HyLighter pomaga grupom współpracować przy dokumentach

Współpraca z innymi członkami zespołu tworzenie i modyfikowanie dokumentów jest powszechną potrzebą biznesową. Ale jaki jest najlepszy sposób na obsłużenie tego zadania? Nowa usługa współpracy online o nazwie HyLighter umożliwia stosowanie kodowania kolorami do zaznaczania adnotacji, które usługa śledzi niezależnie od oryginalnego dokumentu.

Produkty zaprojektowane z myślą o potrzebach osób, które współpracują nad dokumentami, są dostępne od jakiegoś czasu. Jednym znanym przykładem jest możliwość śledzenia zmian w Microsoft Word; wprowadzona kilka lat temu, ta funkcja umożliwia użytkownikom oznaczanie dokumentu programu Word komentarzami i sugerowanymi zmianami, które inni współpracownicy mogą zaakceptować lub odrzucić.

Wiele dobrze znanych usług internetowych zapewnia bardzo elastyczne opcje współpracy w zakresie dokumentów, w tym dostęp do współużytkowanych dokumentów. Na przykład Microsoft Office Live i WebEx WebOffice umożliwiają przesyłanie dokumentów do prywatnej witryny internetowej w celu udostępniania, przeglądania i modyfikowania. Basecamp udostępnia internetowy system Writeboard do współpracy przy tworzeniu dokumentów, a także proste usługi zarządzania projektami.

HyLighter, obecnie w fazie testów beta, specjalizuje się wyłącznie w współpracy z dokumentami. Zapewnia korzyści niedostępne w bardziej ogólnych usługach udostępniania online - w szczególności intuicyjny schemat kodowania kolorów, który podkreśla obszary zainteresowań zespołu biznesowego.

HyLighter śledzi komentarze i sugeruje zmiany osobno, aby nie zasłaniały oryginalnego dokumentu. W rzeczywistości nie można zmienić samego dokumentu w HyLighter, co może sprawić, że będzie on nieodpowiedni dla niektórych użytkowników. Ale w sytuacjach, w których śledzenie problemów współpracowników jest ważne, może być bardzo przydatne.

HyLighter niepoprawnie wyrenderował małą literę c w tym zaimportowanym dokumencie PDF.

HyLighter to praca w toku, więc nie polecałbym polegania na nim wyłącznie podczas pracy z ważnymi dokumentami; bądź przygotowany na użycie czegoś innego, jeśli natkniesz się na nią. Na przykład usługa twierdzi, że obsługuje dokumenty w formatach Word, PDF i HTML, ale niektóre pliki PDF, które zostały przesłane do usługi, nie były całkowicie wierne. (HyLighter potwierdza, że ​​niektóre wielokolumnowe pliki PDF z wbudowaną grafiką, takie jak ta na zrzucie ekranowym widocznym powyżej po lewej stronie, mogą nie wyświetlać się prawidłowo).

Z drugiej strony dokumenty programu Word były wyświetlane bezbłędnie. HyLighter twierdzi, że planuje w końcu wesprzeć adnotację o plikach graficznych, audio i wideo.

HyLighter działa

HyLighter rozpoznaje dwa typy użytkowników: twórcę dokumentu i zapraszanego - osobę, która jest inicjatorem prosi o udział we współpracy. Krótkie animowane samouczki na stronie HyLighter objaśniają obie role użytkowników.

Pomysłodawca rozpoczyna proces rejestrując się w serwisie i przesyłając dokument. Po raz pierwszy próbowałem się zarejestrować, natknąłem się na drobny problem: nie otrzymałem potwierdzenia przez e-mail. Ale po drugiej próbie następnego dnia odniosłem sukces.

Po zalogowaniu zobaczysz zapasowy interfejs. Po drugiej stronie znajdują się opcje menu umożliwiające dostęp do dokumentów, z których pochodzisz, oraz dokumentów, do których zaproszono Cię do współpracy. Prawy panel zawiera łącza do zmiany profilu i importowania dokumentów, nad którymi chcesz pracować w HyLighter.

Importowanie dokumentów jest proste. Podajesz tytuł dokumentu, umieszczasz plik na komputerze, przypisujesz mu status praw autorskich (bezpieczny, oczekujący lub nie dotyczy) wybrany z rozwijanego menu, wpisujesz opis, jeśli chcesz, i podajesz adresy e-mail osoby, które chcesz zaprosić jako współpracowników.

Każda zaproszona osoba otrzymuje wiadomość e-mail z żądaniem wprowadzenia dokumentu. Przed rozpoczęciem pracy nad dokumentem osoba zaproszona musi założyć konto HyLighter.

Komentarze, nie zmiany

Po przesłaniu dokumentu z komputera do usługi online (co zajmuje kilka sekund), można rozpocząć adnotowanie go.

Kolorowe paski HyLighter przypominają rzeczywiste punkty świetlne zastosowane za pomocą kolorowych markerów: nie zaciemniają tekstu. Żółte słupki podświetlają fragmenty, w których pojawił się komentarz, niebieskie wskazują na komentarze innych, a zielone wskazują obszary wspólne. Ciemniejsze odcienie niebieskiego lub zielonego pojawiają się, gdy współpracownicy wykazują szczególnie duże zainteresowanie segmentem - na przykład, gdy kilku uczestników pozostawia komentarze na temat tego samego tekstu.

Komentarze pojawiają się w okienku po prawej stronie dokumentu. Każdy komentarz pojawia się pod jego nazwiskiem, a kliknięcie małej ikony w kształcie kwadratu po prawej stronie nazwy autora powoduje, że odpowiednie podświetlenie jest czerwone. Inne małe ikony umożliwiają zastępowanie, dodawanie lub usuwanie komentarzy.

Podczas dodawania lub zastępowania komentarzy pojawia się proste pole edycji tekstu, oferujące niektóre typowe opcje formatowania, takie jak pogrubienie i kursywa. Możesz wstawiać linki do stron internetowych lub danych na zewnętrznym serwerze - na przykład filmy z serwisu YouTube - ale nie możesz przesłać danych zewnętrznych do samego HyLightera.

Przyciski znajdujące się nad kolumną komentarzy tworzą dodatkowy dokument w całym dostępne funkcje. Jeden pozwala utworzyć notatkę G - ogólny komentarz, który nie jest powiązany z żadnym określonym obszarem dokumentu. Przycisk Porównaj pozwala ci wyznaczyć komentarze, które oglądasz - własne, powiedzmy lub tylko te z kolegami.

Po zakończeniu współpracy możesz nacisnąć przycisk Eksportuj, aby wyeksportować dokument i komentarze do pliku HTML, pozornie ograniczenie użyteczności usługi. (HyLighter planuje włączyć obsługę eksportu do formatów RTF, PDF i prawdopodobnie Worda w przyszłości.)

W międzyczasie plik pomocy HyLighter sugeruje obejście, które używa przycisku Łatwy widok: Kliknij, aby wygenerować węższe okno w którym podświetlony dokument pojawia się w górnym panelu i komentarze w dolnym okienku. Jeśli nie masz bardzo małego wyświetlacza, będziesz mieć wystarczająco dużo miejsca, aby otworzyć aplikację do tworzenia dokumentów (np. Word) w drugim wąskim oknie obok okna łatwego widoku; następnie możesz wprowadzić zmiany ręcznie. Oczywiście nie jest to skuteczny sposób pracy.

Czy HyLighter jest tego wart?

Podoba mi się sposób, w jaki HyLighter oddziela komentarze od dokumentu. Większość internetowych narzędzi do współpracy modyfikuje sam dokument, w wyniku czego, gdy zaangażowanych jest wielu użytkowników, zamiar i ton oryginalnego tekstu mogą zostać utracone.

Jeśli tylko jedna lub dwie osoby przeglądają Twój dokument, niebezpieczeństwo zatonięcia w komentarzach może być bardzo małe. Tymczasem dodatkowa praca polegająca na przenoszeniu komentarzy i zmian do oryginalnego dokumentu może być główną wadą.

HyLighter może być używany w okresie beta testów, a usługa pokazuje prawdziwą obietnicę. Jeśli chcesz współpracować z dokumentami, polecam wypróbowanie, czy pasuje do Twojego stylu.

Po pojawieniu się ostatecznej wersji HyLightera będzie ona dostępna jako aplikacja, którą użytkownicy będą mogli zainstalować na swoim serwerze, oraz jako usługa hostowana. Ceny nie zostały ustalone.

Richard Morochove jest konsultantem i pisarzem IT. Wyślij mu pytania dotyczące korzystania z technologii w połączonym małym i średnim biznesie przez e-mail. PC World może edytować zapytanie i nie może zagwarantować, że wszystkie pytania zostaną odebrane.