Użyj warunków wyjątkowych w programie Outlook dla reguł wiadomości e-mail negatywnych

Mówiliśmy o zasadach programu Outlook w wielu postach. Niektóre z tych wskazówek pomagają lepiej organizować wiadomości. Jednak musieliście zauważyć jedną wspólną cechę: zazwyczaj pomijamy warunek wyjątku i pozostawiamy wam decyzję, czy naprawdę trzeba go dodać.

Dziś jesteśmy gotowi powiedzieć wam, jak ważne są wyjątki. W rzeczywistości pokażemy Ci, jak wykorzystać warunki wyjątkowe do tworzenia reguł negatywnych.

Weźmy przykład. Idę na wakacje i generalnie lubię, aby moja praca nie była związana z życiem osobistym. Tak więc, podczas gdy mogłem z łatwością utworzyć automatyczną odpowiedź na wakacje dla każdej wiadomości e-mail, która ląduje w mojej skrzynce odbiorczej, naprawdę chciałbym to zrobić tylko do e-maili roboczych (zwłaszcza tych, które są dostępne dla grup angażujących mnie) i nadal uczestniczyć w e-mailach „wysyłanych tylko do mnie”.

Fajna wskazówka: Jeśli jesteś osobą, która w dużym stopniu polega na regułach poczty e-mail programu Outlook, powinieneś rozważyć wykonanie kopii zapasowej, aby zawsze móc je zaimportować, jeśli stracisz je podczas nieoczekiwanej awarii.

Czy istnieje sposób na wysyłanie automatycznych odpowiedzi na wszystkie e-maile z wyjątkiem tych wysyłanych tylko do mnie? Tak jest. Muszę wysyłać odpowiedzi na e-maile wysyłane do mnie i do kogoś innego. To jest,

wszystkie e-maile, ale te wysyłane tylko do mnie.

Tutaj przeprowadzamy Cię przez etapy tworzenia takiej reguły. Możesz przyjąć podobne podejście do każdej negatywnej reguły, którą chcesz utworzyć.

Krok 1: Przejdź do menu Plik na wstążce i otwórz je.

Krok 2: Zostaniesz przeniesiony do strony Informacje o koncie. Kliknij ikonę Zarządzaj regułami i alertami.

Krok 3: Zacznij od kliknięcia Nowa reguła.

Krok 4: W kreatorze reguł zacznij od pustej reguły, wybierając opcję Zastosuj reguły dla otrzymywanych wiadomości. Kliknij Dalej.

Krok 5: Następnie zostaniesz poproszony o wybranie warunku. Nie dokonuj tutaj żadnego wyboru. Po prostu naciśnij Next.

Krok 6: Pojawi się ostrzeżenie informujące, że reguła zostanie zastosowana do wszystkich wiadomości. Powiedz tak.

Krok 7: Wybierz akcję. Pragnę odpowiedzieć za pomocą konkretnego szablonu, a szablon ma w nim odpowiedź poza biurem.

Krok 8: W dolnym panelu tego samego okna kliknij określony szablon i przeglądaj i wybierz odpowiedź z formularzem szablonu.

Krok 9: Teraz zostaniesz przeniesiony do okna wyjątków. Tutaj zamierzam zastosować warunek wyjątku, chyba że zostanie wysłany tylko do mnie . Kliknij Dalej.

Krok 10: Skończyłeś. Zakończ konfigurację, klikając przycisk Zakończ.

Teraz podczas wakacji wysyłasz automatyczne odpowiedzi tylko dla tych wiadomości, które nie są wysyłane tylko do ciebie. Ciekawe, prawda?

Wniosek

Pomyśl o różnych innych scenariuszach, w których musisz stworzyć takie negatywne reguły. Kiedy je rozszyfrujesz i stworzysz reguły, zaczniesz kochać reguły programu Outlook znacznie bardziej niż wcześniej.