i hostowane rozwiązania do obsługi poczty e-mail.

Kilka tygodni temu Google osiągnęło ogromną przewagę jako najbardziej ekonomiczne rozwiązanie hostingowe, ale Microsoft niedawno obniżył swoje ceny o połowę, Google jest prawdziwą konkurencją. Mimo to Microsoft Exchange Online w cenie 60 USD za użytkownika rocznie to o kilka groszy więcej niż Google Apps Premiere Edition (GAPE) o wartości 50 USD. Zarówno Google, jak i Microsoft oferują 25 GB miejsca na swoje konta.

Ogromnym czynnikiem przy wyborze hostowanej wersji Exchange na Gmailu jest to, czy musisz używać Outlooka. Oczywiście program Outlook obsługuje Gmail za pośrednictwem protokołu IMAP, ale ponieważ jest to protokół pocztowy, nie będzie można udostępniać kalendarza współpracownikom bez połączenia z internetem. To jest funkcja tworzenia lub łamania dla wielu osób.

Kolejny powód, dla którego warto rozważyć Exchange, polega na tym, że polegasz na aplikacjach firm trzecich ściśle powiązanych z Outlookiem. Xobni, na przykład, jest doskonałym narzędziem do zarządzania kontaktami i sieci społecznościowych, które działa wyłącznie z Outlookiem.

Google Apps Premiere Edition ma również pewne zalety. Jeśli jesteś użytkownikiem Gmaila, wiesz już, jak przydatne mogą być etykiety, a nie znajdziesz ich w Outlooku. Google ma także tę zaletę, że jest agnostyczne w stosunku do przeglądarki, otrzymasz te same wrażenia niezależnie od tego, czy wolisz przeglądarkę Firefox, IE czy Chrome. Dopóki usługa Exchange Online nie zostanie przeniesiona na Exchange 2010 na początku 2010 r., Korzystanie z przeglądarek innych niż Internet Explorer jest ograniczone do programu Outlook Web Access Light.

Chociaż program Outlook nie obsługuje pełnego zestawu funkcji Google Apps Premiere Edition po wyjęciu z pudełka, użytkownicy programu Outlook nadal mogą uzyskać dostęp do Google Apps Premiere Edition za pośrednictwem wtyczki.

Jeśli jesteś już użytkownikiem serwisu Dokumentów Google, spodoba Ci się jednokrotne logowanie do e-maili, Dokumentów Google i innych usług Google. Oczywiście Microsoft oferuje także mnóstwo dodatkowych funkcji online, takich jak SharePoint, Office Live Meeting i Office Communications Live, ale aby je wykorzystać, musisz uaktualnić do Business Productivity Online za 120 USD na użytkownika rocznie.

Oba Google Aplikacje Premiere Edition i Exchange Online mogą być synchronizowane z kontrolerami domeny Active Directory w Twojej organizacji. Zmniejsza to liczbę haseł, które Twoi użytkownicy muszą pamiętać i umożliwia jednokrotne logowanie.

Google Apps Premiere Edition zapewnia małym firmom najlepszy zwrot z każdej złotówki, przy wąskim marginesie. Ponieważ obie oferty gwarantują 99,9% czasu pracy, niezawodność powinna być porównywalna między usługami. Jeśli Twoje potrzeby związane z pocztą e-mail są proste, Google Cię obejmuje. Jeśli musisz korzystać z Outlooka, wybierz Exchange Online.

UWAGA: Ten artykuł został zaktualizowany w celu wyjaśnienia faktów dotyczących dodatku do pamięci masowej Microsoftu i wsparcia Google dla Active Directory i Microsoft Outlook.

Michael Scalisi jest menedżerem IT w Alameda w Kalifornii.