Dowiedz się, kiedy skompresować załączniki wiadomości e-mail, aby zaoszczędzić czas

Przy tak dużej ilości pracy polegającej na wiadomościach załączników do plików - dokumentach tekstowych, obrazach, arkuszach kalkulacyjnych i wielu innych - wiele osób ma ochotę skompresować wszystko. Ten instynkt zwykł się opłacać, gdy łączysz się przez telefon, ale typowe prędkości internetowe oznaczają teraz, że ty i odbiorca mogą spędzać więcej czasu na kompresowaniu i dekompresji niż widząc zysk netto. Jest to szczególnie ważne w przypadku niektórych typów plików, które są już mocno skompresowane. Rozważ całkowity rozmiar i jeśli plik jest popularny w Internecie, zanim zdecydujesz się zawęzić kompresję. W większości sytuacji lepiej jest ominąć ten proces.

Rozmiar jest ogólnie czynnikiem ograniczającym. Zarówno serwer poczty wychodzącej, jak i serwer przychodzący odbiorcy muszą obsługiwać ten skrzep danych. Ogólnie rzecz biorąc, będziesz dobrze wysyłać i odbierać załączniki o wielkości 5 MB lub mniejszej. Prawdopodobnie będziesz mógł wysłać 10 MB. W szczyptę poszedłem jeszcze wyżej, ale te wiadomości są podatne na blokowanie. W takim przypadku możesz wysłać wiadomość na serwer FTP, rozdzielić wiele plików na różne e-maile lub spróbować skompresować załączniki.

Jednak niektóre typy plików nie korzystają z kompresji. Wypróbuj większość metod na MP3 lub JPEG, a otrzymasz rozmiar pliku mniej więcej od miejsca rozpoczęcia. Ogólnie rzecz biorąc, formaty plików, które są powszechnie dostępne w Internecie, nie zostaną zmniejszone przez dodatkową kompresję: JPEG, GIF, PDF, MP3, AAC, WMA, WMV i MOV. Podczas tworzenia muszą być zakodowane w mniejszych rozmiarach. Inne typy plików są zbyt małe, aby zawracać sobie tym głowę, w tym dokumenty Office i pliki tekstowe. Ale skompresuj, jeśli wysyłasz duży plik, który nie pasuje do żadnej z kategorii, na przykład TIFF lub RAW, lub WAV lub AIFF.

A jeśli twój załącznik opiera się na zagnieżdżonych folderach dla organizacji, zawsze będziesz musiał zip lub skompresuj go. Nawet pojedynczy folder zawierający kilka plików wymaga takiego leczenia; w takim przypadku dołącz poszczególne pliki do wiadomości e-mail zamiast tracić czas na kompresję i dekompresję folderu.