Rachunkowość Microsoft Office staje się bardziej wszechstronna

Office Accounting 2008 umożliwia importowanie praktycznie dowolnych danych w programie Excel, w tym kont, transakcji (takich jak faktury i bony dostawców) oraz aukcji (takich jak produkty magazynowe i klienci).

Wersja Microsoft Office Accounting z 2008 r. Zaciera linia pomiędzy tradycyjnym pakietem oprogramowania księgowego działającym na komputerze z systemem Windows i oprogramowaniem internetowym (lub SaaS - Software as a Service - jak to jest znane w branży). Oba są zintegrowane z menu Office Accounting, które można dostosować, aby firma księgowa mogła oferować swoim klientom rozszerzone usługi.

Office Accounting 2008 jest również lepszy dla neofitów niż poprzednik. Rozpoczęcie korzystania z aplikacji do księgowania jest łatwiejsze - szczególnie jeśli używasz arkusza kalkulacyjnego Excel do śledzenia finansów Twojej firmy. Dostępne są nowe szablony biznesowe umożliwiające konfigurowanie kont dla konkretnych typów przedsiębiorstw, od handlu detalicznego po budownictwo.

Nowe internetowe centrum zasobów zawiera linki do samouczków wideo (które pomogą Ci dowiedzieć się więcej o operacjach programu), ogólne porady biznesowe, społeczność tablica ogłoszeń, gdzie inni użytkownicy mogą dzielić się pytaniami i odpowiedziami, i nie tylko.

[Czytaj dalej: Twój nowy komputer potrzebuje tych 15 bezpłatnych, doskonałych programów]

Od debiutu trzy lata temu, Office Accounting zawsze zapewniał doskonałą integrację z Wordem, Excel i inne aplikacje Microsoft Office, umożliwiające korzystanie z formularzy i raportów utworzonych w pakiecie Office. Integracja jest jeszcze lepsza w najnowszej wersji: program może teraz importować praktycznie dowolne dane Excela, w tym rachunki, transakcje (takie jak faktury i rachunki dostawców) oraz wykazy (takie jak produkty magazynowe i klienci).

Nowość również w tym roku jest hiszpańskojęzycznym wsparciem dla latynoskich firm. Możesz także mieszać języki - na przykład przeglądając hiszpańskie menu rachunkowe podczas przygotowywania faktur klientów w języku angielskim.

Bliższa komunikacja z księgowym

Niektóre z nowych funkcji Office Accounting 2008 wydają się mieć na celu przekonanie księgowych do przeniesienia ich drobnych klientów biznesowych do aplikacji Microsoftu (w przeciwieństwie do używania Intuit QuickBooks). Wiele małych firm nie zatrudnia profesjonalnych księgowych, zamiast polegać na publicznej firmie rachunkowej, aby pomóc im przygotować roczne sprawozdania finansowe i zeznania podatkowe. Office Accounting wprowadza innowacyjne funkcje usprawniające komunikację między zewnętrznym księgowym a klientem.

Firma księgowa może teraz zintegrować część swojej witryny sieci Web z menu księgowym Office. Na przykład księgowy może oferować przypomnienia o terminach płatności podatku, biuletyn online oraz linki do usług księgowych dla wyspecjalizowanych obszarów, takich jak przetwarzanie listy płac.

Te dodatki księgowe są określone w pliku XML. Modyfikacja tego pliku wymaga pewnej wiedzy technicznej, ale Microsoft twierdzi, że wkrótce zaoferuje darmowe narzędzie do pobrania, które uprości tworzenie i modyfikowanie pliku XML.

Księgowy może opracować jeden lub więcej dostosowanych szablonów biznesowych dla wyspecjalizowanej konfiguracji firmy i może utworzyć standardowy plan kont odpowiedni dla klientów w określonych branżach. Księgowy może następnie wyeksportować niestandardowy szablon i wysłać go do klienta, aby pomóc klientowi szybciej rozpocząć pracę.

Aplikacja umożliwia również firmie wysyłanie kopii swoich książek elektronicznych do swojego księgowego, który może dokonać korekt finansowych i poprawne wpisy. Ta funkcja transferu księgowego jest również dostępna w większości innych aplikacji do księgowości dla małych firm (w tym QuickBooks).

Bezpłatna wersja z reklamą

Office Accounting Express 2008, podstawowa wersja aplikacji przeznaczona dla nowych i domowych firmy, jest do pobrania bezpłatnie z Microsoft's Ideawins. Express może śledzić dochody i wydatki, ale nie zarządza zapasami, więc nie jest odpowiedni dla firm, które sprzedają produkty. Ta bezpłatna wersja wyświetla reklamy.

Office Accounting Professional 2008 (200 USD, wyższe o 50 USD w stosunku do ceny z zeszłorocznej wersji, uaktualnia 150 USD) dodaje zarządzanie zapasami, śledzenie pracy, sprzedaż i zamówienia oraz środki trwałe. Jest skierowany do małych firm zatrudniających do 25 pracowników. Firmy, które przerastają Professional, mogą przejść na bardziej wydajną aplikację księgową w linii produktów Microsoft Dynamics.

Microsoft planuje wprowadzić wersję Professional Professional dla 3 użytkowników (500 USD) i Professional Plus (300 USD) w przyszłym roku; Professional Plus doda roczną subskrypcję do usługi obliczania listy płac wraz z usługą eBay, która pomoże szybko wymienić produkty do sprzedaży internetowej.

Czy rachunkowość biurowa jest odpowiednia dla Twojej firmy?

Rachunkowość biurowa oferuje interesującą alternatywę do QuickBooks Intuit's. Wielowalutowe wsparcie w aplikacji Microsoftu sprawia, że ​​jest on odpowiedni dla firm zajmujących się importem i eksportem produktów. Ścisła integracja z programami Word i Excel powinna zachęcić firmy, które obecnie śledzą zapisy finansowe w tych aplikacjach, do przejścia na prawdziwy system księgowy.

Mimo podwyżki cen o 50 USD w przypadku wersji Professional, rachunkowość biurowa pozostaje w rozsądnej cenie za to, co dostarcza. Bezpłatny 60-dniowy okres próbny pozwala firmom wypróbować to bez ryzyka finansowego.

Richard Morochove jest konsultantem i pisarzem IT. Prześlij mu pytania dotyczące korzystania z technologii w połączonym, małym i średnim przedsiębiorstwie za pośrednictwem poczty e-mail. PC World może edytować twoje zapytanie i nie może zagwarantować, że wszystkie pytania zostaną odebrane.