Utwórz reguły folderów w programie MS outlook dla przychodzących wiadomości - technika przewodnia

Wielu z was musi używać MS Outlook jako klienta poczty elektronicznej. Ponadto istnieje szansa, że ​​zintegrowałeś wiele kont e-mail do dostarczania wiadomości e-mail do klienta na komputerze. W takim scenariuszu, gdy otrzymujesz wiele maili, ważne jest, aby wiedzieć, jak je segregować i sprawdzać najważniejsze.

Zamiast robić to ręcznie, możesz mieć dedykowane foldery dla różnych typów wiadomości e-mail, tak aby wiadomości przychodzące były układane w odpowiednich folderach. Do takiej automatyzacji Outlook pozwala tworzyć reguły i stosować je do każdej przychodzącej wiadomości e-mail. Odpowiednio przesyła wiadomości do określonego folderu. Koncepcja jest podobna do filtrów i etykiet w Gmailu.

Na przykład chcę, aby wszystkie maile z „Sandeep Agarwal” dotarły do ​​folderu o nazwie Self. Oto, jak zdefiniowałem zasady.

Kroki tworzenia reguły e-mail

Ten sam proces dotyczy wszystkich rodzajów reguł e-mail. Jest to szczegółowy przykład pokazujący wspomniany proces. Musisz wybrać / zdefiniować parametry zgodnie z tym, co chcesz.

Krok 1: Przejdź do karty Narzędzia i wybierz opcję Reguły i alerty.

Krok 2: Skoncentruj kartę Reguły e-mail i naciśnij przycisk Odczyt nowej reguły (Zmień regułę, jeśli modyfikujesz istniejącą).

Krok 3: W sekcji Bądź zorganizowany podświetl podstawowe wymagania (wybrałem opcję Przenieś wiadomości od kogoś do folderu).

Uwaga: na dole tego samego okna dialogowego znajdziesz sekcję z krokiem 2. Musisz kliknąć każdy link widoczny po „ Zastosuj tę regułę po nadejściu wiadomości ” i edytować swoje wymagania. W moim kontekście było to: -

Krok 3 (a): Wybierz osoby, do których chcesz zastosować regułę (np. Wiadomości e-mail pochodzące od wybranych osób). Lista pokaże tylko osoby dodane do twoich kontaktów. Musisz więc upewnić się, że dodałeś żądany kontakt przed rozpoczęciem.

Krok 3 (b): Wybierz folder, do którego chcesz przenieść / dostarczyć e-maile. Możesz także utworzyć nowy folder tutaj.

Krok 4: Następnie możesz zawęzić regułę, dodając więcej ograniczeń lub parametrów do podstawowej reguły. Na przykład wiadomości z określonym tematem. Musisz także sprawdzić preferowaną opcję i kliknąć jej link, aby zawęzić regułę lub dodać opisy.

Krok 5: Jeśli są jakieś wyjątki od reguły, której nie można skonfigurować w powyższych krokach, możesz to zrobić tutaj.

Krok 6: Jesteś teraz gotowy i możesz wybrać opcję Zakończ. Sugeruję jednak sprawdzenie opcji Uruchom tę regułę teraz … wraz z włączeniem tej reguły. Dzięki temu nowe i istniejące wiadomości spełniające regułę zostaną przeniesione do odpowiedniego folderu.

Szybsza alternatywa

Jeśli chcesz skrócić ten proces (możesz jednak nie być w stanie ustawić szczegółowej reguły w ten sposób), przejdź do skrzynki odbiorczej i wykonaj poniższe kroki: -

Krok 1: Kliknij prawym przyciskiem myszy wiadomość (od osoby z reguły do ​​mapowania folderów) i wybierz Utwórz regułę.

Krok 2: Zaznacz pola dla dowolnych parametrów, które chcesz zastosować, wybierz folder i kliknij Ok.

Wniosek

Jest to prosty sposób na uporządkowanie wiadomości e-mail w programie Outlook. Możesz także łatwo skupić się na ważnych wiadomościach. Zacznij i poznasz korzyści!