Siedem podstawowych sposobów na obniżenie kosztów związanych z technologią

Koszty technologii mogą łatwo znieść każdy budżet - kilka aktualizacji oprogramowania i nowych systemów tutaj, inna osoba IT, która zarządza twoją siecią - i zanim się zorientujesz, całkowicie zniszczyłeś swoje zyski.

Niezależnie od tego, czy Twoja firma ma tylko dwie osoby, czy dwieście, wskazówki te mogą pomóc obniżyć koszty, zaoszczędzić pieniądze i skupić się na tym, co naprawdę ważne: wynik końcowy.

1. Użyj Open Source i wolnego oprogramowania

Spójrzmy prawdzie w oczy - kiedy próbujesz utrzymać firmę na powierzchni, wyrzucanie dużej ilości gotówki na gotowe oprogramowanie boli, jak w pustkę wypełnioną bez Novocain. Na szczęście bezpłatne i tanie oprogramowanie może być miłym zaskoczeniem pod względem niezawodności i funkcjonalności.

Chociaż nie jest tak dopracowany jak pakiet biurowy Microsoftu (ale nie tak dużo pamięci lub zasobu zasobów), OpenOffice.org jest darmowy alternatywa open source z pełnym zestawem aplikacji do edytowania tekstu, arkuszy kalkulacyjnych, prezentacji i baz danych zgodnych z pakietem Microsoft Office. Chociaż aplikacje OpenOffice umożliwiają robienie niemal wszystkiego, co można zrobić w pakiecie Microsoft Office, interoperacyjność między tymi dwoma pakietami nie jest płynna. Na przykład, jeśli używasz funkcji Śledzenie zmian w programie Word, późniejsze usuwanie lub modyfikowanie zmian może być trudne w przypadku korzystania z dokumentu w pakiecie OpenOffice i odwrotnie.

Dokumenty Google to kolejna opłacalna i darmowa alternatywa dla pakietu Microsoft Office: i nie ma oprogramowania do pobrania lub zainstalowania. Choć nie jest tak pełny jak Office czy OpenOffice, jego podstawowa funkcjonalność i usprawniony interfejs mogą być wszystkim, czego będziesz potrzebować.

Tworzenie plików PDF może być kluczowe dla biznesu, ale wydawanie 450 USD na Adobe's Acrobat Professional nie jest. CutePDF to darmowy program, który po prostu eksportuje pliki do formatu PDF. Wystarczy pobrać i zainstalować; z pliku docelowego wybierz Plik • Drukuj, i wybierz ŚlicznePDF z menu drukarki. (Jeśli korzystasz z OpenOffice lub Google Docs, nie musisz nawet instalować CutePDF - oba pozwalają na bezpośredni eksport do pliku PDF.)

2. Telepraca

Gartner Research przewiduje, że do 2009 r. Ponad 25 procent siły roboczej w USA będzie telepracować. Telepraca pozwala zaoszczędzić na kosztach gazu, ale możesz również pozostać tak samo wydajnym podczas pracy w domu, dzięki narzędziom, które ułatwiają łączenie się i współpracę (prawie tak, jakbyś był w biurze).

Wikis sprawiają, że jest to proste publikować tekst lub dokumenty, aby grupa mogła dodawać komentarze lub zmiany. Niektóre witryny wiki są bezpłatne i publiczne, podczas gdy inne są bardziej skoncentrowane na przedsiębiorstwie i mają bardziej niezawodne funkcje zabezpieczeń. PBwiki oferuje trzy smaki: biznesowe, akademickie i osobiste. Witryna zawiera narzędzia do edycji WSIWYG, pamięć masową, szyfrowanie SSL, automatyczne powiadomienia przez e-mail lub RSS oraz kontrolę dostępu. Oferuje również rozsądne ceny biznesowe - bezpłatnie dla jednego do trzech użytkowników, 8 USD miesięcznie na użytkownika dla 4 do 99 użytkowników i 6 USD miesięcznie na użytkownika dla 1000 do 4 użytkowników.

Wspomniane wyżej Dokumenty Google są również przyjazny, oferujący niedrogi i łatwy sposób udostępniania plików (i utrzymywania kart na zmianach). Po utworzeniu pliku w Dokumentach Google po prostu zaproś innych do współpracy online. Po zakończeniu można wyeksportować plik do programów Word, Excel, PDF lub PowerPoint.

Jeśli myślisz o założeniu sieci VPN (wirtualnej sieci prywatnej), usługi takie jak LogMeIn Hamachi mogą być po prostu biletem do bezproblemowego zdalnego dostępu VPN. LogMeIn Hamachi zapewnia łatwą konfigurację za pomocą technologii peer-to-peer, aby umożliwić pracownikom zewnętrznym dostęp do plików. Usługa działa w ramach zapory sieciowej i kosztuje tylko 5 USD miesięcznie za jedną licencję użytkownika.

Jeśli Twoja firma nie ma i nie potrzebuje scentralizowanego serwera, Central Desktop to sposób udostępniania dokumentów online praktycznie bez Ustawiać. Witryna pozwala dużym lub małym grupom łatwo udostępniać pliki, śledzić, kto wyszukał które pliki (lub je zmodyfikować) i skonfigurować oddzielne komputery dla wielu grup użytkowników.

Darmowy plan zapewnia 25 MB miejsca i obsługuje dwa obszary robocze z pięcioma użytkownikami. Najniższy płatny abonament to 25 USD miesięcznie na trzy obszary robocze, po 10 użytkowników i 500 MB miejsca na pliki. Na najwyższym poziomie 249 USD miesięcznie daje 100 obszarów roboczych, 100 wewnętrznych użytkowników (pracowników) i 100 zewnętrznych użytkowników (dostawców, klientów lub partnerów), 25 GB miejsca na dane i niestandardowe marki. Dodatkowa opłata wiąże się z dodatkowymi zabezpieczeniami i spotkaniami w sieci.

Więcej wskazówek i studiów przypadków znajdziesz w Przewodniku po zasobach informatycznych na PC World.

3. Hold Online Meetings

Po co wylecieć, aby zobaczyć klienta, gdy możesz zorganizować spotkanie w cyberprzestrzeni? Korzystanie z darmowego oprogramowania do wideokonferencji, takiego jak Skype, wymaga tylko kamery internetowej, komputera i połączenia z Internetem - co pozwala zaoszczędzić pieniądze nie tylko na kosztach podróży, ale także na długich dystansach. Skype czasami przerywa połączenia i może być statyczny, więc zorganizuj kilka spotkań zanim całkowicie zrezygnujesz z telefonu stacjonarnego.

Jeśli chcesz dokonać aktualizacji do bardziej odpornej usługi konferencji internetowych, Webdesk Cisco pozwala udostępniać dokumenty, obsługuje do cztery kamery internetowe i pozwala uruchamiać prezentacje z pulpitu.

GoToMeeting to kolejne rozwiązanie oferujące VoIP, obsługujące spotkania z maksymalnie 15 uczestnikami, pozwalające na prezentacje, współpracę lub szkolenia z komputera, oszczędzając pieniądze na podróżach koszty i miejsce spotkań. Kto nie chce robić prezentacji w piżamie?

Dla bardziej odważnych Second Life pozwala stworzyć avatar za darmo i spotkać się "w świecie", robić prezentacje wideo i organizować wirtualne spotkania lub sesje szkoleniowe. Możesz również kupić przestrzeń biurową w Second Life, jeśli chcesz ustawić bardziej trwałe miejsce spotkań i współpracy pracowników.

4. Kup odnowiony sprzęt

Podczas otwierania okna, w którym znajduje się nowy, błyszczący komputer, można poczuć dreszczyk emocji, który oszczędza firmę. Kupienie odnowionego (prawie nowego) sprzętu to świetny sposób na zawarcie umowy.

Jeśli masz oko na konkretną markę komputera, wejdź na stronę tego producenta, aby znaleźć oferty dotyczące odnowionych systemów. Ale zauważ, że każdy sprzedawca definiuje odnowiony nieco inaczej. Na przykład Dell sprzedaje trzy typy odnowionych komputerów, z których wszystkie są testowane i przywracane do specyfikacji fabrycznych: Certified Refurbished zawiera laptopy i komputery stacjonarne, które zostały zwrócone Dellowi i mogą mieć drobne kosmetyczne naloty lub wady; Wcześniej zamówiony Nowy oznacza komputer, który został wysłany nowy, ale klient zdecydował się zwrócić system bez uruchamiania go; Produkty Scratch i Dent mogą wydawać się nieco bardziej "zużyte" na zewnątrz, ale nadal działają dobrze i nie zawierają zadrapań ani zadrapań na podparciu dłoni lub na ekranie.

Sklep Dell Outlet umożliwia wyszukiwanie odnowionych komputerów stacjonarnych Dell, akcesoria i laptopy według przedziału cenowego; większość przedmiotów kosztuje nawet o 35 procent poniżej sprzedaży detalicznej. Na przykład komputer przenośny Inspiron 1720 odnowiony z certyfikatem Flamingo Pink z procesorem Intel Core 2 Duo, 17-calowym ekranem LCD i dyskiem twardym o pojemności 120 GB SATA miał 879 USD na stronie Dell Outlet. Cena zależy od tego, czy przedmiot ma zadrapania i wgniecenia, czy został zamówiony nowy, i inne czynniki. A jeśli nie jesteś zadowolony ze swojego zakupu, możesz zwrócić produkty w ciągu 21 dni od daty wysyłki, mniej opłaty za uzupełnianie zapasów, jeśli produkt nie jest wadliwy.

Jeśli jesteś wielbicielem Maca, Apple sprzedaje odnowione produkty poprzez swój sklep internetowy. Ale nie oczekuj dużych oszczędności - niektóre z nowszych produktów są o 200 dolarów niższe niż cena detaliczna. Jednak w niektórych przypadkach można zaoszczędzić znacznie więcej. Niedawne spojrzenie na Apple Store ujawniło odnowiony MacBook Air (z procesorem Intel Core 2 Duo 1,6 GHz, szerokim ekranem o przekątnej 13,3 cala, 2 GB pamięci, dyskiem twardym 80 GB PATA i wbudowanym iSight aparat fotograficzny) na 1499 USD w porównaniu do 1799 USD w sprzedaży detalicznej. Odnowiony komputer iMac (z 2,8-GHz procesorem Intel Core 2 Extreme, 24-calowym, błyszczącym ekranem panoramicznym, 2 GB pamięci, dyskiem twardym o pojemności 500 GB i wbudowaną kamerą iSight) został wymieniony na 1599 USD, a detaliczny 2299 USD.

Odnowione produkty firmy Apple są objęte roczną gwarancją. Można również kupić przedłużoną gwarancję. Odnowione produkty Apple są "używane", ale strona Apple twierdzi, że każdy produkt podlega "rygorystycznemu procesowi modernizacji przed zaoferowaniem go do sprzedaży". Niektóre produkty zostały zwrócone, podczas gdy inne zostały zwrócone z powodu problemów technicznych. Aby zapoznać się z pełną listą odnowionych testów i kwalifikacji, odwiedź witrynę Apple.

Amazon.com oferuje długą listę odnowionych sprzedawców komputerowych, a oceny sprzedawcy witryny pozwalają od razu wiedzieć, z jakim typem transakcji korzystasz. Sprzedający zgłaszają również stan wyposażenia z systemem oceny: dobry, jak nowy, odnowiony i tak dalej. Zgodnie z gwarancją Amazon A-Z Safe Buying Guarantee sprzedający pozwolą Ci zwrócić przedmioty, jeśli są wadliwe.

Serwis eBay oferuje również wiele ofert. Jako kupujący od razu będziesz wiedzieć, czy sprzedawca jest zacieniony lub szanowany na podstawie opinii użytkowników. Poszukaj sprzedawcy z dużą ilością pozytywnych opinii, co najmniej 95 procent. Pamiętaj, aby sprawdzić opinie kupującego, by zobaczyć komentarze przed przystąpieniem do nurkowania i licytować. Podobnie jak Amazon, eBay wspiera kupujących, a społeczność wyniesie każdego, kto nie jest na tym poziomie.

Odnowione systemy mogą nie być objęte żadną gwarancją, a sprzedawca może je sprzedać "tak jak jest". Może to być koszmar, jeśli, powiedzmy, system operacyjny jest po prostu instalowany na nowym dysku twardym, a dysk jest z powrotem podłączony do komputera. Przed zakupem należy zadać pytania sprzedawcy.

5. Ogranicz koszty drukowania

Według GreenBiz.com, nie musisz wydawać pieniędzy, aby być zielonym. Możesz zaoszczędzić na kosztach papieru, jeśli po prostu kopiujesz strony po obu stronach lub używasz przestarzałego papieru firmowego do wewnętrznych notatek. Jeśli obecnie biuro przekazuje pracownikom papierowe notatki, spróbuj umieścić je w centralnej lokalizacji (takiej jak tablica obok chłodnicy wody), gdzie zwykle ludzie się zbierają i zobaczą.

Innym sposobem na zaoszczędzenie pieniędzy jest użycie w trybie roboczym drukarki, aby zmniejszyć zużycie atramentu i wymienić wkłady rzadziej. Tryb Draft jest znacznie szybszy i zużywa mniej atramentu. Podczas drukowania wiadomości e-mail i stron internetowych należy sprawdzić opcję "przyjazną dla drukarki".

Pojemniki z atramentem kolorowym zwykle kosztują więcej, więc drukowanie w skali szarości przy użyciu tylko czarnego wkładu może zaoszczędzić pieniądze, a zastąpisz kolorową wkładkę mniej często. Większość drukarek oferuje wiele ustawień, więc sprawdź oprogramowanie drukarki, aby zobaczyć, jakie funkcje mogą zaoszczędzić pieniądze.

Jeśli rzadko drukujesz, ale twój tusz wyczerpuje się mimo wszystko, może to być spowodowane tym, że drukarka automatycznie czyści głowice drukujące. Aby tego uniknąć, drukuj regularnie (przynajmniej raz w tygodniu), aby uniknąć gromadzenia się atramentu.

Obejrzyj wideo na temat PC World, "Jak zaoszczędzić pieniądze na drukowaniu", aby uzyskać więcej pomysłów.

6. Outsource Work

Wiele firm nie ma pełnoetatowego specjalisty IT lub ma jedną bardzo przeciążoną osobę zarządzającą siecią i systemami. A może masz projekt internetowy, który wymaga wykończenia lub prosty komunikat prasowy, który chciałbyś napisać, ale nie masz personelu.

Zamiast wynajmować headhuntera (którego opłaty mogą wynosić od 10 do 40 procent wynagrodzenie za pierwszy rok pracy) lub agencja pracy tymczasowej, skorzystaj z jednej z wielu niezależnych witryn, które zajmują się wszelkiego rodzaju funkcjami pracy i nie kosztują ani grosza. eLance.com to rodzaj rynku freelancer, w którym kontrahenci publikują streszczenia, portfolia, referencje i szczegóły dotyczące ich pracy. Pracodawcy mogą publikować oferty pracy lub zapraszać freelancerów do licytowania bezpośrednio. eLance testuje freelancerów na stronie w ich określonych obszarach umiejętności, aby poświadczać swoje umiejętności i pozwala klientom przesyłać opinie po zakończeniu pracy.

Guru.com to podobna usługa, która pozwala przeszukiwać dostępną listę freelancerów według kategorii, otrzymywać oferty, nagradzaj pracę, przeglądaj portfele, a następnie płać za pracę po jej ukończeniu. Każdy profesjonalista jest sprawdzany przez poprzednich pracodawców i klasyfikowany według opinii. Strona oferuje szeroką gamę kategorii stanowisk - prawną, programistyczną, marketingową, CAD, fotograficzną - i jest bezpłatna dla pracodawców.

7. Użyj oprogramowania do wirtualizacji

Oprogramowanie do wirtualizacji oferuje wiele oszczędności, takich jak konsolidacja serwerów i skrócenie czasu tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania. A ponieważ używasz mniejszej liczby serwerów, oszczędzasz na rachunkach za energię.

Standardy branżowe Oferta VMware obejmuje gamę od pakietów do zarządzania dużymi centrami danych do VMware Workstation do uruchamiania wielu systemów operacyjnych na jednym komputerze. Korzystając z VMware, możesz testować nowe systemy operacyjne lub wypróbowywać nowe oprogramowanie bez ryzyka. VMware Player jest dostępny za darmo, umożliwiając importowanie obrazów kopii zapasowych lub udostępnianie danych.

Bezpłatny wirtualny serwer Microsoftu i Virtual PC (wyszukiwanie w witrynie microsoft.com) pozwala przetestować wirtualizację i wypróbować narzędzie wirtualizacji Silverlight firmy.

Parallels jest jednym z lepiej znanych rozwiązań przyjaznych dla komputerów Mac. Oprogramowanie Parallels działa na hostach Windows i Linux, a także na komputerach Mac z produktem Parallels Desktop for Mac. (VMware podążył tą samą drogą, a teraz oferuje także aplikację dla Mac). Parallels oferuje pakiety wirtualizacji desktopów, serwerów i automatyzacji o cenach bardziej przystępnych niż VMware.

Jeśli wolisz iść na ścieżkę open-source, FreeVPS jest realną alternatywą dla komercyjnego oprogramowania wymienionego powyżej. Podobnie jak w przypadku innych produktów oprogramowania typu open source FreeVPS nie zapewnia oficjalnego wsparcia, ale pełna dokumentacja jest dostępna na stronie internetowej.

Podczas gdy gospodarka może być niepewna, połączenie wolnego oprogramowania, darmowych usług i trochę znajomości może pomóc każdej firmie ograniczyć koszty technologii.