8 najlepszych zespołów Microsoft radzi, aby używać go jak profesjonalistę

Slack zmienił grę komunikacyjną od swojego debiutu w sierpniu 2013 roku. Zastąpił e-mail do komunikacji wewnętrznej w wielu zespołach i organizacjach. W międzyczasie Microsoft Teams wyprzedził Slacka z ponad 13 milionami użytkowników, łącząc go z usługą Office 365.

Ponadto korzysta z solidnego ekosystemu Microsoft zbudowanego przez lata. Jeśli konfiguracja lub organizacja biura ma subskrypcję usługi Office 365, wówczas komunikacja i współpraca nad zespołami staje się prosta.

Rzućmy okiem na niektóre z najlepszych porad i wskazówek dla użytkowników zespołu Microsoft, aby zwiększyć ich produktywność i używać ich jak profesjonalistów.

1. Skróty klawiaturowe

Skróty klawiaturowe mogą zaoszczędzić dużo czasu, zwłaszcza gdy używasz aplikacji, takich jak zespoły. Najprawdopodobniej będziesz używać go przez cały dzień do komunikowania się z kolegami. Na razie są tylko dwa skróty, które musisz zapamiętać jako początkujący.

1. / - klawisz ukośnika pokaże wszystkie polecenia, które możesz podać za pomocą różnych skrótów klawiaturowych.
2. / klawisze - lista wszystkich skrótów klawiaturowych, których można użyć. Lista jest tutaj dość długa, aby się nią dzielić. Znajdź i zapamiętaj te przydatne.

Jak widać na zrzucie ekranu, wpisz te dwa skróty na pasku wyszukiwania u góry, aby znaleźć to, czego szukasz.

2. Nazwa grupy

Czat jest podstawową funkcją zespołów Microsoft, ale wyszukiwanie konkretnej rozmowy w kanale może być trudne. Możesz rozwiązać ten problem, nadając czatowi okno lub grupie znaczącą nazwę. Na przykład, jeśli omawiasz nowy przewodnik po produkcie A, możesz nazwać okno czatu Produkt A Błędy. Ułatwia wyszukiwanie w przyszłości.

W tym celu wystarczy kliknąć ikonę ołówka u góry okna czatu, aby edytować, a następnie nadać jej nazwę. Działa tylko dla czatów grupowych, a nie prywatnych.

Również w Technice przewodniej

Jak tworzyć i zarządzać regułami w programie Outlook 365 Webmail

3. Przekaż wiadomości e-mail

W GT prawie nie korzystamy z e-maili i polegamy głównie na komunikacji między Slackiem. Działa dla nas, ale nie oznacza, że ​​możesz całkowicie pozbyć się e-maili. E-maile są tutaj, aby zostać. Microsoft wie o tym i dlatego pozwala użytkownikom przesyłać wiadomości e-mail z załącznikami do kanałów zespołu z dowolnych białych domen e-mail.

Nie tylko, że jeśli klikniesz Zaawansowane ustawienia na następnym ekranie, możesz kontrolować, kto może wysyłać e-maile, a także z określonych domen, w celu zmniejszenia niechcianych wiadomości e-mail.

4. Utwórz GIF

Udostępnianie plików GIF jest zabawne, ale tworzenie ich jest jeszcze bardziej interesujące. Cieszę się, że zespoły pozwalają członkom tworzyć własne pliki GIF, co pozwala im być kreatywnymi i redukować stres, aby zrównoważyć poważne dyskusje.

Zespoły integrują Giphy, popularny cel GIF, aby dzielić się dziełem sztuki z innymi członkami zespołu.

5. Boty

Automatyzacja powtarzających się zadań oszczędza czas, a boty mogą się przydać. Zespoły mają wiele botów, które możesz wykorzystać na swoją korzyść. Bot Kto jest przydatny do wyszukiwania członków zespołu w całej organizacji na podstawie ich ról i obowiązków. Na przykład, kto jest głównym sprzedawcą produktu X?

Boty działają jak członkowie zespołu, co oznacza, że ​​możesz z nimi rozmawiać, zadawać im pytania, a oni odpowiedzą.

Inne boty to m.in. bot kalendarza, aby znaleźć otwarte miejsce w kalendarzu członków zespołu oraz terminy spotkań, Polly tworzy ankiety i zbiera opinie, a YellowAnt łączy się z ponad 40 aplikacjami, aby tworzyć inteligentne przepływy pracy. Oto jak możesz tworzyć własne boty.

Również w Technice przewodniej

Jak skonfigurować e-mail i kalendarz Microsoft Office 365 na Androida

6. Karty

Zespoły mają unikalną funkcję o nazwie Tabs. Każdą kartę można przeznaczyć na pojedynczy zasób, którym może być film, strona internetowa lub aplikacja. To zależy od tego, co chcesz z tym osiągnąć. Myślę, że najlepiej nadaje się do aplikacji, których chcesz używać podczas pracy z zespołami.

Karty ułatwiają zarządzanie przepływem pracy i zapobiegają nakładaniu się ważnych części procesu. Na przykład możesz utworzyć kartę dla Trello, aby wszyscy członkowie zespołu mieli do niej wygodny dostęp. Wystarczy kliknąć ikonę „+”, aby wybrać aplikację. Pamiętaj, że istnieje już karta do udostępniania plików.

7. Zakładka

Niewielką, ale często zaniedbywaną funkcją Zespołów jest opcja zakładki. W przypadku, gdy otrzymasz ważną wiadomość, ale chciałbyś do niej wrócić później, możesz ją po prostu dodać do zakładek i później do niej przystąpić.

Kliknij ikonę menu obok wiadomości, aby to zrobić.

8. Wciągający czytnik

Czy ktoś udostępnił Ci dokument? Zamiast czytać w całości, możesz użyć opcji Imersive Reader, aby wykonać dwie czynności. Usuń wszystkie elementy rozpraszające, aby widoczny był tylko tekst. Ułatwia skupienie się na dokumencie lub wiadomości.

Możesz także słuchać dokumentu ze słowami podświetlonymi w czasie rzeczywistym. Kolejną fajną funkcją jest tłumaczenie. Możesz wybrać wiadomość i przetłumaczyć ją na ponad 60 języków za pomocą Microsoft Translator.

Praca zespołowa na wszystkie strony

Zespoły Microsoft to niesamowite narzędzie do współpracy i nie ma wątpliwości, jeśli już pracujesz z innymi produktami firmy Microsoft, takimi jak Office 365. Mam nadzieję, że niektóre z udostępnionych przez nas wskazówek pomogą Ci być bardziej produktywnym.

Następny w górę: Czy skrzynka odbiorcza programu Outlook wymyka się spod kontroli? Kliknij poniższy link, aby dowiedzieć się, jak używać reguł do zarządzania programem Outlook 365.