Rozwiązania biurowe bez papieru Rozwiązania dla pogotowia ratunkowego

Kiedy pierwsi respondenci w Gruzji na podstawie National EMS idą do pracy, ratują życie. Produkują także góry dokumentów, z których wszystkie muszą być dokładnie zarządzane i bezpiecznie przechowywane przez co najmniej siedem lat. Przechowywanie wszystkich tych dokumentów było monumentalnym zadaniem, wymagającym od firmy wykorzystania dużej powierzchni magazynowej do przechowywania wszystkiego. A godziny pracy zmarnowane na przechowywanie i zarządzanie wszystkim, a pobieranie dokumentów w razie potrzeby, przytłaczało 12-osobowy personel biurowy.

Aby uzyskać wszystkie te dokumenty pod kontrolą, National EMS o nazwie Computer Troubleshooters NRD. Oceniliśmy obecną infrastrukturę firmy i opracowaliśmy rozwiązanie, które upraszcza proces zarządzania całą tą dokumentacją, jednocześnie spełniając rygorystyczne wymagania Ustawy o ochronie i przenośności ubezpieczenia zdrowotnego oraz innych przepisów rządowych.

Przeładowanie dokumentów

Dopóki nie wezwali my, National EMS pracowaliśmy nad skrzynkami na pliki i dużymi szafami na akta. Do przechowywania plików używane było pomieszczenie z sześcioma pionowymi szafami, a co kilka miesięcy te szafy wypełniały się. W tym momencie pliki zostaną przeniesione do długoterminowego magazynu, w którym będą przechowywane przez siedem lat. Tymczasem firma wynajmuje kurierów do pobierania dokumentów i dostarczania ich między biurem a magazynem.

[Czytaj dalej: Najlepsze pudełka NAS do strumieniowego przesyłania multimediów i kopii zapasowych]

Ponadto, ponieważ firma współpracuje z Medicare i Medicaid, trzeba wykonać wiele kopii dokumentów do wykorzystania w wielu plikach. Kilkadziesiąt razy dziennie pracownicy muszą wyciągać istniejące pliki z magazynu, co zajmuje około 15 minut, aby wstać, przejść do pokoju plików, znaleźć plik, wyciągnąć go i wrócić do biurka. Obliczyliśmy, że marnują równowartość dwóch pełnoetatowych pracowników, którzy codziennie pobierają pliki.

Wpadliśmy na pomysł, aby powstrzymać cały ten proces szufladkowania i uprościć przepływ pracy firmy, obniżyć koszty pracy i poprawić wydajność.

Inteligentniejsze zarządzanie dokumentami

Pierwszą rzeczą, którą musieliśmy zrobić, było wyeliminowanie zależności firmy od szafek i papieru. Aby zdigitalizować całą dokumentację, zainstalowaliśmy dwustronne skanery arkuszowe firmy Kodak. Wszyscy pracownicy obsługujący płatności mają teraz swoje własne skanery na swoich biurkach, a dwa większe skanery Kodak i1220 znajdują się w centrum codziennego użytku. Pracownicy zdalni również będą mieli mniejsze skanery i będą skanować zdalnie na serwer.

U podstaw naszego rozwiązania wdrożyliśmy Cabinet NG, system zarządzania dokumentami, aby pomóc im pozbyć się papieru razem, zapewniając jednocześnie bezpieczny, oparty na badaniu system, który pozwoli im łatwiej przestrzegać HIPAA i innych przepisów. Zainstalowaliśmy serwer do obsługi tego obciążenia, ponieważ zapotrzebowanie na niego będzie zbyt wysokie dla istniejącego serwera firmy. Ten nowy serwer będzie również pełnił rolę serwera terminali, dzięki czemu zdalni użytkownicy będą mogli uzyskać dostęp do systemu bez żadnych opóźnień.

Szafka NG ma również możliwość pobierania informacji z ich istniejącego systemu, więc zalecamy włączenie opcji synchronizatora i pobierania do istniejących programów i infrastruktury. W ten sposób będą mogli pobrać potrzebne pliki dla konkretnego klienta, który pobrali w swoim oprogramowaniu do fakturowania bez konieczności szukania tego klienta w CNG. Synchronizer umożliwia jednorazowy import lub trwającą synchronizację istniejącej bazy danych, takiej jak oprogramowanie rozliczeniowe. Retriever pozwala im połączyć Cabinet NG z ich istniejącymi programami lub aplikacjami internetowymi, dzięki czemu, gdy podnoszą klienta w tym programie, pobiera dokumenty w CNG. Jest to ogromna zaleta, ponieważ pozwoliło im zintegrować zarządzanie dokumentami z istniejącymi programami bez ich aktualizacji lub wymiany.

Zalecamy również skorzystanie z funkcji workflow CNG w celu zautomatyzowania niektórych z ich bardziej typowych zadań. Jednak przenoszą papier po biurze, teraz można to zrobić elektronicznie. Nowy przepływ pracy pozwala im szybko wykonywać ważne zadania, takie jak przekierowanie wszystkich arkuszy czasu do pojedynczego menedżera w celu zatwierdzenia i przeniesienia całych folderów do osoby określonej do sprawdzenia. Przyszłe plany przepływu pracy, w tym automatyzacja części tworzenia dokumentów i automatyczne kierowanie ich do osoby, która musi je zatwierdzić lub edytować w przyszłości. Będziemy mogli tworzyć alerty i warunki dla każdego potrzebnego dokumentu.

Aby kontrolować koszty licencji, zalecamy licencję Cabinet NG 20 z mieszanką nazwanych użytkowników i licencji równoczesnego użytkownika. W ten sposób licencja współbieżna może zostać przypisana wielu użytkownikom, na przykład tym, którzy pracują na różnych zmianach.

Wypłata

Najwyraźniejszą korzyścią naszego rozwiązania jest to, że National EMS będzie w stanie pozbyć się całego papieru i koszty związane z przechowywaniem. Zgodność z HIPAA i innymi przepisami będzie łatwiejsza do utrzymania i łatwiejsza do śledzenia. Zmniejszając ilość wytwarzanego papieru, w tym pozbywając się wysokonakładowych maszyn kopiujących, z których wykonano wiele kopii dla każdego pliku, firma zaoszczędzi rocznie około 6000 USD.

Krajowy EMS odzyska również około 80 godzin pracy tygodniowo, ponieważ pracownicy nie będą już musieli ręcznie składać i pobierać dokumentów papierowych. Tymczasem elektroniczne funkcje śledzenia w CNG poprawią rozliczalność pracowników. Wszelkie dokumenty papierowe, które mają, mogą być teraz skanowane i rozdrabniane. W ciągu następnych kilku lat firma będzie mogła stopniowo zmieniać przeznaczenie swojej powierzchni magazynowej, ponieważ istniejące archiwa osiągają wymagany siedmioletni okres przechowywania.

Poznaj profesjonalistów

Doug Smith jest właścicielem i właścicielem narzędzi do rozwiązywania problemów komputerowych NRD, firma informatyczna Covington z siedzibą w Gruzji z ponad 50-letnim doświadczeniem w dziedzinie IT. Zespół posiada łącznie ponad 50 certyfikatów branżowych, w tym wiele MCSE. Skontaktuj się z nimi pod numerem 404-477-1302 lub za pośrednictwem ich strony internetowej.

Aby uzyskać więcej praktycznych rozwiązań technologicznych dla małych i średnich firm - w tym usług w chmurze, wirtualizacji i kompletnych remonty sieci - sprawdź audyt oprogramowania PC World.

Jeśli jesteś dostawcą rozwiązań IT obsługujących rynek małych i średnich przedsiębiorstw i chcesz się dowiedzieć, jak możesz przyczynić się do audytu na temat komputerów PC, wyślij wiadomość na adres [email protected]. Zawsze szukamy bardziej utalentowanych profesjonalistów.

Tech Audit jest napisany i wyprodukowany we współpracy z profesjonalistami IT w terenie. Wszystkie wyrażone rekomendacje i opinie stanowią niezależną ocenę autorów i niekoniecznie odzwierciedlają te z PC World lub jego redakcji.