Korzystaj z Microsoft FindTime, aby szybciej planować spotkania w programie Outlook

Ustalenie najlepszego czasu na spotkanie z pracownikami biura często nie jest łatwe. Najpierw musisz zapytać ich o dogodny czas, a następnie dopasować do harmonogramu, aby uzyskać najlepszy czas dla wszystkich. Zadanie decydowania o tym, kiedy się spotkać, jest stosunkowo proste, jeśli są to osoby mniej liczące się jako uczestnicy, ale o tym, czy spotkanie wymaga większej liczby osób. Ta praca staje się naprawdę trudna, z niektórymi niedostępnymi lub zrzucającymi się z różnych powodów. Cały ten proces sprawia, że ​​inwestujesz w swój produktywny czas, prawda!

FindTime to aplikacja, która może pomóc Ci zaplanować spotkania szybciej. Dodatek do Microsoft Outlook , FindTime ułatwia podejmowanie decyzji w sprawie czasu spotkania z systematycznym podejściem, a także bez większego zaangażowania. Aplikacja automatycznie sugeruje, które dni i godziny najlepiej sprawdzają się w przypadku osób, które muszą uczestniczyć w spotkaniu. W związku z tym bardzo łatwo pomaga w osiągnięciu konsensusu. Przeczytaj poniżej, aby dowiedzieć się, jak zaplanować spotkania szybciej.

FindTime dla programu Outlook

FindTime ogranicza organizację czasu. Jako organizator proponujesz wybrane godziny wszystkim uczestnikom i pozwalasz każdemu głosować. Po uzyskaniu konsensusu w drodze głosowania, FindTime wysyła zaproszenie na spotkanie w twoim imieniu, a tym samym eliminuje czas, w którym zwykle musisz zainwestować w koordynację z ludźmi i dotrzeć do najlepszego czasu dla wszystkich.

Aby rozpocząć korzystanie z FindTime

Krok 1

Pierwszym krokiem jest zainstalowanie FindTime, a do tego konieczne jest zalogowanie się do kont usługi Office 365. Po zalogowaniu możesz zainstalować FindTime ze sklepu Office. Po zainstalowaniu uruchom ponownie program Outlook, a ikonę FindTime znajdziesz w prawym górnym rogu ekranu programu Outlook. Zwróć uwagę na różnice w wyglądzie w Outlooku 2013, Outlooku 2016 i Outlook w sieci pokazanym poniżej.

W programie Outlook 2013

W programie Outlook 2016

W programie Outlook w sieci

Uwaga: FindTime jest dostępny tylko w programie Outlook 2013, Outlook 2016 i Outlook w sieci.

Krok 2

Po skonfigurowaniu aplikacji możesz teraz utworzyć nowy e-mail lub odpowiedzieć na istniejący e-mail, aby zaplanować spotkanie.

Na przykład: jeśli chcesz skonfigurować spotkanie z osobami wymienionymi, odpowiadając na istniejący e-mail. Kliknij "Odpowiedz z ankietą spotkania".

Otwiera się panel, w którym możesz ustawić czas trwania spotkania. Środkowa i dolna część panelu pozwala zobaczyć harmonogram osób, które chcesz zaprosić na spotkanie. Tutaj możesz wybrać wiele przedziałów czasowych i wysłać je do osób zaangażowanych, prosząc ich o głosowanie.

Status osób jest reprezentowany przez różne kolory i na podstawie tego samego możesz zdecydować, który ze spotkań jest najlepszy dla wszystkich.

Kliknij "Dalej" i zobaczysz krótkoekranowe przedziały czasowe i zakładki, takie jak "miejsce spotkania". Jesteś teraz gotowy do zaproszenia. Kliknij "Wstaw na e-mail", aby wysłać zaproszenie.

Krok 3

Po utworzeniu zaproszenia kliknij "wyślij" w oknie wiadomości, aby umożliwić użytkownikom rozpoczęcie głosowania w wybranych przedziałach czasowych. Wszyscy zaproszeni mogą obejrzeć internetową ankietę o tym, kto głosuje na ten czas. Możesz nawet wiedzieć, że inni wiedzą o Twoim ulubionym automacie.

Po otrzymaniu głosów zaproszenie otrzyma harmonogramy, a spotkanie zostanie skonfigurowane. Organizator otrzymuje również wiadomość e-mail o potwierdzeniu zaproszenia.

Uwaga: po stronie odbiorców wystarczy adres e-mail, aby otrzymać zaproszenie i dostęp do Internetu umożliwiający głosowanie na stronie FindTime. Ponadto mogą głosować na dowolnym urządzeniu, z którego chcą. Odbiorcy nie muszą instalować FindTime na swoim komputerze lub telefonie komórkowym lub w przypadku konta Office 365.

Kliknij tutaj , aby rozpocząć korzystanie z FindTime i daj nam znać, czy podoba Ci się ta nowa aplikacja od Microsoft.

Źródło obrazu: Microsoft.