Zaoszczędź czas i pieniądze dzięki narzędziom do spotkań online

Jeśli jesteś podobny do mnie, prawdopodobnie nienawidzisz uczestniczyć w spotkaniach biznesowych. Jednak powstało wiele użytecznych narzędzi internetowych, które mogą pomóc grupom roboczym zaplanować i efektywniej je uruchomić. Wszystkie narzędzia działają w najpopularniejszych przeglądarkach internetowych, a większość z nich jest dostępna za darmo lub za dość niskie opłaty miesięczne. Wyzwanie polega na zrozumieniu, które narzędzie pasuje do konkretnej sytuacji, ponieważ nie każde spotkanie odbywa się w tych samych okolicznościach.

Synchronizacja wielu kalendarzy

Z pewnością najczęstszymi sytuacjami są te, w których chcesz zsynchronizować wspólny kalendarz, taki jak między czyimś palmtopem a jego desktopem Microsoft Outlook lub między kalendarzem szefa a asystentem. Wiele serwisów może ułatwić tworzenie kalendarzy udostępniania pomiędzy członkami zespołu (lub nawet między członkami rodziny lub przyjaciółmi). Zarówno Kalendarz Google, jak i Kalendarz Yahoo oferują bezpłatną synchronizację kalendarza, a wiele innych produktów - w tym Calgoo's Connect, Apple MobileMe i iTunes dla swoich komputerów i iPhone'ów, NuevaSync i SugarSync - współpracuje z obydwoma usługami. BusySync i Spanning Sync mogą również synchronizować kalendarze Apple iCal z Kalendarzem Google.

Ale te usługi synchronizacji nie zawsze działają poprawnie. Częściowo problem polega na tym, że większość internetowych produktów do kalendarza i harmonogramów wykorzystuje wiadomości e-mail do powiadamiania o zdarzeniach i zaproszeniach, a różne programy kalendarza mają trudności z rozpoznawaniem lub działaniem na takie wiadomości e-mail w spójny sposób. Inną kwestią jest to, że jeśli otrzymasz wiadomość e-mail z programu kalendarza z osadzonym adresem URL, Twoja korporacyjna usługa antyspamowa może ją zablokować. W jeszcze innej sytuacji dwie osoby na dwóch różnych serwerach Microsoft Exchange mogą zaplanować wspólne spotkanie - można połączyć oba kalendarze Exchange, aby synchronizować je z tym samym kontem Kalendarza Google, ale może to być trudne. Jednym z potencjalnych rozwiązań tego ostatniego problemu jest użycie programu MailShadow firmy Cemaphore do Google Apps w celu synchronizacji serwerów Exchange z Kalendarzem Google; oprogramowanie kosztuje 60 USD za konto e-mail rocznie.

[Więcej informacji: najlepsze usługi transmisji telewizyjnej]

Jedną z rzeczy, które świetnie nadają się zarówno Kalendarz Google, jak i Kalendarz Yahoo, jest wysyłanie przypomnień o powtarzających się e-mailach spotkania do zbioru adresów. Dopóki wprowadzisz właściwe adresy, ta funkcja działa dobrze.

Pozwól klientom skonfigurować terminy

Panel kontrolny urządzenia TimeDriver pokazuje stan twoich różnych spotkań.

Co jeśli chcesz swoich klientów lub inne osoby nie jest zatrudniony przez twoją firmę, aby zarezerwować czas bezpośrednio? W dawno minionej epoce sekretarze spotkania będą odpowiedzialni za kalendarz szefa i ustalą terminy spotkań ołówkiem i papierem. Teraz możesz wskazać klientów i współpracowników z zewnątrz do samoobsługowych terminarzy spotkań, takich jak HourTown lub TimeDriver. Witryny te mogą wyświetlać czas wolny i zajętości Twoich pracowników, a także pozostały czas "inwentaryzacji" dla spotkań. Wysyłają również powiadomienia e-mail i nie wymagają specjalnego oprogramowania poza przeglądarką internetową, aby potwierdzić termin. Możesz łatwo dostosować harmonogram, gdy wyjeżdżasz z miasta lub w inny sposób nie jesteś dostępny. Obie usługi są dostępne za rozsądną cenę: TimeDriver ma bezpłatny 90-dniowy okres próbny i kosztuje 30 USD rocznie; HourTown oferuje trzy różne plany, w tym bezpłatny, który umożliwia dwie comiesięczne rezerwacje.

Ustaw wspólny czas spotkania lub harmonogram zmian

W SetMeeting stosunkowo łatwo jest zorganizować spotkanie wśród uczestników z różnych firm.

Co powiesz na sytuację, w której chcesz zorganizować wspólny czas spotkań dla osób pochodzących z różnych firm? Organizator spotkania może wysłać powiadomienie e-mail z serią możliwych godzin otwarcia i poprosić każdego uczestnika o sprawdzenie, który z tych czasów pracuje dla nich. Ale jeśli kiedykolwiek próbowałeś zorganizować tego rodzaju spotkanie, wiesz, jak szybko możesz zostać pochowany pod wszystkimi odpowiedziami e-mail.

Bezpłatne usługi SetMeeting.com (od Meeting Agent) i Doodle są przydatne w tym zakresie. Największą wadą SetMeeting.com jest to, że po uruchomieniu procesu nie można zmienić miejsca spotkania bez anulowania i rozpoczęcia od zera. Doodle, który jest mniej wyrafinowany i ma mniej funkcji, jest naprawdę bardziej urządzeniem odpytywania, które pomaga znaleźć wspólny czas; ale może się okazać, że jest to atrakcyjne, jeśli to wszystko, co chcesz zrobić.

Schedulefly ma nawet aplikację na Facebooku, więc możesz tam zintegrować swój kalendarz zmian

Inna sytuacja może wymagać, powiedzmy, dużej liczby pracowników zmianowych lub wolontariusze, których dostępne czasy chcesz koordynować. Chociaż nie jest to tak naprawdę problem z planowaniem spotkań, może to być czasochłonne zadanie, jeśli spróbujesz rozwiązać problem ręcznie lub spróbujesz dokonać uzgodnień za pośrednictwem wielu wiadomości e-mail. Płatne usługi Schedulefly i Shiftboard są przeznaczone do tego celu. Ten pierwszy został opracowany dla pracowników restauracji, a drugi został stworzony dla rynku opieki zdrowotnej. Obaj od tego czasu poszerzyli swoje zainteresowania i mogą działać w dowolnej przeglądarce internetowej. Schedulefly zaczyna się od 20 USD miesięcznie dla maksymalnie 19 użytkowników; Shiftboard zaczyna się od 50 $ miesięcznie za pięć unikalnych logowań. Opłaty idą w górę dla większych grup. Schedulefly ma również wtyczkę Facebooka, dzięki czemu możesz koordynować i ogłaszać tam czasy zmian

Wysyłaj alerty podróży do dalekich kolegów

Strona główna Tripita pokazuje Twoje nadchodzące podróże i kto będzie podróżować w pobliżu Twojego miasta.

Raczej niezwykłą usługą jest oferowana przez Tripit.com. Ideą strony internetowej jest opublikowanie planów podróży i wykorzystanie funkcji sieci społecznościowych, aby poinformować swoich współpracowników i kumpli, gdy podróż zabierze Cię do ich okolicy, lub dowiedzieć się, kiedy będą w Twojej szyi lasu. Oczywiście ustawienie tego oznacza wysłanie kolejnych zaproszeń do kolejnej sieci społecznościowej i uzyskanie jak największej liczby osób (lub przynajmniej tych, które chcesz zobaczyć twarzą w twarz), aby dołączyć do kręgu Tripit. Ale gdy już masz swoją sieć znajomych, powiadomienie ich o podróży jest względnie proste: wystarczy przesłać potwierdzenie adresu e-mail dla swojej linii lotniczej lub rezerwacji hotelowej na specjalny adres ([email protected]), a strona automatycznie przeanalizuje informacje w potwierdzeniu, dowiedzieć się, kto podróżuje i zamieścić plan podróży do swojej sieci. Ta usługa jest również bezpłatna i może zintegrować się z siecią LinkedIn, dzięki czemu nie trzeba montować sieci powiadomień od zera.

Jak widać, wszystkie usługi internetowe mogą pomóc w zaplanowaniu i bardziej efektywnie koordynuj swoje osobiste spotkania. Teraz, gdyby tylko ktoś opracował usługę, która mogłaby powiadomić wszystkich, że spóźniasz się o 10 minut na spotkanie!